Nesse artigo você vai aprender
Como montar um orçamento no Pontta desde o início: criar o rascunho, organizar os itens em ambientes, adicionar produtos da tabela de preço e itens avulsos, e transformar o rascunho em orçamento — além do que o sistema faz por baixo em cada etapa.
Descrição
No Pontta, todo orçamento nasce de um rascunho. No rascunho você monta a lista de itens, sem precisar informar cliente ou datas. Quando a lista estiver pronta, clique em "Cria o orçamento...", preencha o cabeçalho e confirme. O rascunho, então, vira a primeira versão do orçamento.
Dentro do rascunho você pode adicionar três tipos de item, que são o assunto deste artigo:
- Ambiente funciona como uma pasta: agrupa outros itens (por exemplo, Cozinha, Quarto, Banheiro). Ele não tem preço próprio: o valor é a soma do que está dentro dele.
- Item de tabela é um produto cadastrado em uma tabela de preço. O preço vem da tabela.
- Avulso é um item livre, que não precisa de produto cadastrado. Você digita nome, preço e custo. Use-o para serviços, ajustes ou peças fora do catálogo.
Nota: em documentos e conversas internas, o "Item de tabela" às vezes é chamado de "item negociável". Na tela do Pontta, ele aparece sempre como "Item de tabela".
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- 1. Criar o rascunho
- 2. Criar um ambiente
- 3. Adicionar itens de tabela
- 4. Adicionar um item avulso
- 5. Conferir os itens e os totais
- 6. Criar o orçamento
- O que acontece por baixo
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Permissão de orçamento no papel de colaborador, que libera o botão de criar rascunho e a criação do orçamento.
- Cliente cadastrado, pois ele é obrigatório no último passo.
- Para usar item de tabela: uma tabela de preço vigente e liberada para o seu usuário, com os produtos cadastrados nela.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
1. Criar o rascunho
Acesse o menu Orçamentos. Na tela de busca de orçamentos, use o botão vermelho no canto inferior direito.
1 - Clique no botão "+" (Criar um novo rascunho de orçamento).
1 - Em "Nome", digite um nome rápido para identificar o orçamento, como o nome da obra ou do cliente. O mínimo é 3 caracteres.
2 - Clique em "Salvar". O Pontta abre a tela do rascunho, ainda vazia.
Nota: o nome do rascunho aceita até 100 caracteres, mas o nome do orçamento aceita só 50. Se o nome passar disso, você vai precisar encurtá-lo no último passo.
Se a sua unidade de negócio exige dados fiscais na venda, abre uma segunda janela. Nela você escolhe o cliente e a operação fiscal já no início. Nesse caso, o cliente fica travado no último passo.
2. Criar um ambiente
Os itens são adicionados pelo botão "+" da tela do rascunho (Adicionar produtos / serviços). Ele abre um menu com os tipos de item disponíveis. Cada tipo tem uma tecla de atalho, mostrada à direita.
1 - Ambiente: cria um agrupador, como Cozinha, Sala ou Quarto.
2 - Item de tabela: adiciona produtos de uma tabela de preço.
3 - Avulso: adiciona um item livre, com preço digitado.
As demais opções (Customizável, Integração e as integrações com projetos) dependem dos parâmetros e integrações ativos na sua base e não são tratadas aqui.
Clique em "Ambiente" para abrir a janela abaixo:
1 - Nome: o nome do ambiente, por exemplo "Cozinha". Campo obrigatório.
2 - Unidade de medida: já vem como "Unidade".
3 - Quantidade: normalmente 1. Atenção: essa quantidade multiplica o valor de tudo o que estiver dentro do ambiente (veja "O que acontece por baixo").
4 - Preço unitário: só aparece quando a precificação rápida de ambiente está ativa. Deixe em branco para que o valor seja calculado pelos itens.
5 - Clique em "Criar". Para criar vários ambientes seguidos, use "Criar & Novo" (Ctrl+Enter).
Nota: logo após criar o ambiente, aparece a faixa amarela "Contém item(ns) sem preço" e um alerta vermelho na linha. Isso acontece porque o ambiente ainda está vazio. O alerta some quando você adiciona itens com preço dentro dele.
3. Adicionar itens de tabela
Para colocar itens dentro de um ambiente, clique no nome dele na lista (no exemplo, "Cozinha"). O caminho "Principal / Cozinha" aparece acima da lista. A partir daí, tudo o que você adicionar entra nesse ambiente.
Com o ambiente aberto, clique no "+" e escolha "Item de tabela". O Pontta abre a tela "Adicionar produto da tabela de preço":
1 - Tabela de preço: mostra a tabela em uso. Para trocar de tabela ou filtrar por organizador e fornecedor, use o filtro no canto superior direito. O campo "Pesquisar" busca por código ou nome.
2 - Quantidade: ajuste antes de adicionar. O preço unitário e o total do card vêm da tabela.
3 - Clique em "Adicionar". O card ganha um carrinho com a quantidade já adicionada. Você pode adicionar vários produtos antes de voltar.
Ao terminar, use a seta de voltar no topo para retornar ao rascunho.
Nota: se aparecer a mensagem "Tabela de preço não pode ser utilizada", a tabela escolhida está fora da vigência ou não está liberada para o seu usuário.
4. Adicionar um item avulso
Ainda dentro do ambiente, clique no "+" e escolha "Avulso":
1 - Nome: a descrição do item, por exemplo "Instalação e montagem".
2 - Unidade de medida: obrigatória. Diferente do ambiente, aqui ela vem em branco.
3 - Preço unitário: obrigatório e maior que zero. O total do item é o preço multiplicado pela quantidade.
4 - Custo: opcional. Ele é usado nos cálculos de margem. O fornecedor e a nota também são opcionais.
5 - Clique em "Criar".
5. Conferir os itens e os totais
Dentro do ambiente, a lista mostra cada item com o seu tipo e os totais:
1 - O caminho mostra em qual ambiente você está. Clique em "Principal" para voltar à raiz.
2 - Item de tabela: o preço veio da tabela de preço.
3 - Avulso: o preço foi o que você digitou.
4 - Subtotal do ambiente: a soma dos itens deste ambiente.
5 - "Retornar um nível" volta para o nível de cima.
Na raiz do rascunho, cada ambiente aparece como uma linha. O preço unitário dele é a soma dos itens de dentro:
1 - Clique no nome do ambiente para abri-lo e editar os itens.
2 - Quantidade do ambiente: ao mudar de 1 para 2, todo o conteúdo do ambiente é contado duas vezes no total.
3 - Com a lista pronta, clique em "Cria o orçamento...".
Antes de criar o orçamento, você também pode usar o menu de três pontos da barra de itens. Ele tem as opções "Renomear", "Frete", "Aplicar desconto nos itens" e "Aplicar desconto geral". O acréscimo fica em "Mais opções".
Nota: o botão "Cria o orçamento..." só aparece na raiz do rascunho. Se você estiver dentro de um ambiente, use "Retornar um nível" até voltar ao início.
6. Criar o orçamento
A tela "Novo orçamento" pede os dados do cabeçalho. O nome vem preenchido com o nome do rascunho.
1 - Cliente: obrigatório.
2 - Nome da primeira versão: já vem como "Primeira versão" e pode ser alterado. É o nome que aparece no histórico de versões do orçamento.
3 - Probabilidade: a chance de fechamento. O padrão é 50%.
4 - Expectativa de fechamento: obrigatória e já preenchida com o padrão da base.
5 - Validade e Prazo de entrega: opcionais. Não aceitam datas no passado.
6 - Responsável: o vendedor do orçamento. Vem preenchido com o usuário logado.
7 - Clique em "Confirmar".
Dependendo da configuração da base, também podem aparecer os campos "Fluxo de trabalho", "Contato interno", "Parceiros" e campos personalizados.
O que acontece por baixo
O rascunho é apagado ao confirmar
Ao clicar em "Confirmar", o Pontta cria o orçamento e a versão 1. Os itens, descontos, acréscimo, frete e condição de pagamento passam do rascunho para essa versão, e o rascunho é excluído. Os rascunhos que ainda não viraram orçamento ficam no botão "Rascunhos", na tela de busca de orçamentos.
Numeração
O código do orçamento é gerado automaticamente por unidade de negócio, no formato OR-<prefixo da unidade>-<número> (por exemplo, OR-UN1-4342). Se a base estiver configurada para usar a mesma numeração do atendimento, não dá para criar o orçamento do zero: ele precisa nascer de um atendimento.
O valor de um ambiente
O ambiente não guarda preço. O preço unitário dele é a soma dos totais dos itens de dentro, e o total é esse valor multiplicado pela quantidade do ambiente. Com a precificação rápida de ambiente ativa, ao informar um preço no ambiente, o Pontta cria dentro dele um item avulso com o mesmo nome e esse valor.
Ambiente vazio impede a criação
Não é possível criar o orçamento com um ambiente sem itens. A mensagem mostrada é "Item <nome> não pode ser criado vazio". Exclua o ambiente vazio ou adicione algo a ele.
Descontos e avulsos
Se a condição de pagamento tiver desconto, ele é aplicado automaticamente a cada item novo. Com o parâmetro "Retirar os itens avulsos na base de cálculo do desconto nas negociações", o valor dos avulsos não entra na base do desconto da negociação.
Dúvidas frequentes
Não encontro o botão "Cria o orçamento...". Onde está?
Ele só aparece na raiz do rascunho e quando há pelo menos um item. Se você estiver dentro de um ambiente, clique em "Retornar um nível" ou em "Principal".
Aparece "Contém item(ns) sem preço". O que é?
Algum item ou ambiente está sem valor. O caso mais comum é um ambiente vazio. Abra os ambientes e procure o alerta vermelho na linha.
Ao confirmar, aparece "Item ... não pode ser criado vazio".
Existe um ambiente sem itens dentro. Adicione itens a ele ou exclua-o e confirme de novo.
O total do ambiente está o dobro do esperado.
Confira a quantidade do ambiente na raiz do rascunho. Ela multiplica todo o conteúdo do ambiente.
Saí da tela antes de criar o orçamento. Perdi o que montei?
Não. O rascunho fica salvo. Acesse-o pelo botão "Rascunhos" na tela de busca de orçamentos.
Ao confirmar, aparece um aviso sobre numeração do atendimento.
A base usa a mesma numeração do atendimento no orçamento. Nesse caso, o orçamento precisa ser criado a partir de um atendimento, e não do zero.
Por que o item de tabela não deixa editar o preço?
A edição do preço de item de tabela depende de um parâmetro de vendas. Com ele desligado, o preço é sempre o da tabela. Já o item avulso tem o preço sempre editável.