Nesse artigo você vai aprender
- Como criar a ordem de instalação a partir do acompanhamento do pedido, com todos os itens, só alguns ou vazia.
- Como encontrar e filtrar as ordens de instalação.
- Como agendar a instalação para uma equipe arrastando a ordem para a agenda.
- Como iniciar e finalizar a instalação, e o que o Pontta faz quando ela é finalizada.
- Quando usar Mover para pendente e como cancelar uma ordem.
Descrição
A ordem de instalação reúne os itens de um pedido de venda que precisam ser montados na casa do cliente. Ela guarda o endereço de instalação, o prazo, a equipe que vai fazer o serviço e a situação de cada item.
A ordem nasce do acompanhamento do pedido: os itens do pedido que estão aguardando instalação entram na ordem, e a partir daí cada passo da instalação (agendar, iniciar, finalizar) atualiza a coluna Instalação do acompanhamento.
O caminho normal de uma ordem é este:
- Aguardando: criada, ainda sem data nem equipe.
- Agendado: tem data e equipe definidas na agenda de instalação.
- Instalando: a equipe começou o serviço.
- Parcial: parte dos itens já foi instalada e parte ainda não.
- Finalizado: todos os itens foram instalados.
Existe ainda a situação Pendente, para a ordem que não pode ser agendada agora (o cliente pediu para esperar a obra, por exemplo).
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Criando a ordem de instalação
- Encontrando as ordens de instalação
- Entendendo a tela da ordem
- Agendando a instalação
- Iniciando e finalizando a instalação
- Movendo a ordem para pendente
- Cancelando uma ordem de instalação
- Criação automática da ordem
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulo de Instalação contratado e, no papel de colaborador, permissão para o módulo de Instalação.
- Pelo menos uma equipe de instalação cadastrada, com os colaboradores que fazem parte dela. Sem equipe não é possível agendar.
- Pedido de venda com endereço de entrega e prazo de entrega preenchidos. A ordem copia o endereço e usa a data como prazo; sem eles, a ordem não é criada.
Consulte também: Equipes de montagem e regra de comissão
Criando a ordem de instalação
Abra o acompanhamento do pedido (menu Acompanhamentos dos pedidos, clique no pedido) e clique no menu ⋮, no canto superior direito.
1 - Criar ordem de instalação: cria a ordem com todos os itens do pedido que ainda estão aguardando instalação.
2 - Criar ordem de instalação vazia...: cria uma ordem sem itens. O Pontta pede só o Prazo da instalação. Use para visita técnica, assistência ou serviço que não corresponde a um item do pedido.
3 - Sem instalação: marca o pedido como não tendo instalação. Os itens saem da fila de instalação e o pedido deixa de aparecer como pendente de instalar.
Para criar a ordem só com alguns itens, marque as caixas de seleção dos itens na tabela do acompanhamento e use a opção Criar ordem de instalação que aparece para os itens selecionados.
Quando o pedido já tem ordem de instalação
Se o pedido já tiver alguma ordem, o Pontta abre uma lista com as ordens existentes antes de criar outra. Nessa lista você escolhe:
- Adicionar nesta, na linha de uma ordem, para incluir os itens nela;
- Criar uma nova ordem de instalação, para criar uma ordem separada.
As ordens criadas aparecem no próprio acompanhamento, no quadro Ordens de instalação, com a situação e o agendamento de cada uma.
Nota: as opções Criar ordem de instalação ficam desabilitadas quando o pedido não tem endereço de entrega, ou quando nenhum item está aguardando instalação (todos já estão em alguma ordem ou o pedido foi marcado como Sem instalação). Para corrigir o endereço, use Alterar endereço de entrega no mesmo menu.
Encontrando as ordens de instalação
Todas as ordens ficam no menu Ordens de instalação.
1 - Pesquisa: digite o número da ordem, o código do pedido de venda ou o nome do cliente.
2 - Filtro: abre os filtros de unidade de negócio, cliente, período e situação.
3 - Filtros ativos. Por padrão a lista mostra só as ordens em aberto (Aguardando, Pendente, Agendado e Instalando); as finalizadas ficam de fora. Clique no x de um filtro para tirá-lo.
4 - Prazo: data limite para a instalação. Em vermelho, a instalação está atrasada.
5 - Status: a situação da ordem. As colunas seguintes mostram a data e a equipe do agendamento.
6 - Menu da linha: abre a ordem. Clicar no número da ordem faz o mesmo.
7 - Botão da agenda de instalação. O botão ao lado dele abre o painel de indicadores do módulo.
Entendendo a tela da ordem
A ordem mostra o cliente, o endereço de instalação, o pedido de venda de origem e a tabela de itens com a situação de cada um. O Prazo pode ser alterado direto na tela, clicando no lápis ao lado da data.
No menu ⋮, no canto superior direito, ficam as ações da ordem:
1 - Mover para pendente...: veja Movendo a ordem para pendente.
2 - Nota: texto livre que aparece na tela da ordem.
3 - Descrição: título curto da ordem. Aparece na coluna Descrição da lista e no kanban de instalação; quando a ordem é criada por ambiente, vem preenchida com o nome dos ambientes.
4 - Imprimir: imprime a ordem de instalação para a equipe levar à obra.
5 - Finalizar: finaliza a ordem inteira. Fica desabilitado até a ordem ser agendada.
6 - Cancelar: cancela a ordem. Só fica disponível com a ordem Aguardando.
O botão de balão, no canto inferior direito, abre os comentários da ordem. É ali que fica registrado o motivo de cada envio para pendente.
Nota: os campos Data início e Data fim da tela da ordem aparecem vazios mesmo depois do agendamento. Para ver a data agendada, use a coluna Data início da lista de ordens ou a agenda de instalação.
Agendando a instalação
O agendamento é feito na agenda de instalação: menu Ordens de instalação, botão do calendário no canto inferior direito.
1 - Filtro de situação das ordens da lista. Vem com Aguardando e Pendente.
2 - Data início e Data fim: período do prazo das ordens que aparecem na lista. Vem preenchido com hoje e os próximos 6 dias.
3 - Ordem pronta para agendar, com número, pedido, cliente e endereço.
4 - Setas para andar pelos dias do calendário. O ícone de calendário, acima, pula para uma data.
5 - Uma linha por equipe de instalação.
6 - Instalação já agendada. Clique nela para ver os detalhes e as ações.
Nota: a lista da esquerda filtra pelo prazo da ordem, não pela data em que você quer instalar. Uma ordem com prazo vencido ou para daqui a duas semanas não aparece com o período padrão: aumente a Data início ou a Data fim para encontrá-la.
Para agendar, arraste a ordem da lista até a linha da equipe, no dia da instalação. Abre a janela de agendamento:
1 - Equipe de instalação: vem com a equipe da linha em que você soltou a ordem. Pode trocar.
2 - Data início, Horário de início, Horário de término e Data fim: vêm com o dia em que você soltou a ordem, das 08:00 às 12:00. Para uma instalação de vários dias, ajuste a Data fim.
3 - Nota: orientação para a equipe (até 200 caracteres). Vai junto para a agenda dos montadores.
4 - Clique em Criar.
O que acontece quando você agenda
- A ordem passa para Agendado e sai da lista da esquerda.
- O Pontta cria um compromisso na agenda pessoal de cada colaborador da equipe, com o período e a nota do agendamento.
- No acompanhamento do pedido, a instalação dos itens passa para Agendado.
Nota: ao agendar, só a ordem muda para Agendado. Os itens continuam Aguardando na tabela da ordem até a instalação ser iniciada. Isso é esperado e explica por que o Finalizar de cada item fica desabilitado logo depois do agendamento.
Alterando ou cancelando o agendamento
Na agenda, clique na instalação agendada:
1 - Itens da ordem de instalação: lista os itens da ordem.
2 - Editar: abre a mesma janela de agendamento para trocar equipe, datas ou nota.
3 - Cancelar o agendamento: desfaz o agendamento. A ordem volta para Aguardando e reaparece na lista da esquerda.
4 - Iniciar: marca a ordem e todos os itens como Instalando.
5 - Finalizar: finaliza a ordem e todos os itens.
Editar o agendamento apaga os compromissos antigos da agenda dos colaboradores e cria compromissos novos. Se você trocou a equipe, os montadores da equipe anterior deixam de ver a instalação na agenda deles.
Iniciando e finalizando a instalação
No dia da instalação, abra a agenda de instalação, clique na instalação e use Iniciar. Quando a equipe terminar, use Finalizar, na mesma janela ou no menu ⋮ da tela da ordem.
Não é obrigatório iniciar antes de finalizar: uma ordem Agendada pode ser finalizada direto.
Finalizando item por item
Quando a instalação é feita em etapas, finalize os itens um a um na tabela da ordem. Primeiro inicie a ordem pela agenda, para os itens passarem a Instalando; depois, na linha de cada item instalado, clique no ⋮ e em Finalizar.
Com parte dos itens finalizada, a ordem fica Parcial.
O que acontece quando a ordem é finalizada
- A ordem e os itens passam para Finalizado.
- No acompanhamento do pedido, a instalação dos itens passa para Finalizado.
- O Pontta gera a comissão de instalação de cada colaborador da equipe agendada, que fica aguardando o fechamento de comissão. A comissão só é gerada se a ordem tiver valor base maior que zero, conforme os parâmetros de instalação.
Nota: a comissão é gerada só quando a ordem é finalizada inteira, pelo Finalizar da agenda ou do menu da ordem. Se você finalizar item por item até o último, a ordem fica Finalizado, mas a comissão da equipe não é gerada. Para não perder a comissão, finalize o último lote pelo Finalizar da ordem.
Movendo a ordem para pendente
Use quando a instalação não pode ser agendada agora: a obra não está pronta, o cliente pediu para esperar, falta uma peça. A opção fica no menu ⋮ da ordem e só aparece habilitada com a ordem Aguardando.
1 - Pendente até: a data até quando a ordem fica parada. Não aceita data passada.
2 - Comentário: o motivo. É obrigatório e fica registrado nos comentários da ordem.
3 - Clique em Confirmar.
Nota: a data informada em Pendente até substitui o prazo da ordem. O prazo original não fica guardado; se precisar dele, anote no comentário.
A ordem pendente continua aparecendo na agenda de instalação (o filtro padrão inclui Pendente) e pode ser agendada normalmente quando o impedimento acabar.
Cancelando uma ordem de instalação
No menu ⋮ da ordem, clique em Cancelar e confirme.
- Só é possível cancelar a ordem Aguardando. Se ela estiver agendada, cancele o agendamento na agenda primeiro.
- A ordem é apagada: ela some da lista e não fica com uma situação Cancelada.
- Os itens voltam a ficar aguardando instalação no acompanhamento do pedido e podem entrar em uma nova ordem.
Criação automática da ordem
Em Administração > Comercial > Parâmetros existem dois parâmetros que criam a ordem sem ninguém clicar em nada:
- Cria ordem de instalação quando fechar o pedido de venda: ao fechar o pedido, cria uma ordem de instalação sem itens, com o endereço e o prazo do pedido. Os itens precisam ser incluídos depois, pelo acompanhamento, com Criar ordem de instalação > Adicionar nesta.
- Cria ordem de instalação quando criar acompanhamento de ambiente: ao criar o acompanhamento, cria uma ordem com todos os itens do pedido. A descrição recebe o nome de todos os ambientes (por exemplo, Cozinha, Quarto).
Nota: apesar do nome, o parâmetro de acompanhamento de ambiente não cria uma ordem por ambiente. Sai uma ordem só, com todos os ambientes juntos. Para separar por ambiente, crie as ordens manualmente selecionando os itens de cada um.
Feche o pedido com endereço de entrega e prazo de entrega preenchidos: sem eles, a ordem automática não é criada.
Dúvidas frequentes
Por que a opção Criar ordem de instalação está desabilitada no acompanhamento?
O pedido não tem endereço de entrega, ou nenhum item está aguardando instalação. Confira o endereço em Alterar endereço de entrega e veja no quadro Ordens de instalação se os itens já estão em outra ordem.
A ordem que preciso agendar não aparece na agenda de instalação.
A lista da agenda mostra só as ordens Aguardando ou Pendente com prazo dentro do período de Data início e Data fim, que por padrão é a semana a partir de hoje. Amplie o período. Ordens já agendadas também não aparecem na lista: elas ficam no calendário.
Agendei a ordem, mas não consigo finalizar os itens um por um.
Depois do agendamento os itens continuam Aguardando. Inicie a ordem pela agenda (botão Iniciar); aí os itens passam a Instalando e o Finalizar de cada item é liberado.
Finalizei todos os itens e a comissão de instalação não apareceu.
A comissão só é gerada quando a ordem é finalizada inteira pelo botão Finalizar da agenda ou do menu da ordem. Finalizando item por item, ela não é gerada. Abra um chamado com o suporte informando o número da ordem.
Tento cancelar o agendamento de uma ordem que já está Instalando e dá erro.
O agendamento só pode ser cancelado enquanto a ordem está Agendado. O botão Cancelar o agendamento continua aparecendo depois que a ordem é iniciada, mas o Pontta recusa a operação. A partir de Instalando, conclua a instalação pelo Finalizar.
Não consigo cancelar a ordem de instalação.
O Cancelar só fica habilitado com a ordem Aguardando. Se ela estiver agendada, cancele o agendamento primeiro; se já tiver sido iniciada ou finalizada, ela não pode mais ser cancelada.
Os montadores não viram a instalação na agenda deles.
O compromisso vai para os colaboradores que estão na equipe no momento do agendamento. Confira os membros da equipe em Administração > Instalação > Equipes de instalação e, se mudou alguém, edite o agendamento para recriar os compromissos.