Nesse artigo você vai aprender

• O que é a tela Importação da Administração e quando usá-la.
• Quais arquivos já têm importação própria em outras telas do Pontta.
• Como importar um arquivo por um importador personalizado.
• Como ligar, desligar e conferir os importadores da sua empresa.
• O que acontece quando a importação dá certo e quando dá erro.

Descrição

O Pontta já traz importações prontas para alguns arquivos, como contatos, lançamentos e categorias do financeiro por CSV e o extrato bancário em OFX. Quando a empresa precisa trazer outro tipo de arquivo, por exemplo uma planilha de outro sistema, um TXT exportado por um software de projeto ou um XML com um leiaute próprio, a importação é feita pela tela Importação.

Essa tela não tem um leiaute fixo. Cada botão que aparece nela é um evento de sistema: um importador feito sob medida para a sua empresa, que sabe ler um arquivo específico e decide o que fazer com ele no Pontta (cadastrar, atualizar, vincular).

Por isso, a tela só tem utilidade quando a empresa já tem pelo menos um importador configurado. Sem nenhum, ela abre vazia.

Sumário

Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:

• Pré-requisitos
• Antes de começar: o arquivo já tem importação própria?
• Importando um arquivo
• Depois da importação: sucesso e erro
• Conferindo e ligando os importadores
• Dúvidas frequentes

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Pré-requisitos

• Módulo de Personalizações contratado. Sem ele, o item Importação não aparece no menu.
• Permissão Importação (em Outros) no papel do colaborador que vai importar.
• Pelo menos um evento de sistema com o momento Importador de arquivo, ligado.
• O arquivo no mesmo leiaute para o qual o importador foi feito (mesmas colunas, na mesma ordem, e o mesmo tipo de arquivo).

Os importadores são criados pela equipe de personalização da Pontta, a partir do arquivo de exemplo que a sua empresa envia. Se você ainda não tem um, abra um chamado com o arquivo e explique o que ele precisa gerar no Pontta.

Consulte também: Permissões do papel

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Antes de começar: o arquivo já tem importação própria?

Vários arquivos já têm uma tela de importação pronta, com leiaute definido. Para eles, use a tela própria, e não a Importação:

• Financeiro: importação de lançamentos (Importar lançamentos por CSV) e de categorias (Importar categorias por CSV), em Administração > Financeiro.
• Contatos: importação de contatos por CSV, no próprio cadastro de contatos (Importar arquivo CSV).
• Banco: extrato bancário em OFX, na conciliação bancária.
• Produção: importação de peças a partir do arquivo do software de projeto ou de corte, feita dentro do agrupamento de produção.

Nota: a importação de peças da produção também é personalizada, mas não passa pela tela Importação. Ela usa outro tipo de evento de sistema e é feita dentro do agrupamento de produção. Um importador de peças não aparece na tela Importação.

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Importando um arquivo

Entre em Administração e, no menu da esquerda:

    1 - Clique em Outros para abrir o grupo.

    2 - Clique em Importação.

A tela mostra um botão para cada importador ligado, em ordem alfabética:

    1 - Clique no nome do importador que corresponde ao seu arquivo. Ex.: Importar tabela de preço do fornecedor.

    2 - Na janela do computador que abrir, escolha o arquivo e confirme.

    3 - Aguarde. O Pontta lê o arquivo na hora e só avisa quando termina.

Nota: o Pontta não confere o tipo do arquivo antes de enviar: a janela aceita qualquer extensão. Quem valida é o importador. Escolher o importador errado ou um arquivo em outro leiaute é a causa mais comum de erro.

Não existe barra de progresso nem confirmação antes de importar: ao escolher o arquivo, a importação começa. Em arquivos grandes, espere a mensagem aparecer antes de sair da tela ou de clicar de novo.

Tipos de arquivo que um importador consegue ler

• CSV e TXT: texto, lido em UTF-8 (outra codificação só se o importador tiver sido feito para ela).
• XLS e XLSX: planilhas do Excel. O importador lê todas as abas, uma depois da outra.
• XML: arquivos XML com qualquer estrutura.

Qual desses tipos o seu importador aceita depende de como ele foi feito. Na dúvida, use sempre o mesmo tipo de arquivo que foi enviado como exemplo quando o importador foi criado.

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Depois da importação: sucesso e erro

Quando dá certo

Aparece uma mensagem de confirmação no rodapé da tela. Confira o resultado onde os dados deveriam ter entrado (cadastro, lista ou pedido), porque a tela Importação não mostra um resumo do que foi importado.

Nota: hoje essa mensagem de confirmação aparece com o texto técnico file.imported, e não com uma frase. Isso indica que a importação terminou sem erro.

Quando dá erro

A mensagem de erro começa com o nome do importador entre aspas, seguida do motivo. Ex.: Em "Importar tabela de preço do fornecedor": Arquivo XML inválido.

Mensagens que você pode encontrar:

• Arquivo XML inválido: o arquivo não é um XML válido ou está corrompido.
• Conversão XLS para CSV falhou: a planilha não pôde ser lida. Confira se o arquivo é realmente XLS ou XLSX e se não está protegido por senha.
• Outras mensagens são escritas pelo próprio importador, como coluna faltando ou código não encontrado no Pontta.

Quando a importação termina em erro, o que ela já tinha gravado no Pontta é desfeito: não fica metade do arquivo importada. Corrija o arquivo e importe de novo.

Nota: o desfazer vale para o que é gravado no Pontta. Se o importador também envia dados para outro sistema ou dispara e-mails, essa parte não volta atrás.

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Conferindo e ligando os importadores

Os importadores ficam em Administração > Personalizações > Evento de sistema. Para ver quais existem:

    1 - Clique no funil, escolha o Momento Importador de arquivo e confirme. O filtro aparece abaixo da pesquisa.

    2 - Nome: o nome que aparece como botão na tela Importação.

    3 - Ligado: só os eventos ligados aparecem na tela Importação. No exemplo, só Importar tabela de preço do fornecedor aparece lá. Desligue para tirar um importador da tela sem apagá-lo.

Nota: não altere o script de um importador sem orientação da equipe da Pontta. É o script que define o que o arquivo grava na sua base.

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Dúvidas frequentes

O item Importação não aparece no menu Outros

Falta o módulo de Personalizações ou a permissão Importação no papel do colaborador. Peça ao administrador do Pontta para conferir o papel; se o módulo não estiver contratado, fale com o comercial da Pontta.

A tela Importação abre vazia

Não existe nenhum evento de sistema ligado com o momento Importador de arquivo. Confira em Administração > Personalizações > Evento de sistema se o importador existe e se está ligado. Se não existir, ele precisa ser criado.

Posso importar planilha de clientes ou de lançamentos por aqui?

Não precisa. Essas importações já existem em telas próprias, com leiaute pronto. Veja a seção Antes de começar: o arquivo já tem importação própria?.

Importei o mesmo arquivo duas vezes. Os dados duplicaram?

Depende do importador. O Pontta não bloqueia a importação repetida do mesmo arquivo: alguns importadores atualizam o que já existe, outros criam tudo de novo. Confira os dados antes de importar outra vez e, na dúvida, pergunte ao suporte como o seu importador se comporta.

O arquivo do meu fornecedor mudou de leiaute e a importação começou a dar erro

O importador foi feito para o leiaute antigo. Abra um chamado com o arquivo novo para que o importador seja ajustado.

Cliquei no importador e nada aconteceu

A janela de escolha de arquivo abre por cima do navegador e às vezes fica atrás dele. Se ela realmente não abriu, atualize a página e tente de novo. Se você fechou a janela sem escolher arquivo, nada é importado.