Nesse artigo você vai aprender
Como configurar a série e o número da NF-e no Pontta, em que momento o número é usado, como conferir a sequência no relatório Numerações de notas fiscais e como inutilizar um número que ficou para trás.
Descrição
Toda NF-e tem uma série e um número, e a SEFAZ espera que os números de cada série sigam uma sequência sem buracos. Quando um número é pulado, a empresa precisa inutilizá-lo. Quando um número é repetido, a SEFAZ rejeita a nota por duplicidade.
No Pontta, a série e o contador ficam nos Dados fiscais do emitente. O contador guarda o número da última nota emitida, e a próxima nota recebe esse número mais um.
As partes deste artigo:
- Configuração de série NF-e: onde cadastrar a série e o número.
- Como o número é usado: o que acontece com o número quando a nota é transmitida, rejeitada, cancelada ou excluída.
- Relatório Numerações de notas fiscais: a lista de todos os números da série, com os pulados e os inutilizados destacados.
- Inutilização: como avisar a SEFAZ que um número não vai ser usado.
Nota: este artigo trata da NF-e (modelo 55). A NFS-e tem numeração própria, explicada no fim do artigo.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- 1. Configurar a série e o número
- 2. Como o número é usado
- 3. Conferir a sequência no relatório
- 4. Inutilizar números pulados
- E a NFS-e?
- Dúvidas frequentes
- Para o time de suporte
Pré-requisitos
Cada parte do processo pede uma permissão no papel de colaborador:
- Configurar a série: permissão NF-e, da área de administração.
- Abrir o relatório: permissão Relatórios NF-e.
- Inutilizar números: permissão Inutilizar numeração NF-e.
- Remover uma NF-e duplicada: permissão Cancelar NF-e.
Para inutilizar, o certificado digital da empresa também precisa estar configurado, porque o pedido é enviado à SEFAZ.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
1. Configurar a série e o número
Em Administração > Fiscal > Dados fiscais do emitente, clique nos três pontos no canto do cartão:
1 - Clique em Configuração de série NF-e.
A tela mostra uma linha para cada série:
1 - Série: o número da série, por exemplo 1.
2 - Número: o número da última nota fiscal emitida nessa série. A próxima NF-e transmitida vai sair com este número mais um.
3 - Padrão: a série que entra automaticamente em todo rascunho novo. Para ter mais de uma série, use o botão + ao lado e marque qual é a padrão.
4 - Clique em Atualizar.
Nota: o campo Número é o último número usado, não o próximo. Se a última nota autorizada da série foi a 1.491, deixe 1491. Digitar um valor menor que o último número usado faz a próxima nota ser rejeitada por duplicidade. O Pontta não confere esse valor ao salvar.
Outros pontos da configuração:
- Se nenhuma série estiver marcada como padrão, o rascunho novo usa a série de menor número.
- Sem nenhuma série cadastrada, o Dashboard NF-e mostra o aviso "Configurar série para notas fiscais" e a nota não pode ser transmitida.
- O contador é o mesmo para homologação e produção. Ao sair do ambiente de testes, confira o campo Número antes da primeira nota real.
- Ao clicar em Atualizar, a lista da tela substitui a que estava salva. Uma série removida da tela é apagada.
Trocar a série de uma nota
O rascunho da NF-e mostra a série escolhida e permite trocar por outra antes de transmitir:
1 - Série: escolha a série desta nota. A lista mostra as séries do emitente.
2. Como o número é usado
O número não é reservado quando o rascunho é criado. Ele só é tirado do contador na primeira vez que o rascunho é transmitido para a SEFAZ. Depois disso, o número fica preso ao rascunho.
O que acontece com o número em cada situação:
- Nota rejeitada: o número continua no rascunho. Corrija o problema e transmita de novo: a nota sai com o mesmo número.
- Nota cancelada: o número fica usado. Ele não volta para o contador.
- Rascunho excluído: se o rascunho já tinha sido transmitido, o número dele vira um buraco na sequência e precisa ser inutilizado. Um rascunho que nunca foi transmitido não gasta número.
- Número que sobrou: o Pontta não reaproveita números. A nota seguinte sempre pega o próximo do contador.
Depois da primeira transmissão, o rascunho mostra o campo Número com um X ao lado. O X é a opção Remover número NF-e do rascunho: ela apaga o número do rascunho, e a próxima transmissão pega um número novo do contador.
Nota: o número removido com o X não volta para o contador. Ele fica pulado na sequência e precisa ser inutilizado.
Nota: trocar a série ou o emitente de um rascunho que já foi transmitido não troca o número que ele recebeu. A nota continua saindo com a série e o número antigos até você clicar no X do campo Número.
Rejeição por duplicidade
Quando a SEFAZ responde que a nota é duplicada (rejeições 204 e 539), a NF-e aparece como "NF-e Duplicada". Nesses casos:
1 - Abra a nota e clique em Remover NF-e duplicada. O Pontta pergunta "Essa operação irá resolver o erro de NF-e duplicada, deseja continuar?" e volta para o rascunho.
2 - No rascunho, clique no X do campo Número para tirar o número repetido.
3 - Confira o campo Número da Configuração de série NF-e. Se ele estiver atrás do último número usado, corrija antes de transmitir.
4 - Transmita de novo.
Nota: sem o passo 2, a nota volta a sair com o mesmo número e é rejeitada outra vez.
3. Conferir a sequência no relatório
No Dashboard NF-e, clique no botão Gráficos e relatórios, no canto de baixo da tela:
1 - Gráficos e relatórios.
Em Relatórios fiscais:
1 - Clique em Numerações de notas fiscais. O relatório abre em uma aba nova do navegador, sem pedir período nem filtro.
1 - Botões para copiar, exportar em CSV, Excel ou PDF e imprimir.
2 - Situação: Autorizado, Cancelado, Rejeitado, Denegado, Duplicado, Aguardando ou Inutilizado.
3 - Um número que aparece duas vezes: duas notas da base usaram o mesmo número.
Como ler o relatório:
- Lista todas as séries da unidade de negócio selecionada no topo da tela, em ordem de série e número.
- Entre o menor e o maior número de cada série, o relatório cria uma linha para cada número. Um número sem nenhuma nota aparece com a linha em vermelho: é um número pulado, candidato à inutilização.
- Um número já inutilizado aparece com a linha em amarelo.
- Números antes da primeira nota da série não aparecem, mesmo que tenham sido pulados.
Antes de inutilizar com base no relatório, tome cuidado com estes pontos:
- Não separa os ambientes. As notas emitidas em homologação aparecem junto com as de produção. Use a coluna Destinatário: nas notas de homologação ela traz "NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL".
- Inclui notas importadas. Notas importadas por XML ou chave também entram na lista.
- Rejeitada não fica vermelha. Uma nota rejeitada aparece como Rejeitado, em linha normal. Se o rascunho dela foi excluído ou o número foi removido com o X, esse número também precisa ser inutilizado, mesmo sem estar em vermelho.
4. Inutilizar números pulados
A inutilização avisa a SEFAZ que um número, ou uma faixa de números, não vai ser usado. No Dashboard NF-e, no cartão Notas fiscais NF-e, clique nos três pontos:
1 - Clique em Inutilizar numerações NF-e...
1 - Série da NF-e: a série dos números.
2 - Número da NF-e inicial: o primeiro número da faixa.
3 - Número da NF-e final: o último número da faixa. Para inutilizar um número só, repita o inicial.
4 - Ano de inutilização da numeração: o ano em que os números deveriam ter sido usados. Não aceita ano futuro.
5 - Motivo da inutilização: entre 15 e 255 caracteres.
6 - Clique em Confirmar.
Se a SEFAZ aceitar, aparece a mensagem "Evento enviado para a SEFAZ com sucesso". A partir daí:
- Os números da faixa passam a aparecer em amarelo, como Inutilizado, no relatório.
- Uma nota da faixa que já estava no Pontta, por exemplo uma rejeitada, muda para "NF-e Inutilizada".
- O contador da série não muda. Se você inutilizou números à frente do contador, ajuste o campo Número na Configuração de série NF-e.
Nota: se a SEFAZ recusar, o Pontta mostra "Erro ao inutilizar numeração de NF-e" com o código e o motivo da SEFAZ. Nada é gravado.
Nota: a inutilização não pode ser desfeita. Confira a série e a faixa antes de confirmar, e nunca inutilize um número de nota autorizada.
E a NFS-e?
A NFS-e não usa a Configuração de série NF-e nem aparece no relatório Numerações de notas fiscais. O número da NFS-e é dado pela prefeitura depois da autorização. O que o Pontta numera é o RPS, em Dados fiscais do emitente > Parâmetros da NFS-e, no bloco RPS: Série, Número e Lote.
Com a opção Utilizar numeração automática para o RPS marcada, a numeração do RPS é feita pelo serviço de integração com a prefeitura, e esses campos não precisam ser acompanhados.
Dúvidas frequentes
Não vejo a opção Inutilizar numerações NF-e. Por quê?
Os três pontos do cartão Notas fiscais NF-e só aparecem para quem tem a permissão Inutilizar numeração NF-e no papel de colaborador.
Cliquei em Confirmar e a inutilização não foi enviada.
A janela não envia enquanto algum campo estiver inválido. Confira o Motivo da inutilização, que precisa ter pelo menos 15 caracteres, e se o Número da NF-e final não é menor que o inicial.
A nota foi rejeitada por duplicidade. O que fazer?
Siga os passos de "Rejeição por duplicidade", na seção 2. O mais comum é o campo Número da Configuração de série NF-e ter sido alterado para um valor menor que o último número usado.
Excluí um rascunho e agora falta um número na sequência.
O rascunho já tinha sido transmitido e o número dele ficou pulado. Inutilize esse número pela seção 4.
Posso usar de novo o número de uma nota cancelada?
Não. Uma nota cancelada continua usando o número. A nota seguinte sai com o próximo número do contador.
O relatório mostra números em vermelho que eu nunca usei em produção.
O relatório junta notas de homologação e produção. Antes de inutilizar, confira na coluna Destinatário se as notas próximas ao buraco são de homologação.