Nesse artigo você vai aprender
Como criar o rascunho de uma nota fiscal de serviço (NFS-e), preencher os serviços, os impostos e as formas de pagamento, transmitir a nota para a prefeitura e acompanhar o retorno, inclusive o que fazer quando ela é rejeitada.
Descrição
No Pontta, toda NFS-e começa como um rascunho. O rascunho é onde você monta a nota: serviços, valores, impostos, endereço, observações e formas de pagamento. Enquanto é rascunho, nada foi enviado e tudo pode ser alterado.
Ao transmitir, o Pontta envia a nota para a prefeitura por meio da integração fiscal e cria a NFS-e propriamente dita, que passa a ter situação (Inicial, Processando, Concluído, Rejeitado...).
Há dois caminhos para criar o rascunho:
- Pelo painel de NFS-e: rascunho em branco, para uma nota avulsa. Você escolhe a operação fiscal e o destinatário e inclui os serviços.
- Pelo pedido de venda: o rascunho já nasce com os serviços e o cliente do pedido.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- 1. Onde fica a NFS-e
- 2. Criar o rascunho
- 3. Conferir o rascunho
- 4. Incluir e ajustar os serviços
- 5. Observações e formas de pagamento
- 6. Transmitir
- O que acontece depois da transmissão
- Excluir um rascunho
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulo NFS-e contratado na assinatura.
- Permissões no papel de colaborador: acesso à NFS-e, criar rascunho de NFS-e e transmitir NFS-e.
- Emitente habilitado para NFS-e. Em Administração > Fiscal > Dados fiscais do emitente, abra a unidade, clique nos três pontos e entre em Parâmetros da NFS-e. O selo deve mostrar "Emitente habilitado para emitir NFS-e". Ali também ficam o ambiente (homologação ou produção), os dados de RPS e o serviço padrão.
- Certificado digital, se o município exigir. O Pontta confere isso ao habilitar a NFS-e no emitente.
- Serviços com configuração fiscal: em Administração > Produção > Serviços, abra o serviço e use Configuração fiscal nos três pontos (código LC116, NBS, CNAE, grupo tributário, natureza da tributação). É de lá que o rascunho puxa os dados de cada serviço.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
1. Onde fica a NFS-e
Abra o menu Fiscal e clique em NFS-e. O painel mostra os rascunhos e as notas mais recentes:
1 - Rascunhos NFS-e: os cinco rascunhos mais recentes. "Listar tudo" abre a lista completa.
2 - Notas fiscais NFS-e: as notas já transmitidas, com número, situação e data de emissão.
3 - Botão "+" (Criar uma nova NFS-e): cria um rascunho em branco.
2. Criar o rascunho
Pelo painel (nota avulsa)
Clique no botão "+" do painel:
1 - Operação fiscal: escolha uma operação de prestação de serviço.
2 - Destinatário fiscal: o tomador do serviço. O endereço da nota vem do cadastro dele.
3 - Clique em Criar. O Pontta abre o rascunho, ainda sem serviços.
Pelo pedido de venda
Use este caminho quando o serviço foi vendido em um pedido. O rascunho já nasce com o cliente, o endereço e os serviços do pedido.
Abra o pedido de venda pelo menu Pedido de vendas e clique no número do pedido. Depois:
1 - Clique nos três pontos no canto superior direito do pedido.
2 - Clique em Emitir NFS-e. Ele fica logo abaixo de "Emitir NF-e".
Se "Emitir NFS-e" não aparecer no menu, confira:
- Negociação aprovada: a opção só aparece quando a negociação do pedido está aprovada. Pedido com negociação pendente ou reprovada não mostra o item.
- Unidade emitente: a unidade de negócio do pedido precisa ser emitente de nota fiscal. A exceção é quando o parâmetro "Emitir NF-e apenas de pedidos de venda da mesma unidade de negócio" está desligado: aí o item aparece em qualquer pedido.
- Módulo e permissão: o módulo NFS-e precisa estar contratado e o seu papel de colaborador precisa ter acesso à NFS-e.
Ao clicar em Emitir NFS-e, abre o diálogo "Novo rascunho de NFS-e":
1 - Operação fiscal: vem preenchida com a operação padrão do cliente. Confira se é uma operação de prestação de serviço. Se vier uma operação de venda de mercadoria, troque.
2 - Unidade de negócio: a unidade que vai emitir a nota. Se só houver uma unidade possível, o campo vem preenchido e travado. Com o parâmetro "Emitir NFS-e apenas de pedidos de venda da mesma unidade de negócio" ligado nos Parâmetros da NFS-e, só aparece a unidade do pedido.
3 - Confirmar: cria o rascunho e abre a tela dele (seção 3).
Conforme a configuração da sua base, o diálogo também pode mostrar:
- Forma de cálculo: aparece quando o emitente tem formas marcadas em "Formas habilitadas de cálculo do valor do serviço" (Parâmetros da NFS-e). Padrão usa o preço dos serviços do pedido. Valor de margem gera um serviço único com a margem do pedido (valor final menos custo) e lista os itens nas observações da nota. Com uma forma só, o campo vem travado.
- Itens a faturar: aparece quando o emitente tem ligados os parâmetros "Controle de faturamento parcial" e "Utilizar ambientes nos itens da nota". Marque os itens que entram nesta nota e, se quiser faturar só uma parte, clique no valor e digite quanto. O valor não pode passar do que ainda falta faturar no item. Se tudo já foi faturado, aparece "Não há itens a faturar neste pedido. Todos os itens já foram faturados." e o Confirmar fica desabilitado.
- Contato: aparece quando o pedido tem contratantes. Escolha se a nota sai em nome do cliente ou de um dos contratantes; o destinatário e o endereço da nota vêm dele.
Nota: apesar do nome, "Emitir NFS-e" não emite nada. Ele cria o rascunho e abre a tela para você conferir. A nota só vai para a prefeitura quando você transmite.
Para voltar depois ao rascunho criado a partir do pedido, abra o pedido, clique nos três pontos e entre em Fiscal > Rascunho NFS-e. Na lista de pedidos de venda, a coluna NFS-e também mostra se o pedido tem rascunho ou nota transmitida.
O que o Pontta coloca no rascunho criado a partir do pedido:
- Serviços: entram só os itens do pedido que são do tipo serviço, cada um pelo seu preço no pedido.
- Pedido só com produtos: se o pedido não tiver nenhum serviço, entra um item único com o Serviço padrão do emitente, pelo valor final do pedido. Sem serviço padrão configurado, o rascunho nasce vazio.
- Endereço: do cliente do pedido; se ele não tiver endereço, o de entrega do pedido.
- Pagamentos: o rascunho nasce sem formas de pagamento, mesmo que o pedido tenha parcelas. Inclua-as no rascunho (veja o passo 5).
3. Conferir o rascunho
O rascunho reúne tudo o que vai na nota:
1 - Operação fiscal / natureza da operação.
2 - Natureza da tributação. Vem do primeiro serviço que tiver uma configurada; se aparecer "não informado(a)", defina pelos três pontos do topo.
3 - Destinatário fiscal, com documento e endereço.
4 - Aba Serviço: os serviços da nota, com quantidade, preço, descontos, impostos e total.
5 - Aba Endereço: o endereço de prestação usado na nota. Ajuste e clique em Atualizar.
6 - Adicionar: inclui um serviço (passo 4).
7 - Observações adicionais: o texto que sai no campo de observações da nota.
8 - Formas de Pagamento.
Os três pontos no topo do rascunho mudam o cabeçalho:
1 - Alterar...: troca o emitente (dados fiscais do emitente) e a operação fiscal.
2 - Editar destinatário fiscal.
3 - Editar natureza da tributação.
Nota: o diálogo de "Editar natureza da tributação" tem o título "Configuração fiscal". É o mesmo lugar, só com outro nome.
4. Incluir e ajustar os serviços
Os serviços são incluídos dentro do rascunho, na aba Serviço. Se você acabou de criar o rascunho (seção 2), ele já está aberto na tela: pule para a imagem abaixo.
Para abrir um rascunho que já existe:
- No menu lateral, clique em Fiscal e depois em NFS-e. Abre o Dashboard NFS-e (imagem da seção 1).
- No cartão Rascunhos NFS-e, clique nos três pontos na linha do rascunho e em Ver detalhes. Se ele não estiver entre os cinco mais recentes, clique em Listar tudo e procure pela operação fiscal ou pelo destinatário.
- Pelo pedido de venda: três pontos do pedido > Fiscal > Rascunho NFS-e.
Com o rascunho aberto, role a tela até o segundo cartão, logo abaixo dos dados do emitente e do destinatário:
1 - Aba Serviço: é a aba que já vem selecionada ao abrir o rascunho. Se você estiver na aba Endereço, clique em Serviço para voltar.
2 - Adicionar: o link azul no canto inferior esquerdo do cartão, logo abaixo da tabela de serviços. Clique nele.
Abre uma janela na parte de baixo da tela, por cima do rascunho, com duas opções:
1 - Item de tabela: escolhe um serviço cadastrado em uma tabela de preço. Nome, unidade, preço e configuração fiscal vêm do cadastro.
2 - Avulso: um serviço digitado na hora, só para esta nota.
Clique na opção desejada. Para fechar a janela sem incluir nada, clique fora dela ou aperte Esc.
Os textos falam em "produto", mas aqui só entram serviços. No avulso:
- Código (LC116) e Código NBS: os códigos do serviço na lista federal.
- Nome e Unidade de medida: obrigatórios.
- Grupo tributário: define os impostos (ISSQN, PIS, COFINS) aplicados ao serviço.
- Quantidade e Preço unitário: a quantidade precisa ser maior que zero.
Nota: se você usar "Criar & Novo" para incluir vários serviços avulsos em sequência, confira na tabela se todos apareceram antes de transmitir.
Quantidade e preço podem ser editados direto na tabela, clicando no lápis. Para o resto, use os três pontos da linha:
1 - Ver detalhes: abre todos os dados fiscais do serviço.
2 - Atribuir grupo tributário: troca o grupo e recalcula os impostos do serviço.
3 - Remover.
Em Ver detalhes, o serviço tem seis abas. As que mais geram dúvida:
- Serviço: descrição, LC116, NBS, código municipal, CNAE, unidade, responsável pela retenção e município de incidência.
- Valores: valor unitário, quantidade, descontos condicionado e incondicionado e dedução.
- ISSQN: tipo de tributação, exigibilidade, alíquota e retenção do ISS. Sem esses dados a transmissão é recusada.
- Impostos federais, Outros impostos e Obra: PIS/COFINS, outros impostos e os dados da obra, quando houver.
De onde vêm esses dados: ao incluir um serviço, o Pontta copia a configuração fiscal do serviço (Administração > Produção > Serviços > Configuração fiscal) e completa com a configuração do grupo tributário (alíquota de ISS, retenção, PIS, COFINS, descontos). Mudar o cadastro depois não altera rascunhos já criados: use Atribuir grupo tributário ou edite o serviço no rascunho.
Mais de um serviço na mesma nota
Nem todo município aceita mais de um serviço por NFS-e. Se o município do endereço do rascunho não aceitar, o Pontta recusa o segundo serviço com a mensagem "O município do emitente não suporta mais de um serviço em uma mesma NFS-e".
Nota: apesar do texto, quem decide é o município do endereço do rascunho (aba Endereço), e não o do emitente. Se o endereço estiver sem código de município, o segundo serviço é sempre recusado.
Alterar o total da nota
Nos três pontos acima da tabela de serviços, "Alterar total da nota" recalcula os preços para chegar ao valor informado. Com um serviço, ele recebe o valor todo. Com vários, o Pontta distribui proporcionalmente ao preço de cada um; se todos estiverem zerados, divide em partes iguais. Por arredondamento, a soma pode ficar alguns centavos diferente.
5. Observações e formas de pagamento
Observações adicionais
Digite o texto no cartão Observações adicionais e clique em Salvar. Os três pontos do cartão mostram as variáveis que o Pontta troca pelo valor na hora da transmissão, como [totalNfse], [totalIssqn], [totalImpostos], [tomador] e [emitente]. Cada quebra de linha vira "|" na nota.
Formas de pagamento
No cartão Formas de Pagamento, clique em Adicionar:
Informe a forma de pagamento, o valor e o vencimento e clique em Criar. Marque "Continuar incluindo" para lançar várias parcelas em sequência.
Nota: o Pontta não confere se a soma dos pagamentos bate com o total da nota. Confira antes de transmitir.
6. Transmitir
Com tudo conferido, use o botão redondo no canto inferior direito do rascunho:
Clique no botão e confirme com Sim:
Se der certo, aparece "NFS-e enviada com sucesso" e o Pontta abre a tela da NFS-e transmitida.
Nota: o botão diz "Transmitir para Sefaz", mas a NFS-e vai para a prefeitura do município, por meio da integração fiscal do Pontta.
Antes de enviar, o Pontta confere:
- Que a unidade está habilitada para NFS-e: "Unidade de negócio não habilitada para emissão de NFS-e".
- Que todo serviço tem valor e quantidade maiores que zero: "O valor unitário do item ... deve ser maior que zero".
- Que todo serviço tem ISSQN: "As informações relativas ao ISSQN não foram definidas".
- Com a Reforma Tributária ativa no emitente: que PIS e COFINS têm CST em cada serviço.
- Se o rascunho veio de um pedido: que o valor não passa do saldo ainda não faturado do pedido: "Valor a faturar excede o saldo disponível do item do pedido".
O que acontece depois da transmissão
Transmitir não autoriza a nota na hora. O caminho é este:
1 - O rascunho fica bloqueado para alterações e o Pontta cria a NFS-e com situação Inicial.
2 - A prefeitura processa a nota. O retorno chega sozinho, pela integração. Se a situação demorar a mudar, abra a NFS-e e clique em Consultar (o botão aparece nas situações Inicial, Processando e Cancelamento Pendente).
3 - Se a nota for autorizada (Concluído), o rascunho é apagado e a NFS-e passa a ter número. Nos três pontos aparecem Baixar (o XML) e DANFE (o PDF da nota, que abre em outra aba).
4 - Se a nota for rejeitada, a tela mostra a faixa "Rejeitada" com o motivo. O rascunho volta a ficar editável: use "Retificar NFS-e" nos três pontos, corrija e transmita de novo.
Onde está a minha nota rejeitada?
A lista de NFS-e (Listar tudo, no cartão Notas fiscais NFS-e) já abre filtrada:
1 - Rejeitado vem desmarcado.
2 - Cancelado também.
3 - Marque as situações que quer ver e clique em Confirmar.
Nota: por padrão, a lista mostra só Processando, Inicial e Concluído. Uma nota rejeitada ou cancelada existe, mas não aparece até você marcar a situação no filtro.
Efeitos em outros módulos
- Financeiro: com o parâmetro "Criar receita quando nota fiscal de serviço for autorizada" ligado, a autorização cria uma receita "NFs-e #número", com um título por forma de pagamento da nota (ou um único título com o total, se a nota não tiver pagamentos).
- Pedido de venda: com o "Controle de faturamento parcial" ligado no emitente, o valor autorizado é abatido do saldo do pedido. Cancelar a NFS-e devolve o saldo.
Excluir um rascunho
Na lista de rascunhos (Listar tudo, no cartão Rascunhos NFS-e), use os três pontos da linha:
1 - Ver detalhes: abre o rascunho.
2 - Cancelar: apaga o rascunho. O Pontta pede que você digite "confirmar".
Nota: "Cancelar" um rascunho não é cancelar uma nota. O rascunho é apagado de vez e nada é enviado à prefeitura. Para cancelar uma NFS-e autorizada, abra a nota e use "Cancelar NFS-e..." nos três pontos.
Dúvidas frequentes
Cliquei em "Emitir NFS-e" no pedido. A nota foi emitida?
Não. Foi criado um rascunho. A nota só é enviada quando você clica em Transmitir para Sefaz, no rascunho, e confirma.
Por que o rascunho criado do pedido veio sem serviços?
O pedido não tem itens do tipo serviço e o emitente não tem "Serviço padrão" configurado nos Parâmetros da NFS-e. Configure o serviço padrão ou inclua o serviço pelo botão Adicionar.
Por que o rascunho veio sem formas de pagamento?
O rascunho criado do pedido não traz as parcelas do pedido. Inclua as formas de pagamento no cartão Formas de Pagamento antes de transmitir.
Por que não consigo editar a quantidade ou o preço do serviço?
O rascunho foi criado com controle de faturamento parcial: os valores vêm dos itens selecionados do pedido e ficam travados. A opção "Alterar total da nota" também fica desabilitada. Se o valor estiver errado, apague o rascunho e crie outro a partir do pedido.
Aparece "Rascunho da NFS-e bloqueado para alterações". E agora?
O rascunho já foi transmitido e a nota está sendo processada. Abra a NFS-e e clique em Consultar. Se ela for rejeitada, o rascunho é liberado para correção.
A nota sumiu da lista. Onde ela está?
Provavelmente foi rejeitada ou cancelada. A lista de NFS-e esconde essas situações por padrão: abra o filtro e marque Rejeitado e Cancelado.
Aparece "O município do emitente não tem suporte para emissão de NFS-e".
O município do emitente ainda não é atendido pela integração fiscal do Pontta. Fale com o suporte.