Nesse artigo você vai aprender
- Como colocar um formulário numa tarefa de fluxo de trabalho.
- Como escrever os campos do formulário e conferir o resultado antes de salvar.
- Como fazer o Pontta exigir o preenchimento antes de concluir a tarefa.
- Onde o colaborador preenche o formulário e o que acontece com as respostas.
- O que muda nas tarefas já criadas quando você altera ou remove o formulário.
Descrição
Um formulário serve para padronizar as informações que o colaborador precisa coletar numa etapa do processo: o briefing do cliente, um checklist de medição, as escolhas de acabamento. Ele é configurado uma vez na tarefa de fluxo, e não em cada tarefa: toda tarefa criada a partir dela, em qualquer fluxo de trabalho, mostra o mesmo formulário.
Como ele funciona:
- Configuração. O administrador escreve os campos em Administração, na tarefa de fluxo.
- Preenchimento. Na tarefa, o colaborador abre o item Formulário do menu e responde. O Pontta não abre o formulário sozinho ao concluir a tarefa.
- Obrigatoriedade. Se você quiser, o Pontta impede a conclusão da tarefa enquanto o formulário não for salvo.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Criando o formulário da tarefa de fluxo
- Escrevendo os campos
- Exigindo o preenchimento antes de concluir
- Preenchendo o formulário na tarefa
- O que acontece com as respostas
- Alterando ou removendo o formulário
- Formulário customizável (HTML)
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Uma tarefa de fluxo cadastrada e usada em pelo menos um fluxo de trabalho.
- Para criar, alterar ou remover o formulário: permissão de alterar tarefas de fluxo no papel do colaborador. Sem ela, os itens aparecem no menu, mas o Pontta recusa ao salvar.
- Para preencher: acesso à tarefa (em Minhas tarefas, no Kanban ou dentro do registro).
Consulte também: Fluxos de Trabalho e Tarefas do fluxo de trabalho
Criando o formulário da tarefa de fluxo
Acesse Administração > Fluxo de trabalho > Tarefa de fluxo e abra a tarefa. O formulário não fica na tela de cadastro (Alterar): ele é configurado pelo menu de três pontinhos do detalhe da tarefa.
1 - Editar formulário: abre o editor. Aparece sempre, tenha a tarefa formulário ou não.
2 - Alterar obrigatoriedade do formulário: liga ou desliga a exigência de preenchimento. Só aparece depois que a tarefa tem formulário.
3 - Remover formulário: apaga o formulário da tarefa de fluxo. Só aparece depois que a tarefa tem formulário.
4 - Verificar se o formulário foi preenchido antes de concluir: mostra se a obrigatoriedade está ligada (Sim) ou desligada (Não).
Clique em Editar formulário:
1 - Tipo: deixe Formulário FORMLY. A outra opção, Formulário customizável, é para formulários em HTML feitos sob medida. Veja Formulário customizável (HTML).
2 - Editor: aqui você escreve os campos do formulário. Veja Escrevendo os campos.
3 - Referência em formly: link para a documentação do formly, a biblioteca que monta o formulário, com todos os tipos de campo e opções.
4 - Pré-visualizar: mostra o formulário como o colaborador vai vê-lo.
5 - Salvar: grava o formulário.
Antes de salvar, clique em Pré-visualizar e confira:
1 - O formulário montado, com os campos, as opções e o asterisco nos obrigatórios. Dá para clicar e testar.
2 - Alterar: volta para o código.
Nota: Fechar pede confirmação e descarta tudo o que não foi salvo. A mensagem fala em conclua suas operações, mas se refere ao formulário que você está editando.
Escrevendo os campos
O formulário é escrito em JSON: uma lista, entre colchetes, com um bloco entre chaves para cada campo. Este exemplo cria uma pergunta de múltipla escolha obrigatória e um campo de texto livre:
[ { "key": "tipoProjeto", "type": "radio", "templateOptions": { "label": "Tipo de projeto", "required": true, "options": [ { "value": "residencial", "label": "Residencial" }, { "value": "comercial", "label": "Comercial" } ] } }, { "key": "observacoes", "type": "textarea", "templateOptions": { "label": "Observações" } }]
O que cada parte significa:
- key: o nome interno da resposta. Use um nome sem espaços e não mude depois que o formulário estiver em uso: as respostas já gravadas ficam ligadas a ele.
- type: o tipo do campo. Os mais usados:
input(texto curto),textarea(texto longo),select(lista),radio(múltipla escolha),checkbox(caixa de marcar),multicheckbox(várias caixas) edatepicker(data). - label: o texto da pergunta que aparece na tela.
- required:
truetorna o campo obrigatório: o colaborador não consegue salvar o formulário sem respondê-lo. - options: as opções de
select,radioemulticheckbox.
Para títulos e separadores entre grupos de perguntas, use um bloco com template, como { "template": "<strong>Projeto geral:</strong>" }. O Pontta tem ainda dois tipos próprios: repeat, para uma lista de itens que o colaborador pode repetir, e custom-select, para uma lista cujas opções vêm de uma consulta ao Pontta.
Nota: o editor só aceita uma lista (o conteúdo precisa começar com[e terminar com]). Se aparecer Valor deve ser um array de json, confira colchetes, chaves, vírgulas e aspas. Com o JSON inválido, o botão Pré-visualizar fica desabilitado.
Nota: o editor aceita salvar a lista vazia, []. Nesse caso o item Formulário passa a aparecer nas tarefas e abre uma janela sem nenhum campo. Para tirar o formulário, use Remover formulário.Exigindo o preenchimento antes de concluir
Depois de salvar o formulário, volte ao menu da tarefa de fluxo e clique em Alterar obrigatoriedade do formulário. O campo Verificar se o formulário foi preenchido antes de concluir passa a Sim. Clicar de novo volta para Não: o item não diz o estado atual, confira sempre no campo.
Com a obrigatoriedade ligada, quem tentar concluir a tarefa sem ter salvo o formulário recebe a mensagem abaixo, e a tarefa continua no estágio em que estava:
A trava vale para qualquer forma de concluir: mudando o estágio da tarefa ou arrastando o cartão para Concluída no Kanban.
Nota: o Pontta confere se o formulário foi salvo, e não o que foi respondido. Os campos obrigatórios ("required": true) são o que garante as respostas. Se todos os campos forem opcionais, abrir o formulário e clicar em Salvar e fechar sem responder nada já libera a conclusão.Preenchendo o formulário na tarefa
Abra a tarefa em Minhas tarefas, no Kanban ou na lista de tarefas do registro (atendimento, orçamento, pedido de venda, ocorrência) e clique nos três pontinhos:
1 - Formulário: abre o formulário da tarefa. Só aparece quando a tarefa de fluxo tem formulário.
2 - Tarefa de fluxo: a tarefa de fluxo de onde vem o formulário.
1 - Responda os campos. Os marcados com asterisco são obrigatórios.
2 - Fechar: sai sem gravar.
3 - Salvar e fechar: grava as respostas. Se faltar um campo obrigatório, aparece O formulário possui campos inválidos. e nada é gravado.
Nota: o Pontta não abre o formulário ao concluir a tarefa. O colaborador precisa abrir o item Formulário antes. Com a obrigatoriedade desligada, é fácil concluir a tarefa sem nunca ter respondido: vale incluir isso na instrução da tarefa de fluxo.
Nota: o item Formulário não aparece no widget de lista de tarefas do painel inicial. Abra a tarefa pelo detalhe.
O que acontece com as respostas
- Ficam na tarefa. Cada tarefa tem a sua resposta. Duas tarefas da mesma tarefa de fluxo (em atendimentos diferentes, por exemplo) têm respostas independentes.
- Podem ser alteradas. Ao abrir o formulário de novo, as respostas anteriores já vêm preenchidas. Salvar substitui a resposta inteira.
- Inclusive depois de concluir. O item Formulário continua no menu depois que a tarefa é concluída, e as respostas podem ser alteradas. Ele só some quando a tarefa é cancelada.
- Consulta. Hoje não há tela, relatório ou impressão padrão que reúna as respostas. Para vê-las, abra o formulário da tarefa. Relatórios e impressões com as respostas podem ser feitos por personalização.
Nota: qualquer colaborador que consegue abrir a tarefa consegue alterar as respostas do formulário, mesmo com a tarefa concluída. O Pontta guarda só quem fez a última alteração, sem histórico das respostas anteriores.
Alterando ou removendo o formulário
As tarefas não guardam uma cópia do formulário: sempre mostram o formulário atual da tarefa de fluxo. Por isso, qualquer mudança vale na hora para todas as tarefas, inclusive as já criadas e as concluídas.
- Campo novo: aparece vazio nas tarefas antigas, que podem ser respondidas de novo.
- Campo obrigatório novo: não trava as tarefas que já tinham salvo o formulário: para o Pontta, elas já foram preenchidas.
- Campo com a key alterada: a resposta antiga deixa de aparecer, porque fica guardada com o nome anterior.
- Remover formulário: o item Formulário some de todas as tarefas e a obrigatoriedade é desligada. As respostas não são apagadas: se você salvar um formulário com as mesmas keys de novo, elas voltam a aparecer.
Nota: Duplicar a tarefa de fluxo não copia o formulário, mas copia a opção de obrigatoriedade. A cópia pode mostrar Sim no campo Verificar se o formulário foi preenchido antes de concluir sem ter formulário nenhum. Isso não trava a conclusão; se quiser o formulário na cópia, crie-o pelo Editar formulário.
Formulário customizável (HTML)
No campo Tipo, a opção Formulário customizável troca o JSON por uma página HTML feita sob medida, que o colaborador abre numa nova aba do navegador. É um recurso para personalizações feitas pela equipe técnica, e não tem pré-visualização no editor.
Nota: no formulário customizável, o Pontta não grava as respostas sozinho: a própria página precisa fazer isso. Se ela não gravar e a obrigatoriedade estiver ligada, a tarefa nunca poderá ser concluída. Use esse tipo só com uma personalização testada.
Dúvidas frequentes
Não encontro onde colocar o formulário na tela de alterar a tarefa de fluxo.
O formulário não fica na tela de cadastro. Abra o detalhe da tarefa de fluxo e use os três pontinhos > Editar formulário.
Não aparece Alterar obrigatoriedade do formulário nem Remover formulário.
Essas opções só aparecem depois que o formulário é salvo. Crie o formulário primeiro em Editar formulário.
O item Formulário não aparece na tarefa.
Confira se a tarefa foi criada a partir de uma tarefa de fluxo que tem formulário (o campo Tarefa de fluxo no detalhe da tarefa), se ela não está cancelada e se você não está no widget de tarefas do painel inicial, que não mostra o item.
Ao concluir a tarefa aparece Formulário deve ser preenchido.
A tarefa de fluxo exige o formulário. Abra os três pontinhos da tarefa > Formulário, responda e clique em Salvar e fechar. Depois conclua a tarefa.
Já salvei o formulário e continua dando Formulário deve ser preenchido.
Se a janela mostrou O formulário possui campos inválidos., nada foi gravado: responda os campos obrigatórios e salve de novo. Confira também se você salvou o formulário na mesma tarefa que está tentando concluir: cada tarefa tem a sua resposta.
Aparece Valor deve ser um array de json ao salvar o formulário.
O conteúdo do editor não é uma lista JSON válida. Confira se ele começa com [ e termina com ], e se não falta vírgula, aspas ou chave. A pré-visualização só funciona com o JSON válido.
Mudei o formulário. As tarefas antigas vão ser afetadas?
Sim. Todas as tarefas mostram o formulário atual da tarefa de fluxo. Veja Alterando ou removendo o formulário.
Removi o formulário. Perdi as respostas?
Não. As respostas continuam guardadas, mas deixam de aparecer porque não há mais formulário. Elas voltam se você salvar um formulário com as mesmas keys.