Nesse artigo você vai aprender
Como transformar um orçamento em pedido de venda, como criar um pedido de venda direto, sem orçamento, e o que o Pontta faz por baixo quando o pedido é criado: o orçamento muda de situação e são gerados contas a receber, reservas e automações.
Descrição
O pedido de venda é o registro da venda fechada. É a partir dele que o Pontta gera o financeiro, reserva estoque e produção e dispara as próximas etapas, como revisão, ordem de entrega e ordem de instalação, conforme a configuração da sua base.
Há dois caminhos para chegar a um pedido:
- Converter um orçamento: o caminho mais comum. Os itens, valores, descontos e frete vêm da versão e da negociação do orçamento. Você só revisa os dados da venda e confirma.
- Criar o pedido do zero: pelo menu Pedido de vendas. Você monta os itens, preenche os dados e negocia na mesma tela, em três passos.
Nota: a sua base pode exigir orçamento para todo pedido. Se o botão "+" não aparecer na lista de pedidos, use o caminho da conversão.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- 1. Criar a negociação do orçamento
- 2. Converter o orçamento em pedido
- 3. Conferir o pedido criado
- Criar um pedido de venda do zero
- O que acontece por baixo
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Permissão para criar pedido de venda no papel de colaborador.
- Para converter: um orçamento com situação Ativo e com itens. Consulte o artigo sobre como criar um orçamento do zero.
- Estar na mesma unidade de negócio do orçamento. Se estiver em outra, o Pontta pede que você troque de unidade antes de criar o pedido.
- Política de negociação, condição de pagamento e forma de pagamento cadastradas.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
1. Criar a negociação do orçamento
Um orçamento só vira pedido depois de ter uma negociação aprovada. Até lá, o botão "Criar pedido de venda..." não aparece. Abra o orçamento pelo menu Orçamentos:
1 - O aviso no topo lembra que é preciso criar uma negociação válida para tornar o orçamento um pedido de venda.
2 - Clique em "Nova negociação...", abaixo dos itens.
Na tela "Negociação", defina como a venda será paga:
1 - Política de negociação: as regras de desconto e prazo que valem para essa venda.
2 - Condição de pagamento: o número de parcelas e os prazos. Ao escolher, o Pontta monta as parcelas logo abaixo.
3 - Itens do orçamento: aqui você pode ajustar o valor de cada item na negociação ou desmarcar itens. Os itens desmarcados não vão para o pedido.
4 - Forma de pagamento de cada parcela, por exemplo Dinheiro, Boleto ou Cartão.
5 - Resumo: confira o valor final. É esse valor que vai para o pedido.
Role a tela e clique em "Confirmar".
Nota: se o desconto passar do limite da política para o seu papel, a negociação fica negada e o botão de criar pedido não aparece. Nesse caso, quem tem permissão aprova pelo botão "Aprovar negociação..." no orçamento.
2. Converter o orçamento em pedido
Com a negociação aprovada, o orçamento mostra as parcelas e o botão de criar o pedido:
1 - Versão do orçamento: confira se é a versão certa. O pedido é criado a partir da versão selecionada aqui e da negociação dela.
2 - Parcelas: o resumo da negociação aprovada.
3 - Clique em "Criar pedido de venda...".
O Pontta abre a tela "Criar o pedido de venda", já preenchida com os dados do orçamento. Revise e complete o que faltar:
1 - Os dados do orçamento e da versão que está sendo convertida, apenas para conferência.
2 - Cliente: vem do orçamento.
3 - Responsável: o vendedor da venda. Vem do orçamento.
4 - Previsão de entrega: vem do prazo de entrega do orçamento.
5 - Fluxo de trabalho: o Pontta já seleciona o primeiro fluxo permitido para você. Confira se é o certo, porque ele define as tarefas criadas para o pedido.
6 - Endereço de entrega: vem do orçamento ou, se ele não tiver, do cadastro do cliente. Se a sua base exigir endereço e o cliente não tiver um, informe o CEP. O Pontta preenche rua, bairro e cidade, e você completa o número.
7 - Parcelas: vêm da negociação. A soma das parcelas precisa ser igual ao valor final.
8 - Clique em "Confirmar".
Nota: se algum item estiver sem preço, o Pontta pergunta se você deseja realmente criar o pedido. Dependendo da configuração, a criação é bloqueada com a mensagem "Não permitido venda de item sem preço".
3. Conferir o pedido criado
Ao confirmar, o Pontta abre o pedido de venda:
1 - Código: o número do pedido, no formato PV-<unidade>-<número>.
2 - Orçamento: o orçamento de origem.
3 - Receita: a conta a receber gerada a partir das parcelas.
4 - Endereço de entrega informado na conversão.
5 - Valor final: o mesmo da negociação.
O orçamento passa a exibir a faixa "Convertido" e o número do pedido:
1 - Pedido de venda: o pedido criado a partir deste orçamento.
Nota: mesmo depois de convertido, o topo do orçamento continua mostrando o texto "você deve criar uma negociação válida para tornar esse orçamento um pedido de venda". Pode ignorar: o orçamento já é um pedido.
Criar um pedido de venda do zero
Acesse o menu Pedido de vendas e use o botão vermelho no canto inferior direito, "Criar um novo pedido de venda":
Se você já tiver um pedido em andamento, o Pontta pergunta se deseja criar um novo ou continuar o atual. A criação é feita em três passos.
Passo 1 de 3: itens
A tela funciona como a do rascunho de orçamento: use o "+" (Adicionar produtos / serviços) para incluir ambientes, itens de tabela e avulsos.
1 - Os itens adicionados aparecem na lista, com os subtotais.
2 - Clique em "(1/3) Próximo...". O botão só aparece quando há pelo menos um item.
Passo 2 de 3: dados da venda
1 - Cliente: obrigatório.
2 - Responsável: vem com o usuário logado.
3 - Previsão de entrega: pode vir sugerida pela configuração da base.
4 - Fluxo de trabalho: obrigatório. Aqui, diferente da conversão, ele vem em branco.
5 - Endereço de entrega: obrigatório se a base exigir. Informe o CEP e complete o número.
6 - Clique em "(2/3) Próximo...".
Passo 3 de 3: negociação
1 - Política de negociação.
2 - Condição de pagamento. As parcelas são montadas logo abaixo.
3 - Forma de pagamento de cada parcela.
4 - Clique em "Fechar o pedido de venda". O Pontta cria o pedido e abre a tela dele.
Para desistir, use "Cancelar" no passo 1. O Pontta pergunta "Descartar pedido de venda?" e, ao responder "Sim", descarta o que foi montado. Essa operação é irreversível.
Nota: se a sua base usa a mesma numeração do atendimento no orçamento e no pedido, o pedido criado do zero é recusado só no último passo, com uma mensagem sobre atendimento. Nessas bases, crie o pedido sempre a partir de um orçamento.
O que acontece por baixo
O orçamento muda para Convertido
Ao converter, o orçamento inteiro, com todas as versões, passa para a situação "Convertido". Por isso, não é possível converter o mesmo orçamento duas vezes. Se alguém tentar, a mensagem é "Orçamento não está ativo". Se houver um rascunho de edição do orçamento em andamento, ele é descartado.
O que vai do orçamento para o pedido
Vão para o pedido os itens da versão selecionada, com os valores da negociação dessa versão, inclusive descontos, acréscimo, frete e modificadores de preço. O cliente, o responsável, os marcadores, os dados fiscais e o vínculo com o atendimento também passam para o pedido. A nota do orçamento só é copiada se o parâmetro "Copiar nota do orçamento para o pedido de venda" estiver ligado.
Financeiro, estoque e automações dependem da negociação aprovada
Com a negociação aprovada, o Pontta cria o pedido e, na mesma operação:
- gera a receita (contas a receber) a partir das parcelas e as comissões;
- transfere para o pedido a reserva de estoque feita no orçamento, ou cria uma nova;
- cria a reserva de produção;
- dispara as automações configuradas: revisão, ordem de entrega, ordem de instalação e requisição ao estoque.
Se a base usa aprovação da negociação no pedido de venda, o pedido pode ser criado com a negociação pendente. Nesse caso, financeiro, reservas e automações só acontecem depois da aprovação.
Numeração
O pedido recebe um número próprio da unidade de negócio, diferente do número do orçamento. A exceção é quando a base usa a mesma numeração do atendimento no orçamento e no pedido: aí o pedido recebe o mesmo número do orçamento.
Não existe "desfazer conversão"
Para voltar atrás, cancele o pedido de venda. O pedido é cancelado, a reserva de produção é desfeita e o orçamento volta para a situação "Ativo", podendo ser convertido de novo. Se a base bloqueia o cancelamento de pedidos com nota fiscal, o cancelamento não é permitido depois de faturado.
Dúvidas frequentes
Não aparece o botão "Criar pedido de venda..." no orçamento.
O botão só aparece quando o orçamento está Ativo, tem uma negociação aprovada e você tem permissão para criar pedido de venda. Se aparecer "Nova negociação...", crie a negociação. Se aparecer "Aprovar negociação..." ou "Solicitar aprovação...", a negociação precisa ser aprovada antes.
Não aparece o botão "+" na lista de pedidos de venda.
A base está configurada para exigir orçamento para criar pedido de venda, ou o seu papel não tem permissão de criação. Crie o pedido a partir de um orçamento.
Ao clicar em criar pedido, aparece uma mensagem sobre antecipação de estoque e compra.
A base exige que os dados de antecipação sejam informados antes do pedido quando há móveis soltos. Use o botão "Criar agora" da mensagem, informe a antecipação e depois crie o pedido.
Ao confirmar, aparece "Negociação não aprovada. Motivo: ...".
Na conversão, o Pontta valida a negociação de novo com as regras do papel de quem está criando o pedido. Se o desconto passar do limite desse papel, a criação é recusada. Peça a quem tem permissão para criar o pedido, ou ajuste a negociação.
Ao confirmar, aparece que preciso mudar de unidade de negócio.
O pedido precisa ser criado na mesma unidade de negócio do orçamento. Troque a unidade no topo da tela e tente de novo.
Aparece "Data de entrega não respeita o prazo mínimo de X dias".
A base define um prazo mínimo para a data de entrega no fechamento do pedido. Escolha uma data depois desse prazo. Quem tem permissão para fugir da regra pode manter a data.
Converti o orçamento errado. Como desfaço?
Cancele o pedido de venda. O orçamento volta para Ativo e pode ser ajustado e convertido de novo.