Nesse artigo você vai aprender
- Como abrir a agenda de instalação e ler o calendário por equipe.
- Como agendar uma ordem de instalação arrastando-a para o dia e a equipe.
- O que o Pontta faz quando você agenda, altera ou cancela um agendamento.
- Como montar um dashboard com os indicadores de instalação e o que cada um conta.
- O que é a tela Relatórios e gráficos do módulo de instalação.
Descrição
A agenda de instalação é a tela em que você distribui as ordens de instalação entre as equipes. À esquerda ficam as ordens que ainda precisam de data; à direita, um calendário de 7 dias com uma linha para cada equipe de instalação. Para agendar, você arrasta a ordem até o dia, na linha da equipe que vai executar o serviço.
Agendar não é só marcar uma data: a ordem passa para a situação Agendado, o acompanhamento do pedido de venda é atualizado e cada integrante da equipe recebe o compromisso na própria agenda do Pontta, com notificação.
Para acompanhar os números do módulo, o Pontta oferece widgets de instalação no Dashboard: instalações atrasadas, total de instalações finalizadas e evolução de instalações por mês. Você escolhe quais widgets quer ver e monta o seu painel.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Abrindo a agenda de instalação
- Entendendo a agenda
- Escolhendo quais ordens aparecem para agendar
- Agendando uma instalação
- O que acontece quando você agenda
- Consultando, alterando e cancelando um agendamento
- Montando o dashboard de instalação
- O que cada indicador conta
- Relatórios e gráficos do módulo
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
Módulo de Instalação contratado e, no papel de colaborador, as permissões abaixo:
- Instalação: abre as ordens de instalação e a agenda, e permite agendar, alterar e cancelar agendamentos.
- Relatórios de instalação: mostra o botão Relatórios e gráficos e libera os widgets de instalação no Dashboard.
As equipes de instalação precisam estar cadastradas e ativas. Cada equipe ativa vira uma linha do calendário, e os integrantes da equipe são as pessoas que recebem o compromisso quando você agenda.
Consulte também: Equipes de montagem e regra de comissão
Abrindo a agenda de instalação
No menu lateral, abra Ordens de instalação. Os atalhos ficam no canto inferior direito da lista:
1 - Botão com o ícone de calendário: abre a agenda de instalação (tela Agendamento da instalação).
2 - Relatórios e gráficos: abre a página de relatórios do módulo. Só aparece para quem tem a permissão Relatórios de instalação.
Dentro de uma ordem de instalação, o mesmo botão de calendário leva à agenda.
Entendendo a agenda
1 - Data início e Data fim: o período usado para listar as ordens à esquerda. Atenção: esse período filtra pelo prazo da ordem, não pela data de instalação.
2 - Ordem disponível para agendar. O número grande é o prazo (dia e mês); ao lado, o número da ordem, o pedido de venda, o cliente e o endereço. Clique na ordem para ver os itens dela.
3 - Sincronizar datas: quando ligado, o período da esquerda acompanha a semana exibida no calendário, e o campo Data fim fica bloqueado.
4 - Ícone de calendário: escolha a data em que o calendário começa.
5 - Setas: avançam ou voltam um dia por vez. As setas do teclado (← e →) fazem o mesmo.
6 - Nome da equipe. Cada equipe de instalação ativa tem uma linha, em ordem alfabética.
7 - Agendamento: mostra o pedido de venda (ou o código da ocorrência), o cliente, o ambiente e o horário. Clique para ver os detalhes e as ações.
O calendário mostra sempre 7 dias a partir da data escolhida, e não a semana de segunda a domingo. Sábados e domingos aparecem com o número em vermelho.
A cor do agendamento indica a situação da ordem: azul para Agendado, amarelo para Instalando e verde para Finalizado.
Nota: na lista de ordens de instalação as cores são outras (Agendado em laranja, Instalando em azul). Na agenda, vale a legenda acima.
Escolhendo quais ordens aparecem para agendar
Ao abrir a agenda, a lista da esquerda mostra as ordens nas situações Aguardando e Pendente com prazo entre hoje e os próximos 6 dias. As situações selecionadas aparecem como etiquetas no topo da tela.
Para mudar a seleção, clique no funil no canto superior direito:
1 - Situação: marque as situações que devem aparecer na lista. Também é possível filtrar por Cliente e por Pedido de venda. Clique em Confirmar para aplicar.
Nota: as ordens com prazo vencido não aparecem quando você abre a agenda, porque o período começa hoje. Para agendar uma ordem atrasada, volte a Data início até o prazo dela.
A lista mostra no máximo 20 ordens, em ordem de prazo. Se a ordem que você procura não aparece, diminua o período ou filtre pelo cliente ou pelo pedido de venda.
O filtro vale só para a lista da esquerda. O calendário sempre mostra todos os agendamentos do período, de todas as unidades de negócio, inclusive os já finalizados.
Agendando uma instalação
Arraste a ordem da lista da esquerda e solte no dia, na linha da equipe que vai fazer a instalação. A janela de agendamento abre já preenchida:
1 - Equipe de instalação: vem com a equipe da linha em que você soltou a ordem. Só aparecem equipes ativas.
2 - Data início: o dia em que você soltou a ordem.
3 - Horário de início: começa em 08:00.
4 - Horário de término: começa em 12:00. A lista mostra a duração entre parênteses, por exemplo 12:00 (4h).
5 - Data fim: para uma instalação de mais de um dia, informe o último dia.
6 - Nota: observação de até 200 caracteres. Aparece no detalhe do agendamento.
7 - Clique em Criar.
Nota: o Pontta não avisa se a equipe já tem outra instalação no mesmo horário, nem se a data já passou. Confira o calendário antes de confirmar.
Não existe um botão Agendar na ordem de instalação: o agendamento é feito sempre pela agenda.
O que acontece quando você agenda
- A ordem fica Agendada. A situação muda para Agendado, e a ordem sai da lista da esquerda (se a situação Agendado não estiver marcada no filtro).
- O acompanhamento do pedido é atualizado. Os itens do pedido de venda passam a mostrar a instalação como agendada.
- A equipe é avisada. Cada integrante da equipe recebe um compromisso "Instalação" seguido do número do pedido, na própria agenda do Pontta, com notificação. Quem conectou o Google Agenda também recebe o compromisso lá.
- A comissão não é gerada agora. A comissão da equipe é gerada só quando a ordem é finalizada, com os integrantes da equipe agendada naquele momento.
Nota: se você trocar os integrantes de uma equipe depois de agendar, os compromissos que já foram criados não mudam. Para avisar os novos integrantes, altere o agendamento e salve de novo.
Consultando, alterando e cancelando um agendamento
Clique no agendamento no calendário. A janela mostra o cliente, o endereço, o pedido de venda, o ambiente, o intervalo e a nota, e traz as ações:
1 - Itens da ordem de instalação: mostra os itens da ordem.
2 - Alterar: abre a janela de agendamento para trocar a equipe, as datas, os horários ou a nota. Use esta opção para reagendar.
3 - Cancelar o agendamento: desfaz o agendamento.
4 - Iniciar: marca o início da instalação. A ordem passa para Instalando.
5 - Finalizar: finaliza a instalação.
Ao alterar
Os compromissos antigos da equipe são cancelados e criados de novo com as datas novas, e os integrantes recebem uma nova notificação.
Nota: salvar uma alteração devolve a ordem para a situação Agendado, mesmo que ela já esteja Instalando. Se a instalação já começou, evite alterar o agendamento.
Ao cancelar
O Pontta pede confirmação ("Tem certeza de que deseja cancelar o agendamento?"). Ao confirmar:
- a ordem volta para a situação Aguardando, mesmo que antes estivesse Pendente;
- o acompanhamento do pedido volta para Aguardando agendamento;
- os compromissos da equipe são apagados.
Só é possível cancelar o agendamento de uma ordem Agendada. Para uma ordem Instalando ou Parcial, o Pontta mostra a mensagem "Ordem de instalação não pode ser cancelada".
Montando o dashboard de instalação
Os indicadores de instalação ficam no Dashboard, a tela inicial do Pontta. Lá você monta painéis com os widgets que quiser, de qualquer módulo.
Nota: o Dashboard só aparece para quem adquiriu o módulo que dá acesso a ele. Se a sua empresa não adquiriu esse módulo, o Dashboard não vai aparecer.
Criando o dashboard
Se você ainda não tem nenhum dashboard, clique em Criar meu primeiro dashboard. Se já tem, entre em modo de edição (veja abaixo) e clique em +.
Informe o Nome (por exemplo, Instalações) e clique em Salvar.
Entrando em modo de edição
1 - Personalizar (ícone de engrenagem): liga o modo de edição.
No modo de edição aparecem os botões para montar o painel:
1 - Novo dashboard: cria outro dashboard.
2 - Adicionar widget: abre o catálogo de widgets.
3 - Configurar (engrenagem do widget): muda o título e os filtros do widget. Ao lado ficam Atualizar dados e Remover widget.
4 - Confirmar: sai do modo de edição e grava o painel.
Adicionando os widgets de instalação
1 - Digite instala na busca para ver só a categoria Instalação.
2 - Clique no widget para adicioná-lo. Os que já estão no painel ganham um sinal de visto verde. Você pode adicionar o mesmo widget mais de uma vez, com filtros diferentes (por exemplo, um por unidade de negócio).
Configurando o período de cada widget
Depois de adicionar, abra o Configurar de cada widget de instalação:
1 - Unidade de negócio: deixe em branco para somar todas as unidades que você pode ver, ou escolha uma.
2 - Intervalo: Semana, Mês e Ano contam os últimos 7 dias, o último mês e os últimos 12 meses até hoje. Este mês e Este ano contam desde o dia 1º do mês ou de janeiro.
3 - Clique em Salvar e, no fim, em Confirmar no topo da tela.
Nota: o Intervalo aparece preenchido com Este ano assim que você adiciona o widget, mas o período só passa a valer depois que você clica em Salvar na configuração. Até lá, o widget pode mostrar 0. Abra a configuração de cada widget novo e salve, mesmo sem mudar nada.
O que cada indicador conta
- Instalações atrasadas. Ordens de instalação que não estão Finalizadas e cujo prazo já passou, com o prazo dentro do período escolhido. Entram também as ordens que nunca foram agendadas (Aguardando e Pendente). Ordens com prazo vencido antes do início do período não entram.
- Total de instalações finalizadas. Ordens na situação Finalizado no período. A data considerada é a da última alteração da ordem.
- Evolução de instalações por mês. O mesmo total de finalizadas, mês a mês.
Os dois indicadores numéricos mostram, no canto, a variação em relação ao período anterior equivalente (por exemplo, Este ano comparado com o mesmo trecho do ano passado).
Nota: como a data usada nas finalizadas é a da última alteração, uma ordem finalizada em junho e editada em agosto passa a contar em agosto.
Relatórios e gráficos do módulo
O botão Relatórios e gráficos, na lista de ordens de instalação, abre a página Relatórios de instalação. Ela lista os relatórios personalizados da sua empresa feitos para ordens de instalação. Os indicadores prontos ficam no Dashboard, descrito acima.
Se a página abrir em branco, a sua empresa ainda não tem relatórios personalizados de instalação. Fale com o suporte do Pontta se precisar de um.
Dúvidas frequentes
A ordem que eu quero agendar não aparece na lista da agenda.
Confira três coisas: se o prazo da ordem está dentro do período Data início / Data fim (ordens atrasadas ficam de fora quando o período começa hoje), se a situação dela está marcada no filtro (o padrão é só Aguardando e Pendente) e se a lista não passou de 20 ordens.
Arrastei a ordem, mas a equipe que eu quero não está na lista de equipes.
A janela só mostra equipes ativas. Confira o cadastro da equipe de instalação.
Preciso mudar a data de uma instalação já agendada. Arrasto de novo?
Não. Clique no agendamento no calendário e use Alterar. Arrastar a mesma ordem de novo cria um segundo agendamento, e a ordem passa a aparecer duas vezes no calendário e na lista.
A ordem aparece duas vezes na lista de ordens de instalação.
Ela foi agendada duas vezes. Cancele no calendário o agendamento que sobrou.
Nota: cancelar um dos agendamentos devolve a ordem para Aguardando, mesmo que o outro continue no calendário. Depois de cancelar o que sobrou, abra o que ficou, clique em Alterar e salve, para a ordem voltar para Agendado.
Por que o Cancelar o agendamento não funciona em uma ordem Instalando?
Só é possível cancelar o agendamento de uma ordem Agendada. Depois que a instalação começa, finalize a ordem ou use as opções da própria ordem de instalação.
O widget Instalações atrasadas mostra 0, mas tenho ordens com prazo vencido.
Abra o modo de edição, clique em Configurar no widget, confira o Intervalo e clique em Salvar. Veja a nota em "Configurando o período de cada widget". Lembre também que o widget só conta ordens com prazo dentro do período escolhido.
Os widgets de instalação não aparecem no catálogo.
Eles exigem o módulo de Instalação e a permissão Relatórios de instalação no seu papel de colaborador.
A equipe não recebeu a notificação do agendamento.
A notificação vai para os integrantes cadastrados na equipe no momento em que o agendamento foi criado ou alterado. Confira os integrantes da equipe; se mudaram, altere o agendamento e salve para os novos integrantes receberem.