Como importar produtos por arquivo CSV

Sumário

• Nesse artigo você vai aprender
• Descrição
• Pré-requisito
• Vídeo de orientação
• Como preencher a planilha de importação
• Como importar o arquivo CSV no sistema
• Dúvidas mais comuns

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Nesse artigo você vai aprender

Ao final deste artigo, você vai saber preencher a planilha modelo de produtos, salvá-la no formato CSV e importá-la no Pontta para cadastrar vários produtos de uma só vez, com informações cadastrais, fiscais, de estoque e de compra.

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Descrição

A importação por CSV permite cadastrar produtos em massa, sem precisar criar um por um na tela de cadastro. O arquivo CSV é um arquivo de texto em formato de tabela, em que cada linha representa um produto e cada coluna representa uma informação desse produto.

A planilha modelo é dividida em quatro blocos, identificados por cores: informações cadastrais (colunas brancas), informações fiscais (colunas amarelas), informações de estoque (colunas azuis) e informações de compra (colunas verdes).

Importante: a planilha de importação foi atualizada e agora não pode ter colunas com nomes iguais. Na planilha antiga, as colunas CODIGO e NOME apareciam duas vezes (no bloco cadastral e no bloco de compra). Na nova planilha, as colunas do bloco de compra passaram a se chamar CODIGO COMPRA, NOME COMPRA e UNIDADE MEDIDA COMPRA. Se você tem uma planilha salva no modelo antigo, baixe o novo modelo ou renomeie essas colunas antes de importar.

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Pré-requisito

Ter acesso ao menu Administrativo > Produção > Produtos.

Os cadastros de apoio informados na planilha precisam existir no sistema antes da importação: unidades de medida, organizadores, tabela de preço, calculadoras de custo e de preço de venda, estoque, conta de despesa e centro de custo. Os nomes informados na planilha devem ser iguais aos cadastrados no sistema.

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Vídeo de orientação

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Como preencher a planilha de importação

    1 - Baixe a planilha modelo pelo link: Planilha modelo para importação de produtos

    2 - Mantenha a primeira linha da planilha com o cabeçalho, sem alterar o nome nem a ordem das colunas.

    3 - A partir da segunda linha, preencha um produto por linha, conforme a descrição das colunas abaixo. As únicas colunas de preenchimento obrigatório são CODIGO, NOME, UNIDADE e ORGANIZADORES.

    4 - Salve a planilha no formato CSV.

Informações cadastrais (colunas brancas)

• CODIGO: código do produto (obrigatório).
• NOME: nome do produto (obrigatório).
• UNIDADE: unidade de medida do produto (obrigatório).
• ORGANIZADORES: organizadores do produto (obrigatório). Utilize vírgula para separar mais de um organizador.
• EAN: EAN do produto.
• OBSERVAcaO: observação do produto.
• DEFINIcaO PREcO ENTRADA: tipo de definição do preço de entrada (MANUALLY/CALCULATED)*.
• PREcO ENTRADA: valor de entrada, ou nome da calculadora quando a DEFINIcaO PREcO ENTRADA for CALCULATED.
• CALCULADORA DE CUSTO: nome da calculadora de custo.
• TABELA DE PREcO: nome da tabela de preço.
• UNIDADE DE VENDA: unidade de medida para venda.
• DEFINIcaO PREcO VENDA: tipo de cálculo do preço de venda (MANUALLY/CALCULATED)*.
• PREcO VENDA: preço de venda, ou nome da calculadora quando a DEFINIcaO PREcO VENDA for CALCULATED.
• VENDER SEM ESTOQUE: indica se o produto pode ser vendido sem saldo em estoque (true/false)**.
• SOMENTE USO INTERNO: indica se o produto é somente de uso interno (true/false)**.
• DEFINIcaO PREcO INTERNO: tipo de cálculo do preço de venda interno (MANUALLY/CALCULATED)*.
• PREcO VENDA INTERNO: preço de venda interno, ou nome da calculadora quando a DEFINIcaO PREcO INTERNO for CALCULATED.

Informações fiscais (colunas amarelas)

• GRUPO TRIBUTARIO: grupo tributário que será vinculado ao produto, definindo a sua tributação.
• UN MEDIDA TRIBUTAVEL: unidade de medida utilizada na tributação. Geralmente é a mesma unidade do cadastro do produto.
• NCM: define as alíquotas de impostos no comércio exterior e de diversos tributos internos nas operações com mercadorias (verifique junto à contabilidade).
• CEST: identifica e uniformiza mercadorias e bens sujeitos ao regime de substituição tributária (verifique junto à contabilidade).
• COD BENEFICIO FISCAL: sequência de letras e números, iniciada pela sigla da UF, que identifica em qual grupo de benefício fiscal o item se enquadra (verifique junto à contabilidade).
• COD EXCESSAO IPI: exceção à regra de tributação incidente sobre determinado código da Tabela de Incidência do IPI (TIPI).
• COD BARRAS TRIBUTAVEL: EAN tributável, que reúne as informações importantes para a escrituração fiscal da nota fiscal.
• PESO LIQUIDO: peso do produto sem embalagem ou proteções.
• PESO BRUTO: peso do produto considerando embalagem e/ou proteções.
• INDICADOR ESCALA RELEVANTE: campo da NF-e e da NFC-e que informa bens e mercadorias que não estão sujeitos à substituição tributária (true/false)**.

Informações de estoque (colunas azuis)

• UNIDADE DE MEDIDA: unidade de medida de estocagem do produto.
• SALDO INICIAL: quantidade do saldo inicial do produto.
• DATA SALDO INICIAL: data em que o produto entrou no estoque.
• ESTOQUE MINIMO: quantidade mínima que precisa ser mantida para evitar desabastecimento e excesso de produtos estocados.
• ESTOQUE SEGURANCA: quantidade mínima que deve ser mantida para garantir a reposição imediata caso falte o produto no mercado.
• TEMPO REPOSICAO: intervalo entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do produto.
• DIAS CONSUMO MEDIO: média diária de consumo do produto.
• PRECO ULTIMA COMPRA: valor pago na última compra do produto.
• QTD PRE APROVADA: quantidade pré-aprovada do produto.
• ESTOQUE: estoque onde o produto será alocado. A descrição deve ser igual à cadastrada no sistema.
• ESTOQUE BAIXADO AUTOMATICO: indica se o produto será baixado automaticamente na produção (true/false)**.
• ATIVAR: ativação do produto no estoque (true/false)**.

Informações de compra (colunas verdes)

• CODIGO COMPRA: código do produto utilizado na compra.
• NOME COMPRA: nome do produto utilizado na compra.
• UNIDADE MEDIDA COMPRA: unidade de medida utilizada na compra.
• CONTA DESPESA: conta de despesa vinculada ao produto. Informe apenas o código da conta.
• CENTRO DE CUSTO: centro de custo vinculado ao produto.

* Valores válidos: MANUALLY (Manual) ou CALCULATED (Calculadora).

** Valores válidos: true (Verdadeiro) ou false (Falso).

*** A partir da coluna AR, você pode adicionar variáveis aos produtos. No título da coluna, informe o código da variável

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Como importar o arquivo CSV no sistema

    1 - Acesse o menu Administrativo.

    2 - Clique em Produção.

    3 - Clique em Produtos.

    4 - Clique no ícone de nuvem (Importar CSV).

    5 - Clique em "Importar pelo arquivo CSV" e selecione o arquivo salvo.

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Dúvidas mais comuns

Tenho uma planilha no modelo antigo. Ainda consigo usá-la?

Não da forma como está, porque o modelo antigo tem as colunas CODIGO e NOME repetidas, e o sistema não aceita mais colunas com nomes iguais. Baixe o novo modelo ou renomeie as colunas do bloco de compra (verde) para CODIGO COMPRA, NOME COMPRA e UNIDADE MEDIDA COMPRA.

Preciso excluir o cabeçalho antes de salvar o CSV?

Não. Na nova planilha, a primeira linha deve conter o cabeçalho com os nomes das colunas exatamente como estão no modelo. Os produtos devem ser preenchidos a partir da segunda linha.

Posso remover ou reordenar colunas que não vou usar?

Não. O sistema valida se cada linha possui exatamente a quantidade de colunas prevista no modelo. Linhas com mais ou menos colunas não são importadas. Deixe em branco as colunas que não forem utilizadas.

Quantos produtos posso importar de uma vez?

O arquivo pode ter no máximo 5.000 linhas por importação. Se precisar importar mais produtos, divida-os em mais de um arquivo.

Por que a importação foi rejeitada mesmo com as colunas obrigatórias preenchidas?

Verifique se os cadastros informados na planilha já existem no sistema com o mesmo nome: unidade de medida, tabela de preço, calculadoras de custo e de preço de venda, estoque, conta de despesa e centro de custo. A importação é rejeitada quando o sistema não localiza algum desses cadastros.

Se eu preencher um bloco, preciso preencher todas as colunas dele?

Sim, para que as informações daquele bloco sejam gravadas. Por exemplo: para registrar o estoque, informe UNIDADE DE MEDIDA, ESTOQUE, SALDO INICIAL, DATA SALDO INICIAL e PRECO ULTIMA COMPRA; para o bloco de compra, informe CODIGO COMPRA, NOME COMPRA, UNIDADE MEDIDA COMPRA, CONTA DESPESA e CENTRO DE CUSTO; para o bloco fiscal, informe ao menos GRUPO TRIBUTARIO e NCM.

Como informar mais de um organizador para o mesmo produto?

Na coluna ORGANIZADORES, separe os organizadores por vírgula.