Nesse artigo você vai aprender
A criar uma conta contato, registrar um adiantamento recebido de um cliente com uma nota de crédito e usar esse crédito para receber as parcelas das vendas desse cliente, acompanhando quanto ainda resta de saldo.
Descrição
A conta contato é uma conta financeira vinculada a um contato — cliente, fornecedor ou qualquer outro tipo de contato. Ela funciona como uma conta corrente interna que registra o que você e esse contato têm a acertar entre si, como um adiantamento que o cliente pagou antes de fechar o pedido.
Ela convive com as contas que você já usa no Financeiro:
- Conta corrente: banco ou caixa da empresa, onde o dinheiro realmente entra e sai.
- Conta contato: o saldo de créditos e débitos com um contato específico. Não representa dinheiro em banco.
- Nota de crédito: o lançamento que registra um crédito do contato: o valor sai da conta contato e entra na conta corrente onde o dinheiro foi recebido.
O fluxo completo tem três etapas: criar a conta contato, lançar o adiantamento com uma nota de crédito e, depois, receber as parcelas das receitas usando a conta contato no lugar da conta corrente.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Criar a conta contato
- Consultar as contas contato
- Lançar o adiantamento com nota de crédito
- O que acontece com os saldos
- Usar o crédito para receber parcelas
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Contato já cadastrado em Administração > Contato > Contatos.
- Acesso ao módulo Financeiro.
- Permissão no papel de colaborador para cadastrar contas e lançar movimentações financeiras.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
Criar a conta contato
A conta contato é criada a partir do cadastro do contato, e não pela lista de contas do Financeiro. Acesse Administração > Contato > Contatos (no menu lateral, pelo ícone de três pontos, Mais opções), pesquise o contato e clique no nome dele para abrir o cadastro.
1 - Clique nos três pontos no canto superior direito do cadastro.
2 - Clique em Criar conta financeira.
Nota: na tela, a opção se chama Criar conta financeira, e não Criar conta contato. Ela cria a conta contato daquele contato.
Na janela que abre, preencha os dados da conta:
1 - Nome: já vem preenchido com o nome do contato. Altere se quiser.
2 - Data do extrato: a data a partir da qual o saldo inicial vale.
3 - Saldo: o saldo inicial da conta nessa data. Para começar do zero, deixe 0,00.
4 - Ativo: deixe marcado. É o que permite usar a conta nos lançamentos.
5 - Compõe o fluxo de caixa: marque se quiser que as movimentações dessa conta apareçam no fluxo de caixa.
6 - Clique em Criar.
Os demais campos são opcionais:
- Agência, Conta corrente e dígitos, Chave Pix e Banco: dados bancários do contato, se quiser registrá-los na conta.
- Modo de identificador do OFX: usado na importação de extrato bancário (OFX).
- Validar conciliação: define se a conta passa pela conciliação financeira.
- Mostrar no dashboard: exibe o saldo da conta no painel do Financeiro.
Consultar as contas contato
As contas contato ficam junto das demais contas, no módulo Financeiro.
1 - Clique no ícone do Financeiro no menu lateral.
2 - Clique em Contas de transação. A tela Transações da conta lista todas as contas com o saldo de cada uma.
3 - Nota de crédito é a opção usada para lançar o adiantamento, explicada na próxima seção.
Para ver apenas as contas contato, clique no ícone de filtro (funil) no canto superior direito da tela Transações da conta:
1 - Em Tipo, marque Contato.
2 - Clique em Confirmar.
Na lista, as contas contato aparecem com o ícone de pessoa, e as contas correntes com o ícone de carteira. Clique em uma conta para abrir o extrato dela.
Lançar o adiantamento com nota de crédito
No exemplo, o cliente Adão Neto Pereira fez um adiantamento de R$ 10.000,00, depositado na conta Banco do Brasil. No Financeiro, clique em Nota de crédito e preencha:
1 - Origem: a conta contato de quem fez o adiantamento. Esse campo lista as contas contato (ícone de pessoa).
2 - Destino: a conta corrente onde o dinheiro entrou.
3 - Descrição: preenchida automaticamente no formato Nota de crédito - Origem: contato / Destino: conta. Altere se quiser.
4 - Data: a data do adiantamento.
5 - Valor: o valor recebido.
6 - Conta de receita: opcional. Veja o aviso abaixo.
7 - Conta de despesa: opcional. Veja o aviso abaixo.
8 - Anexos: arraste ou procure o comprovante ou o extrato do depósito, se quiser guardar junto do lançamento.
9 - Clique em Confirmar.
Atenção: a tela informa que, se você selecionar uma conta de receita ou de despesa, a nota será considerada no fluxo de caixa.
O que acontece com os saldos
A nota de crédito funciona como uma transferência entre duas contas: o valor sai da conta contato e entra na conta corrente de destino. Abra o extrato da conta contato em Contas de transação:
1 - O lançamento da nota de crédito aparece em vermelho, como saída da conta contato.
2 - O saldo da conta contato fica negativo: -R$ 10.000,00.
O saldo negativo é o resultado esperado. Ele significa que você deve esse valor ao contato, ou seja, o cliente tem R$ 10.000,00 de crédito com a sua empresa. Ao mesmo tempo, o extrato da conta corrente de destino (Banco do Brasil, no exemplo) mostra a entrada dos R$ 10.000,00.
Usar o crédito para receber parcelas
Quando o cliente fizer uma compra, você pode quitar as parcelas da receita usando o crédito dele. No exemplo, a receita do pedido de venda é de R$ 3.324,13, em três parcelas. Acesse Financeiro > Receitas e abra a receita do contato.
1 - Clique no ícone de recebimento à esquerda da parcela (o ícone mostra a dica Receber).
Na janela Receber, troque a conta corrente pela conta contato:
1 - Clique no ícone à direita do campo Conta corrente (dica Alterar para conta contato). O campo passa a se chamar Conta contato.
2 - Conta contato: selecione o contato. Se o contato da receita tiver conta contato, o Pontta já traz a conta preenchida.
3 - Saldo atual: mostra o saldo da conta contato. Um valor negativo indica o crédito disponível do cliente.
4 - Receber: o valor da parcela que será abatido do crédito.
5 - Clique em Receber.
Repita para as demais parcelas. Depois, abra o extrato da conta contato:
1 - Cada parcela recebida aparece em verde, como entrada na conta contato, abatendo o crédito.
2 - O saldo mostra o crédito que ainda resta: -R$ 6.675,87 (R$ 10.000,00 menos R$ 3.324,13).
Dúvidas frequentes
Não encontro a opção Criar conta contato. Onde fica?
A opção se chama Criar conta financeira e fica no menu de três pontos do cadastro do contato, depois que você clica no nome dele em Administração > Contato > Contatos. Ela não aparece no Financeiro > Contas de transação.
Posso criar mais de uma conta contato para o mesmo contato?
Não. Cada contato tem uma única conta contato. O Pontta verifica se já existe uma conta para aquele contato antes de criar outra.
Por que o saldo da conta contato ficou negativo depois da nota de crédito?
Porque a nota tira o valor da conta contato e coloca na conta corrente onde o dinheiro entrou. O saldo negativo representa o crédito que o cliente tem com a sua empresa. Conforme você recebe parcelas com a conta contato, ele volta em direção a zero.
Na janela Receber, a conta contato não aparece na lista. O que fazer?
O campo começa como Conta corrente. Clique no ícone à direita dele (Alterar para conta contato) para trocar o tipo. Confira também se a conta contato foi criada com a opção Ativo marcada.
Preciso informar conta de receita e conta de despesa na nota de crédito?
Não, os dois campos são opcionais. Veja o aviso na seção Lançar o adiantamento com nota de crédito sobre o efeito deles no fluxo de caixa.