Nesse artigo você vai aprender
- O que são os eventos do estágio de kanban e quando eles são executados.
- Como fazer um cartão entrar ou sair de um estágio quando uma tarefa do fluxo é iniciada, concluída, agendada, paralisada ou cancelada.
- Como colocar o cartão num estágio assim que uma tarefa do fluxo é criada.
- Como montar o par de eventos de entrada e saída para o cartão não ficar em duas colunas ao mesmo tempo.
- O que os eventos não fazem e os cuidados ao configurá-los.
Descrição
Um evento é uma regra cadastrada no estágio de kanban. Ele coloca o cartão no estágio ou tira o cartão de lá sempre que algo acontece com uma tarefa do fluxo de trabalho. Assim, o Kanban acompanha o andamento das tarefas sem ninguém arrastar cartões.
Todo evento é a combinação de duas escolhas:
- Direção. Entrada coloca o cartão no estágio. Saída tira o cartão do estágio.
- Tipo de evento. Tarefa do fluxo de trabalho reage a uma mudança de estado de uma tarefa (concluída, iniciada...). Criação reage ao nascimento de um registro ou de uma tarefa.
Exemplo: o estágio Produzindo recebe o cartão quando a tarefa Produção iniciada é concluída e o libera quando a tarefa Produção concluída é concluída.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Os estados da tarefa
- Vendo os eventos de um estágio
- Adicionando um evento de tarefa
- Colocando o cartão no estágio quando a tarefa é criada
- Montando o par de entrada e saída
- O que o evento não faz
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulos Kanban e Fluxo de trabalho contratados na assinatura.
- Permissão no papel para acessar Administração > Fluxo de trabalho > Estágios de kanban e para criar estágios de kanban.
- O estágio já adicionado a um Kanban. O evento funciona mesmo sem isso, mas aí o cartão vai para um estágio que não aparece em nenhum quadro.
- As tarefas cadastradas em Tarefa de fluxo e usadas num fluxo de trabalho.
Consulte também: Cadastar Estagios de Kanban, Fluxos de Trabalho e Tarefas do fluxo de trabalho
Os estados da tarefa
No evento do tipo Tarefa do fluxo de trabalho, você escolhe a tarefa e o estado que dispara o evento. Cada estado corresponde a uma ação na tarefa:
- Iniciado(a): a tarefa passou para Em progresso.
- Completado(a): a tarefa foi concluída.
- Agendado(a): a tarefa foi agendada na Agenda para um responsável.
- Paralizado(a): a tarefa voltou para A fazer, vinda de Pendente, Em progresso ou Concluída. Na prática, é o que acontece quando alguém desfaz o andamento ou reabre a tarefa.
- Cancelado(a): a tarefa foi cancelada.
Nota: mover a tarefa para Pendente não dispara nenhum evento: esse estado não existe na lista. E a tarefa que sai de Aguardando para A fazer também não conta como paralisada.
Vendo os eventos de um estágio
No menu lateral, abra Administração e procure por Estágios de kanban:
1 - Estágios de kanban: abre a lista de estágios.
2 - Clique no nome do estágio para abrir os eventos dele.
A tela do estágio lista os eventos já configurados. No exemplo, o estágio Produzindo:
1 - O cartão entra no estágio quando a tarefa Produção iniciada é concluída.
2 - O cartão sai do estágio quando a tarefa seguinte, Produção concluída, é concluída.
3 - Desfaz o evento 1: se alguém reabrir a tarefa Produção iniciada, o cartão sai.
4 - Desfaz o evento 2: se alguém reabrir a tarefa Produção concluída, o cartão volta.
5 - Retira: chave que só aparece nos eventos de entrada. Ligada, tira o cartão de todos os outros estágios antes de colocá-lo neste. Veja Montando o par de entrada e saída.
6 - Ações: o único item é Remover. Não há como editar um evento: para mudar, remova e crie outro.
7 - Adicionar evento ao estágio de kanban: adiciona um evento ao estágio.
Quando o estágio ainda não tem eventos, a tela mostra o aviso Estágio de kanban sem evento configurado.
Adicionando um evento de tarefa
Na tela do estágio, clique no botão +. O cadastro é um assistente de quatro passos, e cada escolha avança sozinha para o passo seguinte.
Passo 1 - Direção
1 - Entrada: o evento coloca o cartão neste estágio.
2 - Saída: o evento tira o cartão deste estágio.
Passo 2 - Tipo de evento
1 - Criação: reage à criação de um registro ou de uma tarefa. Veja Colocando o cartão no estágio quando a tarefa é criada.
2 - Tarefa do fluxo de trabalho: reage à mudança de estado de uma tarefa. É o caso desta seção.
Passo 3 - Tarefa do fluxo de trabalho
1 - Tarefa do fluxo de trabalho: escolha a tarefa. A lista traz as tarefas de todos os fluxos de trabalho, em ordem alfabética.
2 - Estado da tarefa: escolha o estado que dispara o evento. Veja Os estados da tarefa.
Passo 4 - Confirmação
1 - Resumo do evento, na mesma frase que vai aparecer na lista do estágio. Confira antes de salvar.
2 - Criar: salva e volta para a tela do estágio.
3 - Criar & Novo: salva e reinicia o assistente para você cadastrar o próximo evento, como o de saída ou o de desfazer.
Nota: o evento vale para os próximos acontecimentos. Os cartões que já estão no Kanban não são movidos quando você cria ou remove um evento.
Colocando o cartão no estágio quando a tarefa é criada
Para o cartão aparecer no estágio assim que o fluxo gera uma tarefa, use o tipo Criação. No passo 3, a lista mostra os registros que podem disparar o evento:
1 - Marque Tarefa do fluxo de trabalho.
2 - Escolha a tarefa. Avance e clique em Criar.
O resumo fica assim: Entra quando criar a tarefa Produção iniciada.
Nota: as demais opções (Atendimento, Orçamento, Pedido de venda...) colocam ou tiram o cartão quando o registro é criado. Nelas, o passo 3 pede também o fluxo de trabalho. Se você clicar em Continuar sem fluxo de trabalho, o evento vale para todos os registros daquele tipo, com qualquer fluxo ou sem fluxo.
Montando o par de entrada e saída
Um evento de entrada não tira o cartão do estágio em que ele estava. Sem mais nada, o cartão passa a aparecer nas duas colunas: na antiga e na nova.
Há duas formas de evitar isso:
- Evento de saída no estágio anterior. No estágio anterior, crie um evento de saída para a mesma tarefa e o mesmo estado do evento de entrada do próximo estágio. É o que o estágio Produzindo faz com a tarefa Produção concluída.
- Chave Retira. Ligue a chave no evento de entrada. O Pontta tira o cartão de todos os estágios em que ele está e depois o coloca neste.
Nota: a chave Retira tira o cartão dos estágios de todos os Kanbans, e não só do Kanban deste estágio. Se o mesmo registro é acompanhado em dois Kanbans (vendas e produção, por exemplo), um evento com Retira no Kanban de produção apaga o cartão do Kanban de vendas. Nesse caso, prefira o evento de saída.
Para o Kanban acompanhar também quem desfaz uma tarefa, crie o par de desfazer, com o estado Paralizado(a):
- saída quando a tarefa que trouxe o cartão for paralisada;
- entrada quando a tarefa que levou o cartão embora for paralisada.
São os eventos 3 e 4 do estágio Produzindo.
O que o evento não faz
- Não respeita as regras de movimentação. Os eventos colocam e tiram o cartão direto, sem passar pelas regras de movimentação do Kanban. As regras só valem quando alguém arrasta o cartão.
- Não cria o cartão. O evento de mudança de estado só age em registros que já têm cartão no Kanban, ou seja, que já entraram em algum estágio antes (por evento de criação ou à mão). Se o cartão nunca existiu, concluir a tarefa não faz nada.
- Não distingue fluxos. O evento está ligado à tarefa cadastrada em Tarefa de fluxo. Se a mesma tarefa é usada em mais de um fluxo de trabalho, o evento vale para todos eles.
- Não escolhe a posição. O cartão que entra vai para o fim da coluna.
- Não pode ser editado. Não há edição. Também não há bloqueio de evento repetido: o mesmo evento cadastrado duas vezes não causa erro, só polui a lista.
Quando uma mesma ação dispara vários eventos, o Pontta executa primeiro todas as saídas e depois todas as entradas.
Dúvidas frequentes
Concluí a tarefa, mas o cartão não mudou de estágio.
Confira, nesta ordem: se o evento usa a tarefa certa (há tarefas com nomes parecidos em fluxos diferentes); se o estado é Completado(a); se o registro já tinha cartão em algum estágio; e se o estágio de destino está adicionado ao Kanban que você está olhando. Recarregue o Kanban depois de conferir.
O cartão aparece em duas colunas ao mesmo tempo.
O estágio novo tem evento de entrada, mas o estágio antigo não tem o evento de saída correspondente. Crie a saída no estágio antigo ou ligue Retira no evento de entrada.
O cartão sumiu de outro Kanban.
Algum evento de entrada está com Retira ligado. Essa chave tira o cartão de todos os estágios, de todos os Kanbans. Desligue a chave e use eventos de saída.
Movi a tarefa para Pendente e nada aconteceu.
É esperado: Pendente não é um estado disponível nos eventos. Use Iniciado(a), que corresponde a Em progresso.
Reabri uma tarefa concluída. O cartão volta sozinho?
Só se houver evento com o estado Paralizado(a) para essa tarefa. Reabrir a tarefa (voltar para A fazer) é o que o Pontta chama de paralisar.
Como altero um evento?
Não há edição. Remova o evento pelo menu de ações e crie outro.
Criei o evento, mas os cartões que já estavam no Kanban não se moveram.
O evento só reage ao que acontece depois de criado. Mova os cartões atuais à mão.