Nesse artigo você vai aprender
Neste artigo você vai aprender o que é a conferência de uma ordem de entrega, como criar uma, como conferir os itens pela leitura de código de barras ou marcando um a um, o que exatamente acontece quando você finaliza uma conferência incompleta e quais parâmetros travam a entrega e a emissão da NF-e enquanto a conferência não estiver feita.
Descrição
A conferência é a checagem física dos itens de uma ordem de entrega antes de eles saírem da empresa. É onde o conferente confirma, item por item, que o que está no papel está de fato no caminhão.
Uma ordem de entrega pode ter quantas conferências você precisar — é comum ter uma por etapa, por exemplo uma na separação e outra no carregamento. Cada conferência tem seu próprio número e seu próprio percentual de avanço.
Dentro da conferência você pode ainda agrupar itens conferidos em um volume, explodir um volume de volta em itens soltos e imprimir as etiquetas do que foi conferido.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Criando a conferência
- Conferindo os itens
- Volume, explodir e remover
- Finalizando a conferência
- Várias conferências na mesma ordem
- Imprimindo as etiquetas
- Parâmetros que travam entrega e NF-e
- Mensagens da leitura de código
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulo Entrega contratado e permissão de Ordem de entrega no seu papel de colaborador.
- Uma ordem de entrega já criada, com itens. A conferência não cria itens - ela confere os que já estão na ordem.
- Para conferir por leitura, um leitor de código de barras configurado como teclado (o padrão da maioria dos modelos).
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
Criando a conferência
A conferência nasce dentro da ordem de entrega. Acesse Entrega > Ordem de entrega, clique no número da ordem e abra o menu de ações:
1 - Clique em Conferências.
Se a ordem ainda não tiver nenhuma conferência, a tela avisa e mostra o botão de criar:
1 - Clique no botão (+) para criar a primeira conferência.
A conferência é criada na hora, já com todos os itens da ordem de entrega dentro dela, e o Pontta abre a tela de conferência.
Conferindo os itens
A tela da conferência tem tudo o que o conferente precisa em uma única visão:
1 - Barra de progresso: mostra o percentual, quantos itens já foram conferidos, o total e quanto falta.
2 - Campo Código: é aqui que entra a leitura do código de barras.
3 - Remover, Explodir e Volume: ações que agem sobre os itens que você marcar nas caixas de seleção.
4 - Marca de conferido: confere aquele item, um a um, sem leitor.
Conferindo pela leitura de código de barras
Esse é o modo normal de trabalho na expedição. O campo Código já vem com o cursor posicionado, então basta disparar o leitor — não é preciso clicar em nada entre uma leitura e outra.
1 - A cada leitura válida o progresso avança e o item some da lista de pendentes.
2 - O cursor volta sozinho para o campo Código, pronto para a próxima peça.
Nota: o campo Código fica com a borda destacada enquanto está vazio e com o foco. Isso é o estado normal de espera, não um erro.
Conferindo item a item, sem leitor
Na última coluna de cada linha existe uma marca de conferido. Clicar nela confere aquele item diretamente, com a quantidade cheia. Use quando o item não tem etiqueta legível ou quando você está acertando uma conferência pontual.
Marcar todos como conferidos
No canto inferior direito da tela existe o botão de marcar todos como conferidos, que fecha a conferência inteira de uma vez.
Nota: marcar todos como conferidos é uma declaração de que a carga inteira foi checada. Use com critério — ele anula o controle que a conferência existe para dar.
Volume, explodir e remover
Marcando as caixas de seleção das linhas, as três ações do topo da lista ficam disponíveis:
- Volume: agrupa os itens selecionados em um volume único. Os itens saem da lista e passam a aparecer como um volume só, que recebe a sua própria etiqueta. É o que transforma peças soltas em caixa fechada.
- Explodir: desfaz o agrupamento, devolvendo o volume à condição de itens soltos dentro da conferência.
- Remover: tira os itens selecionados desta conferência. O item continua na ordem de entrega - sai apenas desta checagem.
Finalizando a conferência
A opção Finalizar a conferência está no menu de ações da tela da conferência. Antes de concluir, o Pontta mostra este aviso:
Leia com atenção, porque esta é a ação de maior impacto do módulo. Ao confirmar, o Pontta:
- cria uma nova ordem de entrega com número novo, copiando cliente, endereço e vínculos da original;
- para cada item que não foi conferido nenhuma vez, remove o item da ordem original e leva o item para a ordem nova;
- para cada item conferido parcialmente, reduz a quantidade na ordem original e manda o saldo para a ordem nova.
Ou seja: finalizar uma conferência incompleta parte a entrega em duas. A ordem original fica apenas com o que foi realmente conferido e pode seguir para embarque; o que faltou passa a viver em uma ordem separada, que vai precisar de uma nova conferência.
Nota: é daqui que vem a dúvida "sumiu item da minha ordem de entrega". O item não sumiu — ele foi para a ordem de entrega nova que a finalização criou. Procure pelo número seguinte na lista de ordens de entrega do mesmo pedido.
Várias conferências na mesma ordem
Depois da primeira, a lista passa a mostrar cada conferência com número, responsável e data. O menu de cada linha traz:
1 - Ver detalhes: abre a conferência.
2 - Criar conferência a partir desta: gera uma nova conferência aproveitando esta como base.
3 - Cancelar conferência: descarta a conferência. A ordem de entrega e seus itens não são afetados.
Criar conferência a partir desta é o caminho para a segunda checagem — por exemplo, uma conferência na separação e outra no carregamento, sem refazer tudo do zero.
Imprimindo as etiquetas
O botão de impressão da tela da conferência gera as etiquetas dos itens e volumes conferidos. O layout sai do template de relatório cadastrado no contexto Conferência da ordem de entrega — é por ali que se ajusta tamanho, campos e código de barras impresso.
Consulte também: Editar informações impressas nos modelos de documentos
Parâmetros que travam entrega e NF-e
A conferência pode ser obrigatória. Em Mais opções > Entrega > Parâmetros existe a seção Conferência, com três controles:
1 - Quantidade mínima conferência para entregar: enquanto a ordem não tiver esse número de conferências, ela não entra em uma carga.
2 - Quantidade mínima conferência para emissão da NF-e: mesma trava, aplicada ao faturamento.
3 - Permitir emissão NF-e conferência incompleta: quando desmarcado, a NF-e só sai depois que todos os itens estiverem conferidos.
Nota: os dois primeiros contam conferências, não itens conferidos. Uma conferência criada e abandonada pela metade já conta para o mínimo. Se a intenção é garantir que a carga foi realmente checada, use o terceiro parâmetro desmarcado junto com os dois primeiros.
Mensagens da leitura de código
Durante a leitura, duas mensagens aparecem com frequência:
- Item com código X não encontrado: o código lido não pertence a nenhum item desta conferência. Normalmente é peça de outra ordem de entrega, ou o item já foi removido da conferência.
- Quantidade conferida acima da quantidade do item: você leu a mesma peça mais vezes do que a quantidade prevista. Confira se não houve leitura repetida da mesma etiqueta.
Dúvidas frequentes
Posso conferir a mesma ordem mais de uma vez?
Pode, e é o uso recomendado quando existem duas etapas de checagem. Crie quantas conferências precisar — cada uma guarda seu próprio progresso e seu próprio responsável.
Cancelei a conferência por engano. Perdi os itens?
Não. Cancelar a conferência descarta apenas a checagem. A ordem de entrega e todos os seus itens continuam como estavam. Basta criar uma conferência nova.
Finalizei a conferência e a ordem ficou com menos itens. Por quê?
Porque a finalização move o que não foi conferido para uma ordem de entrega nova. Veja a seção Finalizando a conferência. Os itens estão na ordem seguinte, não foram apagados.
A NF-e não emite e a mensagem fala em conferência. O que faço?
Algum dos parâmetros de conferência está bloqueando: ou falta atingir a quantidade mínima de conferências, ou a conferência está incompleta e a emissão com conferência incompleta está desmarcada. Confira a seção de parâmetros.
O leitor lê mas o campo não avança.
Verifique se o leitor está configurado para enviar Enter ao final da leitura. Sem isso o código fica no campo e a conferência não é registrada.