Nesse artigo você vai aprender
- Onde ver quanto do armazenamento do plano a empresa já usou.
- Como consultar todos os arquivos anexados no Pontta em uma única tela.
- Como pesquisar e filtrar os arquivos por nome, data de upload e contexto.
- O que acontece quando o limite de armazenamento do plano é atingido.
- Como liberar espaço.
Descrição
Todo arquivo enviado ao Pontta ocupa espaço no armazenamento da empresa: anexos de atendimentos, orçamentos, pedidos de venda, tarefas, ocorrências e lançamentos financeiros, imagens de produtos e de customizáveis e os arquivos de projeto importados nos itens.
Na Administração existem dois pontos para acompanhar esse uso:
- Visão geral: o quadro Armazenamento utilizado mostra o total ocupado e o limite do plano.
- Arquivos: lista todos os arquivos da empresa, com tamanho, tipo, onde foram anexados (contexto) e data de upload.
A tela Arquivos é só de consulta: nela não é possível abrir, baixar nem excluir arquivos. Essas ações continuam sendo feitas no próprio registro onde o arquivo foi anexado.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Consultando o armazenamento utilizado
- Abrindo a lista de arquivos
- Entendendo a lista de arquivos
- Filtrando por data de upload e contexto
- Quando o limite do plano é atingido
- Como liberar espaço
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Acesso à Administração para ver o quadro Armazenamento utilizado.
- Permissão Arquivos (em Outros) no papel do colaborador para abrir a lista de arquivos.
Consulte também: Permissões do papel
Consultando o armazenamento utilizado
Ao entrar em Administração, a primeira tela aberta é a Visão geral:
1 - Visão geral: se estiver em outra tela da Administração, clique aqui para voltar.
2 - Armazenamento utilizado: o primeiro número é o espaço ocupado pelos arquivos da empresa; o segundo é o limite contratado no plano. Ex.: 812,5 MB / 30 GB. Passe o mouse sobre o primeiro número para ver o valor em MB.
Nota: o total é atualizado a cada hora. Depois de enviar ou excluir arquivos, pode levar até 1 hora para o número mudar.
Se o plano da empresa não tiver limite de armazenamento cadastrado, o quadro mostra só o espaço ocupado, sem a parte depois da barra.
Abrindo a lista de arquivos
Ainda em Administração, no menu da esquerda:
1 - Clique em Outros para abrir o grupo.
2 - Clique em Arquivos.
Entendendo a lista de arquivos
1 - Pesquisar: digite parte do nome do arquivo. A pesquisa não diferencia maiúsculas, minúsculas nem acentos.
2 - Filtro: abre o painel para filtrar por período de upload e por contexto (veja a próxima seção).
3 - Contexto: onde o arquivo está anexado, por exemplo Orçamento, Pedido de venda ou Produto.
4 - Data de upload: a lista abre com os mais recentes primeiro. Clique no título da coluna para inverter a ordem.
As colunas Nome, Tamanho e Tipo também ordenam a lista ao clicar no título. Ordenar por Tamanho é o jeito mais rápido de achar os arquivos que mais ocupam espaço.
Os contextos que podem aparecer são:
- Atendimento e Ambiente de atendimento
- Orçamento e Pedido de venda
- Revisão de pedido de venda
- Tarefa e Ocorrência
- Receita, Parcela de receita, Despesa, Parcela de despesa e Transferência financeira
- Produto e Customizável (imagens do cadastro)
Nota: a lista não informa em qual atendimento, orçamento ou pedido o arquivo está, só o tipo de registro. Para abrir, baixar ou excluir o arquivo, vá até o registro e use a área de anexos dele.
Filtrando por data de upload e contexto
Clique no ícone de Filtro, à direita do campo de pesquisa:
1 - Data de upload (Início): o primeiro dia do período.
2 - Data de upload (Fim): o último dia do período. O dia inteiro entra no filtro.
3 - Contexto: escolha um tipo de registro para ver só os arquivos anexados nele. A lista mostra apenas os contextos que já têm arquivo na empresa.
4 - Clique em Confirmar, no rodapé do painel.
Os filtros ativos aparecem como etiquetas abaixo da pesquisa. Clique no X da etiqueta para remover um filtro, ou em Limpar no painel para remover todos.
Quando o limite do plano é atingido
Quando o espaço ocupado passa do limite do plano, o Pontta para de aceitar novos arquivos e mostra a mensagem:
O limite de armazenamento do seu plano foi atingido, qualquer dúvida contacte o nosso comercial
O bloqueio vale para qualquer envio de arquivo:
- anexos em atendimentos, orçamentos, pedidos, tarefas, ocorrências e lançamentos financeiros;
- imagens de produtos e de customizáveis;
- arquivos de projeto importados nos itens do orçamento ou do pedido.
Os arquivos que já estão no Pontta continuam disponíveis para abrir e baixar. Só o envio de novos fica bloqueado.
Nota: o Pontta tem uma tolerância de 2 GB além do limite do plano antes de bloquear. Ex.: num plano de 30 GB, os envios param quando o total chega a 32 GB. Como o total é atualizado a cada hora, o bloqueio (e o desbloqueio) também pode levar até 1 hora para acontecer.
Como liberar espaço
1 - Em Arquivos, ordene a lista por Tamanho, do maior para o menor, e anote os arquivos que não são mais necessários e o Contexto de cada um.
2 - Abra o registro onde o arquivo está anexado e exclua o arquivo na área de anexos.
3 - Aguarde até 1 hora e confira o novo total em Visão geral > Armazenamento utilizado.
A exclusão é definitiva: o arquivo é apagado do armazenamento e não pode ser recuperado. Baixe uma cópia antes, se precisar guardar.
Se a empresa precisa de mais espaço de forma permanente, fale com o comercial da Pontta para ajustar o limite do plano.
Nota: os arquivos de projeto importados nos itens do orçamento ou do pedido não podem ser excluídos. Ao tentar, o Pontta mostra a mensagem "O arquivo é imutável e não pode ser excluído".
Dúvidas frequentes
Excluí arquivos e o armazenamento utilizado não diminuiu
O total é recalculado a cada hora. Aguarde até 1 hora e abra a Visão geral de novo.
Não consigo anexar nenhum arquivo e aparece a mensagem de limite
O espaço ocupado passou do limite do plano. Libere espaço excluindo arquivos que não são mais necessários (veja Como liberar espaço) ou fale com o comercial para ampliar o plano.
Consigo baixar ou excluir o arquivo direto na lista?
Não. A tela Arquivos é só de consulta. Abra o registro indicado em Contexto e use a área de anexos dele.
A lista mostra o contexto, mas não sei em qual pedido o arquivo está
A tela não mostra o número do registro. Use o nome do arquivo e a data de upload como pista e procure na lista de pedidos, orçamentos ou atendimentos daquele período.
O item Arquivos não aparece no menu Outros
O papel do colaborador não tem a permissão Arquivos em Outros. Peça a um administrador para ativá-la no papel. Consulte também: Permissões do papel
Na coluna Contexto aparece um texto como fileStorage.contexts.PROPOSAL_ITEM_ID
São arquivos de projeto importados em itens de orçamento (PROPOSAL_ITEM_ID) ou de pedido de venda (SALES_ORDER_ITEM_ID). O nome do contexto ainda não tem tradução na tela, mas o arquivo está normal.
Na coluna Nome aparece "Invalid Date"
Alguns arquivos ficam com o nome gravado assim no momento do envio. A lista mostra o nome que foi salvo. Use o Contexto, o Tamanho e a Data de upload para localizá-lo.