Versões do orçamento e negociação
Nesse artigo você vai aprender
Como criar e gerenciar versões de um orçamento, como funcionam as negociações de cada versão, quando uma negociação é aprovada ou negada, e o que acontece com descontos, validade e negociação ao trocar de versão.
Descrição
Um orçamento pode ter várias versões: alternativas da mesma proposta, como "com o quarto" e "sem o quarto", ou "MDF" e "laca". Cada versão tem os próprios itens e valores. Uma delas é sempre a versão selecionada: é a que aparece no orçamento e a que vai para o pedido de venda.
A negociação define como a versão será paga: política de negociação, condição de pagamento, desconto e parcelas. Cada versão tem as suas negociações, e uma delas é a selecionada.
- O que vai para o pedido: a versão selecionada com a negociação selecionada. É isso que vira pedido.
- Nova versão = nova negociação: ao criar uma versão nova, ela nasce sem negociação. É preciso negociar de novo para gerar o pedido.
- Nada é editado no lugar: nem a versão nem a negociação são editadas depois de criadas. Para mudar itens, crie uma versão; para mudar o pagamento, crie outra negociação.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- 1. Criar uma nova versão
- 2. Negociar a versão
- 3. Gerenciar as negociações
- 4. Trocar e gerenciar versões
- Negociação aprovada, negada e rejeitada
- O que acontece por baixo
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Orçamento com situação Ativo. Orçamentos convertidos, declinados ou em acompanhamento não aceitam novas versões nem negociações.
- Permissão para alterar orçamento. A opção "Nova versão (manter descontos)" exige também a permissão de clonar versão.
- Política de negociação liberada para o seu papel, com condições de pagamento cadastradas.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
1. Criar uma nova versão
No orçamento, clique no nome da versão, abaixo de "Versão do orçamento". As mesmas opções também ficam no menu de três pontos, em "Versão do orçamento".
1 - A versão atual, marcada com o check. Quando houver mais de uma, elas aparecem aqui. Clique em outra para selecioná-la.
2 - Renomear...: muda o nome da versão.
3 - Nova versão: abre um rascunho com uma cópia dos itens da versão selecionada.
4 - Nova versão (manter descontos): igual à anterior, mas preserva os descontos de cada item. Veja a nota abaixo.
5 - Gerenciar versões: lista todas as versões para comparar, selecionar, renomear, imprimir ou apagar.
Nota: se a versão tiver política e condição de pagamento definidas, a opção "Nova versão" troca o desconto de cada item pelo desconto da condição de pagamento. Para manter os descontos que você deu item a item, use "Nova versão (manter descontos)".
O Pontta abre a tela "Nova versão", que funciona como o rascunho do orçamento. Altere o que precisar. No exemplo, o ambiente Quarto foi removido:
1 - Nome da versão: vem igual ao nome do orçamento. Clique no lápis e dê um nome que diferencie a versão, por exemplo "Sem o quarto".
2 - Versões do ambiente: a seta ao lado do nome do ambiente mostra as versões daquele ambiente e permite escolher outra.
3 - Clique em "Criar versão" para gravar.
4 - Recuperar ambiente removido: aparece quando algum ambiente da versão de origem foi retirado. Use para trazê-lo de volta antes de criar a versão.
Nota: se você sair da tela sem clicar em "Criar versão", o rascunho fica guardado. O orçamento passa a mostrar a faixa "Esse orçamento tem rascunho(s) não finalizado(s)". Clique no rascunho na faixa para continuar ou no "x" para apagá-lo.
Depois de criada, a nova versão já fica selecionada:
1 - Versão do orçamento: agora mostra "2. Sem o quarto".
2 - Validade: a nova versão nasce sem validade. Clique no lápis para informar.
3 - A versão nasce sem negociação, por isso aparece o botão "Nova negociação...".
2. Negociar a versão
Clique em "Nova negociação..." no orçamento ou, no menu de três pontos, em Negociação > "Nova negociação".
1 - Política de negociação: só aparecem as políticas liberadas para o seu papel. Na negociação por item, aparecem apenas as políticas com diluição de valores por descontos e juros.
2 - Condição de pagamento: define o número de parcelas e os prazos. Ao trocar a condição, os ajustes feitos nos itens são desfeitos.
3 - Itens do orçamento: em "Valor na negociação" você ajusta o valor de cada item. O cadeado fixa o valor do item. O menu de três pontos da seção tem a opção "Aplicar desconto em itens não fixados". Itens desmarcados não vão para o pedido.
4 - Desconto total: o desconto em percentual sobre a versão. Passe o mouse no ícone do teclado para ver o desconto máximo do seu papel (no exemplo, 5%).
5 - Valor final: a soma das parcelas. É o valor que vai para o pedido.
6 - Manter as datas de vencimento: marcado, os vencimentos ficam fixos. Desmarcado, eles são contados em dias a partir da data em que o pedido for criado.
Clique em "Confirmar". A nova negociação passa a ser a selecionada da versão.
Nota: a tela com "Itens do orçamento" e "Desconto total" aparece quando o parâmetro de negociação por item está ligado. Sem ele, a tela de negociação é mais simples, igual à do pedido de venda, e não permite ajustar valores por item.
3. Gerenciar as negociações
Você pode criar várias negociações para a mesma versão, por exemplo à vista com desconto e parcelado sem desconto. O menu de três pontos do orçamento, em "Negociação", reúne as opções:
1 - Nova negociação: cria mais uma negociação para a versão selecionada.
2 - Gerenciar negociações: lista as negociações da versão.
3 - Apagar todas as negociações: pede confirmação e apaga todas as negociações do orçamento.
4 - Análise: mostra os detalhes e os motivos de aprovação ou negação da negociação selecionada.
1 - Situação da negociação: aprovada, negada ou rejeitada.
2 - A negociação selecionada. Para usar outra, marque-a e clique em "Confirmar".
3 - Ações: "Análise" e "Remover". Se você remover a negociação selecionada, o Pontta seleciona a mais recente que sobrou.
4 - "Confirmar" fica habilitado quando você escolhe outra negociação.
Nota: negociação não se edita. Para mudar condição, desconto ou parcelas, crie uma nova negociação. Ela já nasce selecionada.
4. Trocar e gerenciar versões
Em "Gerenciar versões", você vê todas as versões lado a lado, com os ambientes e os valores:
1 - Marque a versão que deve ficar selecionada.
2 - Nome, número de integração e data de criação de cada versão, com os ambientes e o total.
3 - Ações: "Renomear", "Imprimir" e "Apagar".
4 - Clique em "Confirmar" para trocar a versão selecionada.
Nota: "Apagar" exclui a versão na hora, sem pedir confirmação. Não é possível apagar a versão selecionada: selecione outra antes.
Ao voltar para uma versão anterior, ela volta com a negociação e a validade dela:
1 - Versão do orçamento: de volta à "1. Primeira versão".
2 - Validade: a da versão 1.
3 - Parcelas: a negociação da versão 1 volta a valer.
4 - Como essa negociação está aprovada, o botão "Criar pedido de venda..." aparece.
Nota: trocar a versão pelo cabeçalho grava a escolha na hora, sem pedir confirmação. Todos que abrirem o orçamento passam a ver a versão escolhida.
Negociação aprovada, negada e rejeitada
Ao confirmar a negociação, o Pontta compara o que foi negociado com as regras da política. O resultado é uma das três situações:
- Negociação aprovada: está dentro das regras. O orçamento mostra o botão "Criar pedido de venda...".
- Negociação negada: passou de alguma regra, por exemplo desconto acima do máximo do papel, mais parcelas do que a condição permite, parcela balão, cliente inadimplente ou entrada abaixo do mínimo. Os motivos aparecem em "Análise".
- Negociação rejeitada: alguém reprovou a negociação manualmente, informando o motivo.
Com a negociação negada ou rejeitada, o orçamento mostra, conforme o caso:
- "Aprovar negociação...", para quem tem permissão de aprovação. Abre a análise; ao aprovar, o comentário opcional vai para os comentários do orçamento.
- "Solicitar aprovação...", quando a base tem um evento de sistema configurado para isso. O aviso a quem aprova depende desse evento.
Nota: se o seu papel estiver entre os aprovadores da política, a negociação já nasce aprovada, mesmo com desconto acima do limite mostrado no campo. Foi o que aconteceu no exemplo: 10% de desconto com limite de 5%.
Na busca de orçamentos, o botão "Negociações negadas" lista os orçamentos cuja negociação selecionada está negada. As rejeitadas não entram nesse filtro.
O que acontece por baixo
Criar versão
- A versão recebe o próximo número do orçamento. Números de versões apagadas não são reaproveitados.
- A nova versão passa a ser a selecionada automaticamente.
- Itens, desconto, acréscimo e frete são copiados da versão selecionada no momento em que você clicou em "Nova versão". A negociação e a validade não são copiadas.
- O rascunho da versão é apagado ao clicar em "Criar versão".
- Não há limite de versões.
Negociação por versão
- Cada negociação pertence a uma versão. Não é possível selecionar a negociação de uma versão em outra.
- A negociação mais recente vira a selecionada da versão.
- Ao trocar a condição de pagamento na tela, os valores ajustados por item e os itens desmarcados voltam ao original.
- Ao aprovar uma negociação negada, o Pontta valida de novo com as regras do papel de quem aprova. Se esse papel também não cobrir o motivo, a mensagem é "Negociação não aprovada. Motivo: ...".
Rascunhos de versão
Rascunhos não finalizados ficam ligados ao orçamento, e qualquer pessoa que abrir o orçamento os vê na faixa amarela. Ao converter o orçamento em pedido, todos os rascunhos dele são apagados.
Dúvidas frequentes
Criei uma versão nova e o botão "Criar pedido de venda..." sumiu.
A versão nova nasce sem negociação. Crie uma negociação para ela ou volte para a versão anterior, que mantém a negociação dela.
Os descontos dos itens mudaram na nova versão.
A opção "Nova versão" aplica o desconto da condição de pagamento aos itens quando a versão tem política e condição definidas. Para preservar os descontos, use "Nova versão (manter descontos)".
A nova versão ficou sem validade.
É o comportamento atual: a validade não é copiada. Informe-a pelo lápis ao lado de "Validade".
Como altero os itens de uma versão que já existe?
Não é possível editar os itens de uma versão existente. Crie uma nova versão a partir dela, faça as alterações e clique em "Criar versão". Se quiser, apague a versão antiga depois.
Não consigo apagar uma versão.
A versão selecionada não pode ser apagada. Selecione outra versão e tente de novo.
A política de negociação que eu uso não aparece.
A lista mostra só as políticas ativas e liberadas para o seu papel. Na negociação por item, aparecem apenas as políticas com diluição de valores por descontos e juros. Se a versão já tem política e condição definidas, os campos ficam travados.
Por que a negociação ficou negada?
Abra Negociação > "Análise" no menu do orçamento. Os motivos mais comuns são desconto acima do máximo do papel, número de parcelas maior que a condição permite e parcela balão. Qualquer parcela balão faz a negociação nascer negada e exige aprovação.
Cliquei em "Solicitar aprovação...", mas ninguém foi avisado.
O Pontta não envia aviso por conta própria. A notificação depende do evento de sistema configurado na sua base. Confira a configuração com o administrador.