Nesse artigo você vai aprender
De onde vem cada reserva de estoque, o que faz ela ser apagada, como consultar e cancelar uma reserva e por que uma reserva pode desaparecer sem que ninguém tenha mexido nela.
Descrição
A reserva de estoque separa uma quantidade de um produto de estoque para um compromisso: um orçamento, um pedido de venda, uma requisição, uma ordem ou um agrupamento de produção. Ela não tira nada do saldo físico; ela só diminui a projeção, que é o quanto ainda sobra para novos compromissos.
Na lista de produtos de estoque, as quatro colunas se relacionam assim:
- Saldo atual: quantidade que está fisicamente no estoque.
- Reservado: soma de todas as reservas do produto naquele estoque.
- Firmado: quantidade comprada que ainda vai chegar.
- Projeção: Saldo atual + Firmado − Reservado.
A reserva só cai quando o compromisso é cumprido ou desfeito. A reserva não tem validade: não existe nada no Pontta que apague uma reserva porque o prazo dela passou.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Consultar as reservas de um produto
- Reservar pelo orçamento
- Quando a reserva nasce
- Quando a reserva cai
- Por que a reserva some
- Parâmetros de reserva
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulo de Estoque contratado na assinatura.
- O item precisa ter um produto de estoque (o item cadastrado em um estoque). Item sem produto de estoque não reserva.
- Para reservar pelo orçamento: o orçamento precisa estar com status Ativo.
- Permissão para acessar Estoque > Produtos de estoque.
Consulte também: Editar permissões do papel de colaborador
Consultar as reservas de um produto
Em Estoque > Produtos de estoque, pesquise o produto.
1 - A coluna Reservado mostra o total reservado do produto naquele estoque. Quando há reserva, o número é um link.
2 - Clique no número para abrir a lista de reservas que compõem esse total.
3 - A Projeção já desconta o reservado. É ela que diz se ainda há produto livre.
1 - Reserva de requisição: o nome começa com REQUISIÇÃO e é um link que abre a requisição que gerou a reserva.
2 - Pedido de venda e Cliente mostram de quem é o compromisso. Reservas de orçamento ou pedido de venda aparecem com o nome #código do documento seguido do cliente, sem link; as de produção, com ORDEM PRODUÇÃO ou AGRUPAMENTO PRODUÇÃO.
3 - Prazo: nas reservas de requisição é o prazo da requisição; nas de orçamento e pedido é o momento da reserva mais 24 horas.
4 - O X cancela a reserva. O sistema pede confirmação (Deseja realmente cancelar essa reserva de estoque?).
Nota: o Prazo é só informativo. Uma reserva com prazo vencido continua reservando o produto até que alguém a cancele ou o compromisso seja cumprido.
Nota: cancelar com o X uma reserva de requisição é provisório. Enquanto a requisição estiver ativa, a reserva volta na próxima recontagem do produto (veja Por que a reserva some). Para liberar de vez, trate a requisição.
Reservar pelo orçamento
É a única reserva feita à mão. Serve para segurar o produto enquanto o cliente decide.
1 - No orçamento ativo, abra o menu de ações (⋮) no topo e clique em Reservar estoque...
1 - Em Estoque, escolha de qual estoque sai o produto. O número entre parênteses é o saldo atual, que não desconta as reservas já existentes.
2 - Clique no ✓ para reservar o item. A quantidade reservada é a quantidade do item; em item de ambiente, é a quantidade do item multiplicada pela do ambiente.
Depois de reservado, o ✓ vira uma lixeira, que apaga a reserva daquele item. Enquanto o item estiver reservado, o estoque não pode ser trocado.
Nota: se o diálogo mostrar Nenhum produto para entregar, nenhum item do orçamento tem produto de estoque. O texto é o mesmo da entrega, mas aqui significa que não há o que reservar.
Quando a reserva nasce
Além do orçamento, a reserva é criada sozinha em quatro situações:
1. Quando o pedido de venda é criado ou tem a negociação aprovada
- Se o orçamento de origem tinha reservas, elas passam para o pedido (a coluna Pedido de venda é preenchida). Nada é reservado de novo.
- Se não havia reserva, o pedido reserva cada item que tem produto de estoque.
2. Quando uma requisição é criada
A requisição reserva o produto se o motivo e a situação permitirem:
- Motivos que reservam: Atender pedido de venda, Atender ordem de produção, Atender ocorrência, Requisição interna e Retrabalho. Reposição do estoque e Contratação de serviço nunca reservam.
- Situações que reservam: Aguardando aprovação, Aprovado, Liberado para compra, Cotando, Em compra e Recebido.
Essa reserva é criada em segundo plano, alguns segundos depois da requisição. Se a quantidade, o estoque ou o produto da requisição mudam, a reserva acompanha.
3. Quando uma ordem de produção é criada ou entra em um agrupamento
A ordem de produção reserva os insumos no estoque padrão, com o nome ORDEM PRODUÇÃO #número. Quando a ordem entra em um agrupamento de produção, essas reservas são trocadas por uma reserva só do agrupamento, com o nome AGRUPAMENTO PRODUÇÃO #número, somando a quantidade de cada insumo.
4. Na recontagem do produto
A recontagem recria as reservas das requisições válidas. Veja a seção Por que a reserva some.
Quando a reserva cai
- Requisição: a reserva da requisição é apagada quando ela é atendida (o produto sai do estoque) ou excluída. Na requisição com composições, a reserva da requisição principal cai quando ela é concluída.
- Pedido de venda: quando o pedido de venda é criado e o item gera requisição, a reserva do orçamento é apagada e a requisição passa a reservar no lugar dela.
- Produção: ao cancelar o agrupamento ou a ordem de produção, a reserva é apagada. Ao tirar uma ordem do agrupamento, a quantidade dela é descontada da reserva do agrupamento.
- Manualmente: pela lixeira no diálogo do orçamento ou pelo X na lista de reservas.
Quais itens do pedido geram requisição depende do parâmetro Cria requisição dos itens de tabela ao estoque quando criar pedido de venda. Ligado, todos os itens geram. Desligado, só os produtos com a opção Cria requisição ao estoque para este produto quando criar pedido de venda marcada no cadastro. Os demais itens continuam com a reserva do orçamento ou do pedido.
Por que a reserva some
Este é o motivo da maioria dos chamados de reserva que desapareceu.
Toda vez que entra estoque de um produto por entrada de compra (com ou sem XML de NF-e) ou por entrada de produto fabricado, o Pontta reconta aquele produto em segundo plano. O mesmo acontece quando alguém usa Recontar o estoque do produto (no histórico do produto) ou Recontar o estoque dos produtos selecionados (na lista). A recontagem refaz o saldo e, no fim, refaz as reservas assim:
1 - Apaga todas as reservas do produto naquele estoque.
2 - Preserva só as reservas de requisições nas situações Empacotado ou Produzindo.
3 - Recria as reservas das requisições que estão em motivo e situação que reservam. Requisições de pedido de venda que não existe mais ficam de fora.
O resultado:
- Reservas de requisição: voltam (se a requisição continua válida).
- Reservas de orçamento e de pedido de venda sem requisição: somem e não voltam.
- Reservas de ordem e de agrupamento de produção: somem e não voltam.
Nota: se um cliente diz que reservou pelo orçamento e a reserva sumiu, confira se houve entrada de estoque daquele produto depois da reserva. É a causa mais comum. Para reservar de novo, abra Reservar estoque... no orçamento.
Parâmetros de reserva
Em Administração > Estoque > Parâmetros existe a seção Reserva de estoque.
1 - Verificar projeção ao reservar estoque.
2 - Mostrar saldo disponível de estoque ao adicionar itens no orçamento, (levando em conta os reservados). Ligado, a tela de adicionar itens no orçamento mostra o Saldo atual menos o Reservado (nunca abaixo de zero). Desligado, mostra o Saldo atual.
Nota: hoje o parâmetro Verificar projeção ao reservar estoque não muda o comportamento do Pontta. Mesmo ligado, a reserva é criada sem consultar a projeção. Não use esse parâmetro para resolver chamado.
Dúvidas frequentes
Reservei pelo orçamento e a reserva sumiu. O que aconteceu?
Quase sempre foi uma entrada de estoque do produto depois da reserva. A entrada dispara a recontagem, que apaga reservas de orçamento. A outra causa é o pedido de venda ter gerado requisição para o item: aí a reserva passa a ser da requisição, com o nome REQUISIÇÃO.
A reserva está com prazo vencido. Por que continua reservando?
Porque o prazo não expira a reserva. Ela só cai quando o compromisso é cumprido, desfeito ou quando alguém a cancela.
Cancelei uma reserva e ela voltou. Por quê?
Era uma reserva de requisição. Enquanto a requisição estiver em uma situação que reserva, a recontagem recria a reserva. Atenda, exclua ou ajuste a requisição.
Por que a projeção está negativa se o saldo atual é positivo?
Porque há mais reservado do que saldo atual mais firmado. A projeção negativa indica que os compromissos já passam do que existe e do que está para chegar.
Por que a opção Reservar estoque... não aparece no orçamento?
O orçamento não está Ativo (convertido ou declinado não reserva) ou a assinatura não tem o módulo de Estoque.
O mesmo produto aparece em várias linhas de reserva. Está duplicado?
Não necessariamente. Cada requisição, orçamento ou pedido gera a sua linha. Duas linhas com o mesmo código de requisição costumam ser itens diferentes da mesma requisição.