Nesse artigo você vai aprender

Neste artigo, você vai aprender como cadastrar um Fluxo de Trabalho, configurar suas propriedades, adicionar e organizar tarefas dentro dele, e entender sua finalidade dentro dos processos do Pontta.

Descrição

Os Fluxos de Trabalho funcionam como guias estruturados para sua equipe seguir em cada processo, seja um atendimento, orçamento, pedido de venda entre outros. Eles organizam as tarefas e etapas necessárias em uma sequência lógica, garantindo que todos os colaboradores sigam o mesmo padrão operacional e dentro dos prazos estabelecidos pela empresa.

Cada fluxo é desenhado sob medida para o contexto em que será aplicado. Por exemplo: em um Atendimento, ele pode organizar os passos iniciais do contato com o cliente; em um Orçamento, as etapas de elaboração da proposta e negociação; e em um Pedido de venda, as tarefas após o fechamento, como liberação financeira e conferência de medidas. Quando uma dessas operações é criada, o sistema vincula o fluxo correspondente para guiar os colaboradores nas atividades que precisam ser realizadas.

Pré-requisito

Para realizar esse processo, é necessário ter permissões de acesso à opção Fluxo de Trabalho, no módulo Administrativo.

Caso essa opção não esteja visível para você, entre em contato com o administrador da sua assinatura para revisar as permissões do seu papel operacional.

Criando um novo Fluxo de Trabalho

    1 - Acesse o Módulo Administrativo

    2 - Selecione Fluxo de trabalho

    3 - Clique em Fluxos de trabalho

    4 - Clique no ícone Criar novo

    5 - Nome: defina o nome do fluxo

    6 - Usar quando: determine em que situação o fluxo será aplicado (Atendimento, Orçamento, Pedido de venda, Produção, Entrega, Assistência técnica, entre outros)

    7 - Instruções: adicione orientações sobre o que é esperado que o fluxo faça, para que, quando um colaborador for editá-lo futuramente, ele saiba qual é a finalidade daquele fluxo de trabalho

 Obs: essa instrução é exibida apenas na tela de listagem de Fluxos de trabalho, ela não aparece para o colaborador na tela do atendimento, orçamento ou pedido de venda onde o fluxo for selecionado.

    8 - Visibilidade por unidade de negócio: escolha entre Restrito (o fluxo só fica disponível para as unidades de negócio expressamente selecionadas) ou Público (o fluxo fica disponível para todas as unidades de negócio cadastradas)

    9 - Visibilidade por papel do colaborador: escolha entre Restrito (o fluxo só fica visível para os papéis de colaborador informados) ou Público (o fluxo fica visível para todos os papéis de colaboradores)

    10 - Travar sequência das tarefas: marque esta opção para impedir que as tarefas sejam realizadas fora da ordem especificada no fluxo. Com a opção desmarcada, o colaborador pode concluir as tarefas em qualquer ordem

    11 - Inicia a primeira tarefa com a situação A FAZER: marque esta opção para que, assim que o fluxo for vinculado a um atendimento, orçamento ou pedido de venda, a primeira tarefa da fila já seja ativada automaticamente com o status A FAZER para o colaborador responsável, sem necessidade de nenhuma ação manual

    12 - Clique em Criar para finalizar o cadastro

Adicionando e organizando as Tarefas no Fluxo de Trabalho

    1 - Acesse o Fluxo de trabalho criado.

    2 - Clique em Adicionar Tarefa ao fluxo

    3 - Marque a caixa de seleção de cada tarefa de fluxo que deseja incluir (é possível usar a pesquisa para localizar a tarefa mais facilmente)

Obs: Caso queira criar uma nova tarefa, você pode selecionar a opção "Nova Tarefa". Consulte o artigo sobre tarefa de fluxo: 

    4 - Clique em Confirmar para salvar as tarefas selecionadas no fluxo

    5 - Organize a ordem de execução das tarefas: clique sobre uma tarefa, segure o botão esquerdo do mouse e arraste até a posição desejada. 

    6 - Após adicionar uma tarefa, clique no ícone Mais opções para Alterar as regras da tarefa, Duplicar ou Remover a tarefa do fluxo

 Obs: a configuração das regras de cada tarefa (prazo, quem executa, quem agenda, checklist, eventos, entre outras) é explicada em detalhes em um artigo próprio sobre tarefas de fluxo.

Gerenciando um Fluxo de Trabalho existente

    1 - Na tela de Fluxos de trabalho, localize o fluxo desejado e clique no botão Ações

    2 - Ver detalhes: acessa o fluxo para visualizar, adicionar e organizar suas tarefas

    3 - Alterar: permite editar as propriedades do fluxo (nome, usar quando, instruções, visibilidade, travar sequência, entre outras)

    4 - Duplicar: cria uma cópia do fluxo de trabalho, útil para criar variações a partir de um fluxo já existente

    5 - Remover: exclui o fluxo de trabalho