Como criar e emitir uma ordem de entrega
Nesse artigo você vai aprender
Neste artigo você vai aprender o que é uma ordem de entrega, todos os caminhos que o Pontta oferece para criar uma — manualmente, automaticamente por parametrização e a partir da produção —, a diferença prática entre cada caminho e como imprimir e faturar a ordem depois de criada.
Descrição
A ordem de entrega é o documento que reúne os itens de um pedido de venda que vão sair da sua empresa. Cada ordem de entrega pertence a um pedido de venda e recebe um número próprio, sequencial, que aparece no acompanhamento na coluna O.E.
Ela guarda a data de entrega, o endereço, a transportadora, a rota e a lista de itens que serão embarcados. Ao redor dela existem três objetos que costumam ser confundidos:
- Volume (ou entregável) é a embalagem montada na produção. O volume é enviado para uma ordem de entrega.
- Carga de entregas é o caminhão. Uma carga agrupa várias ordens de entrega já criadas, com data de saída e rota.
- Conferência é a checagem dos itens dentro de uma ordem de entrega, por leitura de código de barras ou marcação manual.
A sequência normal do processo é: o pedido de venda gera a ordem de entrega, os volumes prontos entram nela, a ordem é conferida, agendada dentro de uma carga, embarcada e por fim entregue.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Onde a ordem de entrega não é criada
- Pré-requisitos
- Criando pelo acompanhamento do pedido de venda
- Criando automaticamente por parametrização
- Criando a partir da produção e do estoque
- Ordens criadas a partir de outra ordem de entrega
- Emitindo (imprimindo) a ordem de entrega
- Faturando a entrega
- Situações da ordem de entrega
- Resumo: a diferença entre os caminhos
- Dúvidas frequentes
Onde a ordem de entrega não é criada
Antes de qualquer coisa: não existe botão para criar uma ordem de entrega dentro da própria lista de ordens de entrega. Em Entrega > Ordem de entrega você consulta, agenda e acompanha — não cria.
Os botões do canto inferior direito levam a outras visões, nunca a um cadastro novo:
1 - Dashboard das ordens de entrega.
2 - Calendário anual das entregas.
3 - Agenda das ordens de entrega, para programar as entregas dentro de uma carga.
A criação sempre começa em outro lugar: no acompanhamento do pedido de venda, na produção, no fechamento do pedido ou por integração. Essa é a dúvida número um sobre o módulo.
Pré-requisitos
Para criar uma ordem de entrega você precisa de:
- Módulo Entrega contratado na sua assinatura.
- Permissão de acesso a Entrega e a Ordem de entrega no seu papel de colaborador.
- Um pedido de venda fechado, com acompanhamento criado (o acompanhamento nasce quando a revisão do pedido é concluída).
- Endereço de entrega preenchido no acompanhamento. Sem endereço, a opção Criar ordem de entrega fica desabilitada.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
Criando pelo acompanhamento do pedido de venda
Este é o caminho padrão e o que dá mais controle. As três opções abaixo começam no mesmo lugar: módulo Acompanhamento do pedido de venda, abrindo o acompanhamento do pedido desejado.
Opção 1 — Criar a ordem com todos os itens
Use quando o pedido vai sair completo, de uma vez. O Pontta puxa todos os itens do acompanhamento que estejam com situação de entrega Aguardando ou Parcial. Itens já agendados, entregando ou entregues ficam de fora.
Abra o acompanhamento e clique no menu de ações, o ícone de três pontos no alto do quadro:
1 - Criar ordem de entrega: gera a ordem com todos os itens aguardando entrega.
2 - Criar ordem de entrega vazia: gera a ordem sem nenhum item (veja a Opção 3).
Se o acompanhamento ainda não tem nenhuma ordem de entrega, ela é criada na hora. Se já existir alguma para o mesmo pedido, o Pontta pergunta o que fazer:
1 - Adicionar nesta: inclui os itens em uma das ordens de entrega que já existem para o pedido.
2 - Criar uma nova ordem de entrega: gera uma ordem separada, somente com esses itens.
Nota: se a opção Criar ordem de entrega estiver desabilitada, é uma de duas coisas — falta endereço de entrega no acompanhamento, ou não há nenhum item aguardando entrega porque todos já foram agendados ou entregues.
Opção 2 — Criar a ordem com itens selecionados
Use para entrega parcial: separar por ambiente, mandar só o que já está pronto, ou dividir uma entrega grande em duas viagens. É o caminho de quem entrega a cozinha numa semana e o dormitório na outra.
1 - Na tabela de itens, marque as caixas dos itens que vão nessa entrega.
2 - Uma barra de ações aparece no pé da tabela. Clique em Criar ordem de entrega.
Em seguida confirme se quer uma nova ordem ou adicionar a uma existente, como na opção anterior. Para enviar um item só, use o menu da própria linha em vez de marcar a caixa. Repita o processo depois, com os itens restantes, para gerar a segunda ordem de entrega do mesmo pedido.
Opção 3 — Criar uma ordem de entrega vazia
Cria a ordem sem nenhum item, apenas com a data que você informar. Serve para reservar o número e a data logo, deixando a montagem da carga para depois. É a única opção que funciona sem endereço de entrega cadastrado.
No menu de ações do acompanhamento, clique em Criar ordem de entrega vazia. O Pontta pede apenas a data:
1 - Informe a Data da entrega.
2 - Clique em Confirmar.
Depois, abra a ordem criada em Entrega > Ordem de entrega e adicione os itens, ou volte ao acompanhamento e envie os itens para ela.
Criando automaticamente por parametrização
Dois parâmetros criam a ordem de entrega sozinhos, sem ninguém clicar. Ambos ficam em Mais opções > Vendas > Parâmetros e só aparecem se o módulo Entrega estiver contratado. Podem ser configurados por unidade de negócio.
1 - Cria ordem de entrega quando fechar o pedido de venda.
2 - Cria ordem de entrega quando criar acompanhamento de ambiente.
Ao marcar o primeiro, abre-se abaixo dele um terceiro parâmetro: Adicionar todos os itens do pedido de venda na ordem de entrega. Ele só aparece com o parâmetro pai ativo.
Cria ordem de entrega quando fechar o pedido de venda
Assim que o pedido de venda é fechado, a ordem de entrega nasce vinculada ao pedido, herdando dele o endereço de entrega, a data de entrega, a rota, a transportadora, o cliente e a unidade de negócio. Indicado para quem trabalha com entrega única e quer o número da ordem desde o primeiro dia. Pedidos aditivos são ignorados pela automação.
O parâmetro filho Adicionar todos os itens do pedido de venda na ordem de entrega controla se os itens entram junto. Com ele desmarcado, a ordem nasce sempre vazia. Com ele marcado, os itens entram apenas se o acompanhamento do pedido já existir no momento do fechamento — e o acompanhamento só é criado quando a revisão do pedido é concluída. Na prática, em quem usa revisão de pedido a ordem nasce vazia mesmo com o parâmetro marcado, e os itens entram depois pelo acompanhamento.
Nota: com este parâmetro ativo, todo pedido passa a ter uma ordem de entrega — inclusive os que nunca serão entregues, como retirada em loja ou venda de serviço. Essas ordens ficam permanentemente em Aguardando e poluem a agenda e os indicadores. Para esses casos, use a opção Sem entrega no menu do acompanhamento.
Cria ordem de entrega quando criar acompanhamento de ambiente
Este dispara quando o acompanhamento é criado, ou seja, quando a revisão do pedido é concluída. Diferente do anterior, a ordem já nasce com os itens e vinculada ao acompanhamento, o que a torna visível para os itens do pedido e para a produção.
Nota: apesar do nome, o parâmetro não gera uma ordem por ambiente. Um pedido com Cozinha e Dormitório gera uma única ordem de entrega, cuja descrição fica "Cozinha, Dormitório". Se você precisa de uma ordem por ambiente, deixe o parâmetro desmarcado e use a Opção 2, com itens selecionados.
Criando a partir da produção e do estoque
Nestes caminhos a ordem de entrega não é criada por decisão de ninguém: ela aparece porque um item ficou pronto e foi empurrado para a expedição. São os caminhos que mais surpreendem quem olha apenas o módulo Entrega.
Enviar volume para entrega
Em Estoque > Volumes, filtre pela situação Pronto, marque os volumes e use o botão de caminhão no canto inferior direito:
1 - Enviar todos os itens Prontos do pedido para uma ordem de entrega.
Ao enviar, o Pontta oferece três destinos:
- Criar nova ordem de entrega: gera uma ordem nova somente com esses volumes.
- Usar uma ordem existente: acrescenta os volumes a uma ordem já aberta do mesmo pedido.
- Não criar: marca o volume como enviado sem gerar nem alimentar ordem de entrega nenhuma.
Nota: use a opção Não criar com cuidado. O volume sai do painel da produção e não aparece na expedição. Além disso, se o parâmetro de produção que atende a requisição de compra no envio do entregável estiver ativo, este caminho também dá baixa no estoque das requisições dos volumes — não faça o envio duas vezes.
Enviar embalagem de produção para a ordem de entrega
Nas Embalagens do módulo Produção, enviar uma embalagem para a entrega faz o Pontta procurar uma ordem de entrega ativa do pedido e, se não encontrar, criar uma. O mesmo vale para a conferência: se não houver conferência aberta, ele abre uma. Aqui você não escolhe, o sistema resolve.
Contam como ordem ativa as situações Aguardando, Agendado, Parcial e Embarcado. Não contam as situações Pendente e Entregue.
Nota: é por isso que aparecem ordens de entrega duplicadas. Se você moveu a ordem do pedido para Pendente e depois enviou uma embalagem, o Pontta cria uma segunda ordem em vez de usar a pendente.
Enviar volume de requisição de compra para entrega
Mesma lógica do caso anterior, partindo dos volumes montados sobre requisições de compra: o Pontta procura a ordem de entrega ativa do pedido, adiciona o volume nela e, se não existir nenhuma, cria. Em seguida atende as requisições do volume, dando baixa no estoque.
Ordens criadas a partir de outra ordem de entrega
Quando parte da ordem embarcou e parte não, a ação Mover não embarcados cria uma cópia da ordem de entrega — com número novo, mesmo cliente, mesmo endereço e mesmo vínculo — e transfere para ela os itens que não foram embarcados. A ordem original fica somente com o que saiu e pode ser concluída.
Abra a ordem de entrega em Entrega > Ordem de entrega, clique no número da ordem e use o menu de ações:
1 - Mover não embarcados: cria a cópia com os itens que ficaram.
2 - Conferências: abre a checagem dos itens antes do embarque.
3 - Imprimir: abre a janela de impressão da ordem (veja a seção Emitindo).
Ao clicar em Mover não embarcados, confirme a mensagem. Uma nova ordem de entrega aparece na lista, com os itens que ficaram.
Nota: a ação Embarcar (embarque total) executa o Mover não embarcados antes de embarcar. Se sobrar item não embarcado, uma segunda ordem de entrega é criada automaticamente. Se todos os itens estiverem não embarcados, a ação é bloqueada.
Finalizar a entrega no relatório de entregas futuras
No relatório Vendas entregas futuras existe a ação Finalizar a entrega desse pedido de venda, usada para zerar o saldo a entregar. Se o pedido ainda não tem nenhuma ordem de entrega, ela cria uma ordem vazia carregando o valor da venda. Se já tem, apenas atualiza o valor da ordem existente.
Nota: é um ajuste de saldo, não um registro de logística. A ordem criada não tem itens e não passa por conferência. Não use este caminho para começar uma entrega real.
Emitindo (imprimindo) a ordem de entrega
Para imprimir o documento que vai com o motorista, acesse Entrega > Ordem de entrega e clique no número da ordem. Depois clique no botão de impressora, ou em Imprimir no menu de ações. A janela Impressão de entregas abre com três opções:
1 - Embarque: filtra os itens pela situação de embarque — dá para imprimir só o que ainda não embarcou.
2 - Entrega: filtra os itens pela situação de entrega.
3 - Detalhar volumes: marque se o motorista precisa da composição de cada volume, e não apenas do total.
4 - Confirmar: o documento abre em uma nova aba, pronto para imprimir.
Além da impressão padrão, o menu de ações lista os templates de relatório cadastrados no contexto Ordem de entrega. É por ali que se coloca logo, campos próprios, canhoto de recebimento ou o layout exigido pela transportadora. Se não aparecer nenhum, é porque nenhum template foi criado ainda para esse contexto.
Consulte também: Editar informações impressas nos modelos de documentos
Faturando a entrega
No mesmo menu de ações da ordem de entrega estão as opções de faturamento e de controle:
- Emitir NF-e: gerar o rascunho, emitir a nota da entrega ou importar um XML já emitido. A ordem faturada ganha a tarja Faturada.
- Gerar boleto(s): gera os títulos financeiros da entrega, para quem fatura por entrega e não por pedido.
- Conferências: abre a checagem dos itens antes do embarque. Você pode criar quantas conferências precisar.
- Mover para pendente: move a ordem para uma data futura, tirando-a da fila de agendamento.
- Agendar: pelo botão de agenda da tela, coloca a ordem de entrega dentro de uma carga, com caminhão e data de saída.
Situações da ordem de entrega
A ordem de entrega passa pelas seguintes situações:
- Aguardando: criada, sem agendamento. Conta como ordem ativa.
- Pendente: parada até a data que você definir. Não conta como ordem ativa.
- Agendado: já está dentro de uma carga. Conta como ordem ativa.
- Embarcado: saiu da empresa. Conta como ordem ativa.
- Parcial: parte embarcada ou entregue. Conta como ordem ativa.
- Entregue: concluída. Não conta como ordem ativa.
Contar como ordem ativa importa porque é isso que a produção usa para decidir se reaproveita a ordem existente ou cria uma nova ao enviar volumes e embalagens.
Resumo: a diferença entre os caminhos
Todos os caminhos criam a mesma ordem de entrega e consomem a mesma numeração. O que muda é a origem, o que a ordem já traz preenchida e a que ela fica vinculada:
- Criar ordem de entrega (manual): você escolhe os itens, o vínculo é com o acompanhamento e o endereço de entrega é obrigatório.
- Criar ordem de entrega vazia: nasce sem itens, não exige endereço, vinculada ao acompanhamento.
- Automático ao fechar o pedido: nasce vinculada ao pedido de venda, normalmente sem itens, sem exigir endereço.
- Automático ao criar o acompanhamento: nasce com todos os itens aguardando, vinculada ao acompanhamento e ao ambiente, uma por acompanhamento.
- Enviar volume para entrega: você escolhe entre criar, usar a existente ou não criar.
- Enviar embalagem de produção: reaproveita a ordem ativa do pedido e cria uma só se não houver nenhuma.
- Mover não embarcados: clona a ordem original com os itens que ficaram.
- Finalizar a entrega: cria uma ordem vazia só com o valor, apenas se o pedido não tiver nenhuma.
Dúvidas frequentes
Por que a opção Criar ordem de entrega está desabilitada?
Ou falta endereço de entrega no acompanhamento, ou nenhum item está aguardando entrega. Preencha o endereço pelo próprio acompanhamento, na opção Alterar endereço de entrega, e a opção libera. Se você precisa criar a ordem antes de ter o endereço, use Criar ordem de entrega vazia.
Apareceram duas ordens de entrega para o mesmo pedido. Por que?
As causas mais comuns são: o parâmetro de criação no fechamento do pedido combinado com uma criação manual; o envio de volumes ou embalagens quando a ordem existente estava em Pendente ou Entregue, situações que não são reaproveitadas; e o Mover não embarcados, que sempre gera uma cópia. Para juntar, use a opção Unificar da lista de ordens de entrega, que agrupa ordens do mesmo pedido de venda.
Criei a ordem de entrega mas ela está sem itens. O que fiz de errado?
Provavelmente nada. Ordens criadas pelo parâmetro de fechamento do pedido, pela opção Criar ordem de entrega vazia ou pela ação Finalizar a entrega nascem sem item por definição. Volte ao acompanhamento, selecione os itens e envie para a ordem existente.
Esse pedido não tem entrega. Como evito que ele apareça na expedição?
No menu de ações do acompanhamento use a opção Sem entrega. O acompanhamento passa para a situação Sem entrega e para de cobrar ordem de entrega. Faça isso especialmente se o parâmetro de criação automática no fechamento do pedido estiver ativo.
Preciso de uma ordem de entrega por ambiente. Qual caminho usar?
O manual, com itens selecionados: marque os itens de um ambiente, crie a ordem e repita para o próximo. O parâmetro de criação no acompanhamento de ambiente, apesar do nome, gera uma única ordem com todos os ambientes na descrição.
Cancelei uma ordem de entrega. O número volta a ser usado?
Não. A numeração é sequencial e não reaproveita números cancelados, portanto buracos na sequência são normais.