Agenda (Agendamentos): como funciona e todas as formas de agendar

Nota: A agenda limita a listagem inicial dos colaboradores em 25 colaboradores ordenados por ordem alfabética

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2. Criar um agendamento direto na agenda

Use para compromissos avulsos: uma visita, uma medição, uma reunião. 

    1 - Pesquise e selecione o colaborador,

    2 - Clique em um horário livre do quadro, no dia desejado.

    3 - Título: obrigatório. É o texto que aparece no quadro. Sem ele, o Pontta mostra Valor obrigatório.

    4 - Data início: já vem com o dia clicado.

    5 - Horário de início: já vem com o horário clicado.

    6 - Horário de término: o Pontta sugere 1 hora de duração e mostra a duração entre parênteses. Ajuste se precisar.

    7 - Data fim: preencha uma data posterior para compromissos de mais de um dia.

    8 - Cliente: opcional. Pesquise pelo nome; se o cliente não existir, a opção NOVO CLIENTE permite cadastrá-lo ali mesmo.

    9 - Nota: opcional. Texto livre que aparece nos detalhes e na impressão.

    10 - Clique em CONFIRMAR.

Nota: apesar do nome Agendar tarefa, essa janela não cria uma tarefa. Ela cria só o compromisso na agenda do colaborador. Para ligar o agendamento a uma tarefa, use o caminho da seção 3.

Coisas que o Pontta não confere ao criar um agendamento:

• Conflito de horário: dá para criar dois compromissos no mesmo horário para o mesmo colaborador. O quadro mostra os dois lado a lado.
• Disponibilidade: o agendamento é criado para o colaborador selecionado, sem verificar se ele trabalha naquele dia ou horário.

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3. Agendar uma tarefa

Tarefas de um fluxo de trabalho (por exemplo, as tarefas de um pedido de venda) podem ser agendadas para um colaborador. No pedido de venda, na seção Tarefas:

    1 - Clique nos três pontos da tarefa.

    2 - Clique em Agendar.

Abre a agenda dedicada àquela tarefa (o título da tela traz o nome da tarefa):

    1 - A orientação no topo resume o processo: selecione a data, pesquise e selecione o colaborador e clique em um horário livre na coluna do dia.

    2 - Pesquise o colaborador que vai executar a tarefa.

    3 - Selecione o colaborador e clique no horário livre. A janela de agendamento abre sem o campo Título: o título do agendamento é o nome da tarefa.

    4 - Depois de CONFIRMAR, o agendamento aparece no quadro com o nome da tarefa.

    5 - O Pontta confirma com a mensagem Agendamento criado.

O que acontece com a tarefa

• O colaborador do agendamento passa a ser o responsável da tarefa. Uma tarefa que estava como Não atribuído fica atribuída a ele.
• Se o fluxo de trabalho tiver ações configuradas para o momento do agendamento, elas são executadas.
• O agendamento aparece nos detalhes da tarefa, na seção Agendamentos.
• Enquanto existir agendamento, a tarefa não pode ser cancelada: o Pontta mostra Não foi possível excluir essa tarefa pois existe agendamento.
• O cliente vinculado a tarefa será o cliente vinculado ao processo que foi feito o agendamento.

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4. Agendar uma ordem de instalação

A ordem de instalação é agendada para uma equipe, não para uma pessoa. O Pontta cria um agendamento na agenda de cada membro da equipe.

Antes: montar as equipes

Em Administração > Instalação > Equipe de instalação, cadastre ou altere a equipe:

    1 - Colaborador: pesquise e adicione cada membro.

    2 - Marque o líder da equipe.

    3 - Comissão: percentual de comissão do membro.

    4 - Ativo: indica se a equipe está em uso.

    5 - Clique em ATUALIZAR.

Nota: todos os membros recebem o agendamento, inclusive o líder. Se você incluir ou retirar alguém da equipe, as instalações já agendadas não mudam: o novo membro só recebe os compromissos das instalações agendadas ou reagendadas depois da alteração.

Agendar

Na ordem de instalação, informe o Prazo: a ordem passa para Pendente. Em seguida, abra a tela Agendamento da instalação pelo botão flutuante da ordem:

    1 - Filtros de situação: por padrão a tela mostra as ordens Aguardando e Pendente.

    2 - Data início e Data fim: período das ordens listadas.

    3 - Ordem de instalação a agendar: o cartão mostra o prazo, o pedido, o cliente e o endereço. Leve o cartão até a linha da equipe, no dia desejado.

    4 - Equipe de instalação: obrigatória. Cada linha do quadro é uma equipe.

    5 - Horários e datas de início e término da instalação.

    6 - Nota: vai para o agendamento de cada membro.

    7 - Clique em CRIAR. O Pontta mostra Ordem de instalação agendada.

O que acontece

• Cada membro da equipe recebe um agendamento com o título da instalação (pedido e cliente), o período e a nota.
• A ordem de instalação passa para Agendado.
• Ao alterar a data, o horário ou a equipe do agendamento da instalação, o Pontta apaga os agendamentos dos membros e cria novos com os dados atualizados.
• Ao cancelar o agendamento da instalação, os compromissos saem da agenda de todos os membros e a ordem volta para Aguardando.

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5. Consultar um agendamento

Clique no bloco do agendamento no quadro para abrir os detalhes. No exemplo, um agendamento criado por uma ordem de instalação:

    1 - Três pontos: ações do agendamento.

    2 - Data/Hora de início e Data/Hora de fim.

    3 - Nota.

    4 - Agendamentos referenciados devem ser editados em sua origem: o agendamento veio de outro processo e os campos ficam bloqueados.

    5 - Referência: dados da origem — pedido, descrição, cliente, telefone, e-mail e endereço.

    6 - FECHAR.

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6. Alterar e cancelar: o que acontece em cada caso

O que pode ser alterado depende da origem do agendamento:

• Criado na agenda ou a partir de tarefa: dá para alterar o período e a nota. O título e o cliente não mudam depois de criado; para corrigir, cancele e crie de novo.
• Criado por ordem de instalação: altere ou cancele na própria ordem de instalação (tela Agendamento da instalação). Assim o Pontta atualiza a agenda de todos os membros de uma vez.

Ao cancelar um agendamento, ele sai da agenda. Os efeitos colaterais:

• Agendamento de tarefa: a tarefa perde o responsável e volta a ficar Não atribuído.
• Agendamento avulso: só o compromisso sai da agenda; não há outro efeito.

Nota: ao cancelar o agendamento de uma tarefa, confira a tarefa depois. Ela continua aberta, mas sem responsável, e precisa ser agendada ou atribuída de novo.

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7. Configuração da agenda

    1 - A engrenagem no canto inferior direito ajusta como o quadro é exibido

    2 - Primeira hora: primeira linha de horário do quadro (0 a 23).

    3 - Última hora: última linha de horário do quadro.

    4 - A cada: intervalo de cada linha do quadro (por exemplo, 30m).

    5 - Mostrar domingo e Mostrar sábado: incluem esses dias na visualização da semana. Desmarcados, a semana mostra de segunda a sexta.

    6 - Clique em CONFIRMAR.

Essas opções mudam só a exibição do quadro. Elas não bloqueiam agendamentos fora do horário nem em fins de semana.

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8. Imprimir a agenda

    1 -O botão de impressora gera a agenda dos colaboradores em PDF

    2 - Data início: obrigatória.

    2 - Data fim: obrigatória.

    3 - Pesquisar: filtra a lista de colaboradores.

    4 - Marque os colaboradores que entram na impressão.

    5 - Clique em CONFIRMAR.

O PDF Agenda do colaborador lista os compromissos de cada colaborador no período:

    1 - Colaborador e a quantidade de agendamentos no período.

    2 - Período e título de cada agendamento. Agendamentos ligados a pedido trazem também o cliente e o endereço.

    3 - Observações: espaço em branco para anotações em campo.

    4 - Assinatura: espaço para assinatura, útil para comprovar a visita ou o serviço.

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9. Quais colaboradores aparecem na lista

Por padrão, a lista da agenda mostra todos os colaboradores. A visibilidade pode ser restringida pelo papel do colaborador (Administração > Usuário > Papéis de colaboradores):

• Papel sem restrição de agenda: quem tem esse papel vê todos os colaboradores.
• Papel com papéis liberados: quem tem esse papel vê a si mesmo e os colaboradores que possuem algum dos papéis liberados.

Exemplo: o papel Instalador liberado só para ver o papel Instalador. Um instalador enxerga a própria agenda e a dos outros instaladores, mas não a dos vendedores.

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Dúvidas frequentes

Não consigo alterar um agendamento de instalação pela agenda. Por quê?

Ele é referenciado: foi criado pela ordem de instalação. Altere ou cancele o agendamento na tela Agendamento da instalação; o Pontta atualiza a agenda de todos os membros.

Agendei uma instalação e um membro da equipe não recebeu o compromisso.

Confira se ele estava na equipe no momento do agendamento. Membros incluídos depois só recebem os compromissos se a instalação for reagendada (altere a data ou a equipe e salve de novo).

Cancelei o agendamento e a tarefa ficou sem responsável.

É o comportamento esperado: o agendamento é que atribui o responsável. Ao cancelar, a atribuição é desfeita. Agende de novo ou atribua o responsável na tarefa.

Por que não consigo cancelar uma tarefa?

A tarefa tem agendamento. Cancele o agendamento primeiro e depois cancele a tarefa.

Posso agendar dois compromissos no mesmo horário para a mesma pessoa?

Sim. O Pontta não bloqueia conflito de horário. Confira o quadro antes de agendar.

Errei o título do agendamento. Como corrijo?

O título não pode ser alterado depois de criado. Cancele o agendamento e crie outro.

Um colaborador não aparece na lista da agenda.

Verifique a restrição de agenda do seu papel de colaborador (seção 9). Você só vê os colaboradores dos papéis liberados para o seu papel, além de você mesmo.

Os sábados e domingos não aparecem no quadro.

Abra a Configuração da agenda (engrenagem) e marque Mostrar sábado e Mostrar domingo.