Minhas tarefas: como funciona, filtros, estágios e regras para concluir
Nesse artigo você vai aprender
Como acessar e usar a tela Minhas tarefas, quais tarefas aparecem para cada colaborador, como filtrar e salvar filtros favoritos, o que significa cada estágio, quem pode mudar o estágio de uma tarefa e quais regras o Pontta confere antes de deixar uma tarefa ser concluída.
Descrição
Minhas tarefas reúne, em uma única lista, as tarefas que o colaborador precisa executar, de todos os processos do Pontta. Cada tarefa está ligada a uma referência, que é o registro de onde ela veio:
- Atendimento e Ambiente do atendimento
- Orçamento e Pedido de venda
- Ocorrência e Assistência técnica
- Linha de grade
As tarefas chegam de duas formas:
- Tarefas de fluxo de trabalho: criadas automaticamente pelos fluxos de trabalho configurados em Administração > Fluxo de trabalho. Seguem a ordem do fluxo e as regras de cada etapa (quem executa, quem conclui, checklist, formulário).
- Tarefas avulsas: criadas à mão dentro de um registro, por exemplo um lembrete com alerta em uma assistência técnica.
O subtítulo da tela resume a regra principal: a lista mostra as tarefas atribuídas a você e as tarefas que podem ser executadas conforme o seu papel.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- 1. Acessar Minhas tarefas
- 2. Conhecendo a lista
- 3. Quais tarefas aparecem para cada colaborador
- 4. Filtrar e salvar filtros favoritos
- 5. Abrir uma tarefa: tela Detalhes da tarefa
- 6. Estágios da tarefa e quem pode mudar cada um
- 7. Concluir uma tarefa: o que é conferido e o que acontece
- 8. Alertas, responsável e notificações
- Dúvidas frequentes
1. Acessar Minhas tarefas
Minhas tarefas fica na barra lateral esquerda, no segundo ícone (prancheta com um visto):
1 - Clique no ícone Minhas tarefas. A tela abre já filtrada (veja a seção 2).
2. Conhecendo a lista
1 - Pesquisar: procura pelo título da tarefa ou pelo nome da referência (por exemplo o ambiente Living ou o código PV-UN1-70545.1). Não diferencia maiúsculas e minúsculas e encontra partes do texto.
2 - Filtro: abre o painel Filtrar (seção 4).
3 - Filtros ativos: cada etiqueta é um filtro aplicado. Clique no X da etiqueta para tirar aquele filtro.
4 - Referência: o tipo de registro de onde a tarefa veio, com um ícone para cada tipo.
5 - Título: nome da tarefa. Entre parênteses aparece o nome ou código da referência. O ícone em forma de linha ao lado do título identifica tarefas de fluxo de trabalho.
6 - Alerta: quando a tarefa tem alerta, a data e a hora aparecem abaixo do título, com um relógio.
7 - Estágio: em que ponto a tarefa está (seção 6).
8 - Responsável: o colaborador que responde pela tarefa, com o papel dele entre parênteses. Fica vazio quando a tarefa ainda não foi atribuída.
9 - Ações: os três pontos levam à opção Visualizar (seção 5).
10 - Paginação: escolha quantas tarefas ver por página (25 por padrão) e navegue entre as páginas.
A coluna Cliente mostra o cliente da referência, quando existir.
A lista é agrupada pelo tipo de referência e, dentro de cada tipo, vai da tarefa criada mais recentemente para a mais antiga.
Nota: ao abrir a tela, o Pontta já aplica os filtros Aguardando, A Fazer, Pendente, Em progresso e Atribuído a mim. Ou seja, por padrão você vê só as tarefas que estão com você e que ainda não foram concluídas. Para ver tarefas livres do seu papel, marque Não atribuído no filtro.
3. Quais tarefas aparecem para cada colaborador
Tarefas canceladas nunca aparecem. Das demais, o que aparece depende do filtro Atribuição e do papel do colaborador (o papel que aparece entre parênteses ao lado do nome, por exemplo Vendedor Loja 1).
Em cada etapa de um fluxo de trabalho, o administrador define quais papéis podem executar aquela tarefa. É isso que o Pontta usa para decidir se uma tarefa é do seu papel.
- Atribuído a mim: tarefas em que você é o responsável. Vale para qualquer tarefa, de fluxo ou avulsa.
- Não atribuído: tarefas sem responsável cuja etapa do fluxo tem o seu papel entre os que executam. É a fila de tarefas livres que você pode assumir.
- Atribuído a outro: tarefas que estão com outro colaborador, de etapas que o seu papel também executa.
- Nenhuma opção de Atribuição marcada: o Pontta mostra as tarefas atribuídas a você e as tarefas do seu papel, com ou sem responsável.
Nota: tarefas avulsas não têm papéis executores. Por isso elas só aparecem em Minhas tarefas para quem é o responsável.
O colaborador marcado com acesso a todos os papéis não fica limitado ao próprio papel: com Não atribuído ou Atribuído a outro, ele vê as tarefas de todos os papéis.
4. Filtrar e salvar filtros favoritos
Clique no ícone de filtro, ao lado da pesquisa. O painel Filtrar abre à direita:
1 - Referência: mostra só tarefas dos tipos marcados. Sem nenhum marcado, todos os tipos aparecem.
2 - Estágio: mostra só tarefas nos estágios marcados. Para ver o que já foi feito, marque Concluída.
3 - Atribuição: Não atribuído, Atribuído a mim e Atribuído a outro (seção 3).
4 - Filtro favorito: escolha um filtro salvo para aplicá-lo.
5 - Lixeira: exclui o filtro favorito selecionado.
6 - CONFIRMAR: aplica os filtros marcados.
7 - CONFIRMAR E FAVORITAR: aplica os filtros e salva a combinação com um nome, para usar de novo depois.
8 - LIMPAR: desmarca todas as opções.
9 - FECHAR: fecha o painel sem aplicar.
Nota: os filtros favoritos são do seu usuário. Outros colaboradores não veem os seus favoritos.
5. Abrir uma tarefa: tela Detalhes da tarefa
Na lista, use a coluna Ações:
1 - Clique nos três pontos da tarefa.
2 - Clique em Visualizar.
A tela Detalhes da tarefa reúne tudo sobre ela:
1 - Três pontos: ações da tarefa, como Agendar.
2 - Instrução: orientação de como executar a tarefa, definida na etapa do fluxo de trabalho.
3 - Data limite: prazo da tarefa. Nas tarefas de fluxo, o prazo pode ser calculado automaticamente a partir de uma data da referência, conforme a configuração da etapa.
4 - Alerta: data e hora em que o Pontta envia uma notificação sobre a tarefa (seção 8).
5 - Estágio: clique para mudar o estágio da tarefa (seção 6).
6 - Responsável: o colaborador que responde pela tarefa.
7 - Anexos: os três pontos trazem as opções dos arquivos anexados.
8 - Arraste os arquivos para o quadro ou clique em PESQUISAR POR para anexar.
9 - Referência: o registro de onde a tarefa veio, com unidade de negócio, descrição, responsável e cliente.
10 - Checklist: os itens a cumprir. Nas tarefas de fluxo, os itens vêm da etapa do fluxo; marque cada um conforme for feito.
11 - Agendamentos: os agendamentos ligados à tarefa. Mostra Nenhum agendamento quando não há.
6. Estágios da tarefa e quem pode mudar cada um
Toda tarefa está em um destes estágios:
- Aguardando: a tarefa existe, mas ainda não foi liberada. É o caso das etapas do fluxo que dependem de uma etapa anterior.
- A Fazer: liberada para ser feita, ainda não iniciada.
- Pendente: iniciada, mas parada esperando alguma coisa.
- Em progresso: em execução.
- Concluída: finalizada. Por padrão, sai da lista.
Para mudar, abra a tarefa e clique no campo Estágio (item 5 da seção 5).
Quem pode mudar o estágio
Nas tarefas de fluxo de trabalho, cada etapa define quais papéis podem executar, concluir e paralisar a tarefa. O Pontta confere assim:
- O responsável pela tarefa: pode mover a tarefa para qualquer estágio, respeitando as regras de conclusão da seção 7.
- De Aguardando para A Fazer: qualquer colaborador pode.
- Para Pendente ou Em progresso: papéis que executam a etapa.
- Para Concluída: papéis que concluem a etapa.
- Para A Fazer: papéis que paralisam a etapa (voltar uma tarefa iniciada ou concluída).
- De volta para Aguardando: só o responsável.
Se a etapa do fluxo não tem nenhum papel marcado em uma dessas permissões, todos os colaboradores têm aquela permissão. Quem não tem permissão recebe a mensagem Modificação de estágio da tarefa não permitida.
Nota: tarefas avulsas não têm essas restrições de papel.
7. Concluir uma tarefa: o que é conferido e o que acontece
Antes de aceitar Concluída, o Pontta confere as regras da etapa do fluxo. Cada uma só vale se estiver ligada na configuração da etapa:
- Checklist concluído antes de concluir: todos os itens precisam estar marcados. Mensagem: Tarefa não pode ser concluída antes de concluir o checklist.
- Formulário preenchido: o formulário da etapa precisa estar respondido. Mensagem: Formulário deve ser preenchido.
- Somente o responsável conclui: a tarefa só pode ser concluída por quem é o responsável. Mensagem: Essa tarefa só pode ser concluída pelo responsável.
- Sequência do fluxo: quando o fluxo trava a sequência das tarefas, as etapas anteriores precisam estar concluídas. Mensagem: Tarefas anteriores precisam ser completadas antes dessa.
Ao concluir, o Pontta também:
- Atribui quem concluiu: se a tarefa estava sem responsável, quem concluiu passa a ser o responsável.
- Libera as próximas etapas: atualiza o prazo e o estágio das próximas tarefas do fluxo, conforme a configuração.
- Dispara os eventos do fluxo: executa os eventos que o fluxo tiver configurados para a conclusão da etapa.
Nota: no fluxo com sequência travada, uma tarefa não pode sair de Concluída se alguma tarefa posterior já foi concluída. A mensagem é Existe alguma tarefa posterior já completada.
8. Alertas, responsável e notificações
O Pontta envia notificações sobre a tarefa ao responsável e a quem segue a tarefa:
- Atribuição: quando a tarefa é atribuída a um colaborador, ele recebe Tarefa [nome] foi atribuída a você.
- Alerta: na data e hora do alerta chega a notificação Alerta de tarefa.
- Comentário: cada comentário gera a notificação [colaborador] comentou na tarefa [nome].
Formas de uma tarefa ganhar responsável:
- Atribuição direta do responsável.
- Agendamento da tarefa: o colaborador do agendamento vira o responsável. Se o agendamento for cancelado, a tarefa volta a ficar sem responsável.
- Conclusão de uma tarefa sem responsável: quem concluiu vira o responsável.
Nota: uma tarefa com agendamento não pode ser cancelada. O Pontta mostra Não foi possível excluir essa tarefa pois existe agendamento. Cancele o agendamento antes.
Dúvidas frequentes
Minhas tarefas está vazia, mas sei que há tarefas para o meu papel.
Por padrão a tela mostra só Atribuído a mim. Abra o filtro, marque Não atribuído em Atribuição e clique em CONFIRMAR. Se ainda não aparecer, confira se o seu papel está entre os papéis que executam aquela etapa no fluxo de trabalho.
Um colega vê uma tarefa livre e eu não, mesmo com o mesmo filtro.
A tarefa livre só aparece para quem tem um papel executor da etapa. Compare o papel de cada um (entre parênteses ao lado do nome) com os papéis executores da etapa no fluxo de trabalho.
Concluí uma tarefa e ela sumiu da lista.
O filtro padrão não inclui Concluída. Marque Concluída em Estágio para vê-la.
Aparece Modificação de estágio da tarefa não permitida.
O seu papel não tem a permissão daquela mudança na etapa do fluxo (seção 6) e você não é o responsável. Peça para alguém com a permissão mover a tarefa, para ser atribuído a ela ou para o administrador revisar os papéis da etapa.
Não consigo concluir a tarefa.
Leia a mensagem: ela diz qual regra da seção 7 falta cumprir (checklist, formulário, responsável ou etapas anteriores).
A tarefa avulsa que criei não aparece em Minhas tarefas.
Tarefa avulsa só aparece para o responsável. Atribua um responsável a ela.
Não consigo cancelar a tarefa.
A tarefa tem agendamento. Cancele o agendamento na agenda e depois cancele a tarefa.
Como vejo só as tarefas de pedidos de venda?
No filtro, marque Pedido de venda em Referência e clique em CONFIRMAR. Se for usar sempre, use CONFIRMAR E FAVORITAR.