Nesse artigo você vai aprender
A importar o extrato do banco em formato OFX, conferir as sugestões de correspondência que o Pontta encontra, conciliar cada linha (confirmando a sugestão, procurando o lançamento ou criando um novo) e desfazer uma conciliação quando necessário.
Descrição
Conciliar é confirmar que um lançamento registrado no Pontta realmente aconteceu na conta do banco, na mesma data e com o mesmo valor. O lançamento conciliado fica marcado como Conciliado no extrato da conta e passa a ser protegido contra exclusão.
O arquivo OFX é o extrato que você baixa no internet banking. Ao importá-lo, o Pontta compara cada linha do banco com o que já existe no financeiro e sugere a correspondência. Quem concilia é você: nada é gravado até você confirmar linha a linha.
Três coisas que costumam ser confundidas:
- Lançamento (transação): o registro de entrada ou saída de dinheiro em uma conta (é o que aparece no extrato da conta, em Financeiro > Contas de transação).
- Parcela: a parcela de uma despesa ou receita, com vencimento. Enquanto não é paga ou recebida, ela ainda não é um lançamento na conta.
- Conciliado: a marca que diz que o lançamento bate com o banco. Conciliar não muda a data nem o valor de um lançamento que já existe.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Pré-requisitos
- Importando o arquivo OFX
- Entendendo o resultado da importação
- Confirmando uma sugestão
- Procurando o lançamento manualmente
- Incluindo um lançamento que não existe no Pontta
- Conferindo e desfazendo no extrato da conta
- Configurações da conta que mudam a conciliação
- Dúvidas frequentes
Pré-requisitos
- Módulo Financeiro contratado e permissão de acesso ao Financeiro no papel de colaborador.
- A conta bancária cadastrada como conta de transação do tipo Corrente.
- O arquivo do extrato em formato .ofx, baixado no site ou aplicativo do banco. Somente extrato de conta corrente: extrato de cartão de crédito em OFX não é lido.
- Os lançamentos e as parcelas do período já registrados no Pontta, com a data em que o dinheiro entrou ou saiu.
Consulte também: Conta financeira
Importando o arquivo OFX
A importação é feita a partir do extrato da conta que você vai conciliar. Comece em Financeiro > Contas de transação.
1 - Clique no nome da conta do banco do arquivo. Abre o extrato dessa conta.
1 - No canto inferior direito, clique no botão Importar arquivo OFX (o ícone entre a impressora e o +).
1 - Clique no campo Arquivo e selecione o arquivo .ofx baixado do banco. A leitura começa assim que o arquivo é escolhido.
Nota: o Pontta não confere se o arquivo é da conta que você abriu. Banco, agência e número da conta que vêm dentro do OFX são ignorados. Antes de selecionar, confirme que o nome da conta no topo da tela é a do arquivo; se importar o extrato de um banco na conta de outro, as sugestões e as conciliações vão para a conta errada.
Entendendo o resultado da importação
Cada linha do arquivo vira uma linha da tabela. À esquerda ficam os dados do banco (Nro no OFX, Data no OFX e Descrição no OFX). À direita, quando o Pontta encontra uma correspondência, aparecem os dados dela: Número, Vencimento, Data transação, Referência, Contato e Parcela. O valor fica verde para entrada e vermelho para saída.
1 - Confirma a conciliação: aparece só quando o Pontta encontrou uma correspondência. Clique para conciliar a linha com o que foi sugerido.
2 - Procurar o lançamento para conciliação: abre a busca para você escolher o lançamento ou a parcela manualmente.
3 - Incluir novo lançamento para conciliação: cria uma despesa ou receita nova, já paga e conciliada, a partir da linha do banco.
Como o Pontta escolhe a sugestão, nesta ordem:
- um lançamento da conta que já foi conciliado com este mesmo número do OFX (é o que acontece quando você importa o mesmo arquivo de novo);
- um lançamento da conta com a mesma data e o mesmo valor que a linha do banco;
- uma parcela em aberto com vencimento no mesmo dia e valor igual ao da linha (com ou sem acréscimo e desconto), lançada nesta conta ou sem conta definida.
Nota: a comparação é exata. Um real de diferença ou um dia a mais já basta para a linha aparecer sem sugestão. Isso é comum com boleto pago antes ou depois do vencimento e com TED que cai no dia seguinte. Nesses casos, use a busca (2).
Nota: importar o arquivo não grava nada. Se você sair da tela, as sugestões somem e as linhas já confirmadas continuam conciliadas. Ao importar o mesmo arquivo de novo, elas voltam com o sinal de conciliado.
Confirmando uma sugestão
Confira se a sugestão é mesmo o movimento do banco (contato, referência, parcela) e clique em Confirma a conciliação. Não há janela de confirmação: a linha é conciliada na hora.
1 - A linha passa a mostrar o sinal de Conciliado e os botões de busca e de inclusão somem.
O que acontece depende do tipo de sugestão:
- Sugestão era um lançamento (tem Data transação): o Pontta só marca o lançamento como conciliado e guarda o número do OFX. Data e valor do lançamento não mudam.
- Sugestão era uma parcela em aberto: o Pontta dá baixa na parcela: registra o pagamento ou recebimento da parcela nesta conta, com a data e o valor que vieram do banco, e já deixa o lançamento conciliado.
Nota: quando a sugestão é uma parcela, confirmar equivale a pagar ou receber. Se o valor do banco for menor que o saldo da parcela, a baixa fica parcial e o restante continua em aberto.
Procurando o lançamento manualmente
Use a busca quando a linha veio sem sugestão ou quando a sugestão não é a certa. Clique em Procurar o lançamento para conciliação na linha.
1 - Descrição: vem preenchida com o texto do banco, que quase nunca coincide com a descrição do Pontta. Apague esse texto antes de pesquisar.
2 - Ignorar as datas: busca o valor em qualquer data. Sem essa opção, a busca fica entre a primeira e a última data do arquivo (Data início e Data fim).
3 - Procurar em outras contas: inclui lançamentos registrados em outras contas, para o caso de o pagamento ter sido lançado na conta errada.
4 - Clique em Pesquisar. A busca não roda sozinha ao abrir a janela.
Nota: o campo Valor não pode ser alterado. A busca sempre procura o valor exato da linha do banco.
1 - A coluna Conta mostra uma etiqueta: Pago nessa conta (lançamento desta conta), Pago! Mas não pertence a essa conta (lançamento de outra conta) ou Em aberto (parcela ainda não paga).
2 - Clique no polegar da linha certa. A janela fecha e a linha do OFX é conciliada na hora, sem outra confirmação.
Nota: ao escolher um lançamento com a etiqueta Pago! Mas não pertence a essa conta, o Pontta move esse lançamento para a conta que você está conciliando. Ele sai do extrato da outra conta, e o saldo das duas muda.
Incluindo um lançamento que não existe no Pontta
Tarifas, juros, rendimentos e PIX não lançados aparecem no extrato do banco sem nada correspondente no Pontta. Para eles, clique em Incluir novo lançamento para conciliação. Abre a janela Débito (saída) ou Crédito (entrada).
1 - Descrição, Valor e Data já vêm do banco. Mantenha valor e data como estão.
2 - Preencha Pagar a (ou Receber de, no crédito) e Categoria.
3 - No débito, preencha também o Centro de custo.
4 - Clique em Confirmar.
O Pontta cria uma despesa (ou receita) completa, com uma parcela, já paga nesta conta e conciliada com a linha do banco.
Nota: os campos Valor e Data podem ser editados, mas a linha é conciliada mesmo assim. Se você mudar o valor, o lançamento conciliado deixa de bater com o banco. Clicar duas vezes no + da mesma linha também cria duas despesas: confira antes de confirmar.
Conferindo e desfazendo no extrato da conta
A tela de importação não tem opção de desfazer. Isso é feito no extrato da conta (Financeiro > Contas de transação > nome da conta), no período do lançamento.
1 - A chave Conciliado ligada indica que o lançamento está conciliado. Clique nela para desfazer a conciliação; clique de novo para conciliar manualmente, sem OFX.
Repare que o botão de remover (o X) fica desabilitado enquanto o lançamento está conciliado. Quando todos os lançamentos de um dia estão conciliados, o cabeçalho do dia também ganha a marca Conciliado.
Nota: desconciliar só tira a marca. Se a conciliação deu baixa em uma parcela ou criou uma despesa ou receita pelo +, esse pagamento e esse lançamento continuam existindo. Para desfazê-los, desconcilie primeiro e depois estorne a parcela ou exclua o lançamento.
Configurações da conta que mudam a conciliação
Em Administração > Financeiro > Contas, no cadastro da conta, dois campos afetam a conciliação.
1 - Modo de identificador do OFX: qual número do arquivo identifica cada linha. O padrão é FITID; use CHECKNUM ou FITID.CHECKNUM só se o seu banco repete o FITID entre linhas diferentes.
2 - Validar conciliação: quando marcado (é o padrão em contas novas), obriga a conciliar em ordem de data.
Com Validar conciliação marcado:
- você só concilia um lançamento se não houver nenhum débito ou crédito não conciliado com data anterior na conta, mesmo que ele não esteja no arquivo;
- você só desconcilia um lançamento se não houver outro conciliado com data posterior: desfaça do mais recente para o mais antigo;
- não é possível incluir um lançamento com data anterior a um já conciliado.
Com a opção marcada ou não, nenhum lançamento com data anterior à Data do extrato da conta pode ser conciliado ou desconciliado.
Em Administração > Financeiro > Parâmetros, o parâmetro Ignorar time zone na importação de arquivos OFX faz o Pontta usar a data do arquivo sem conversão de fuso horário. Ligue-o se os lançamentos do banco aparecem um dia antes ou depois do que mostra o extrato, porque isso impede as sugestões automáticas.
Dúvidas frequentes
Selecionei o arquivo e não apareceu nada. O que houve?
O Pontta não conseguiu ler o arquivo e não mostra mensagem de erro. As causas mais comuns: o arquivo é extrato de cartão de crédito (só extrato de conta corrente é lido), não é um OFX de verdade (por exemplo, um CSV renomeado) ou o período não tem movimento. Baixe de novo no banco escolhendo OFX / Money.
Por que uma linha que existe no Pontta veio sem sugestão?
A data ou o valor não são exatamente iguais. Compare a Data no OFX com a data do lançamento (ou com o vencimento da parcela) e o valor com centavos. Para parcelas, o Pontta só sugere quando o vencimento cai no mesmo dia do movimento do banco. Use a busca com Ignorar as datas e com a Descrição em branco.
Apareceu "Não é possível conciliar essa transação. Na data ... tem débito não conciliado".
A conta está com Validar conciliação marcado e existe um débito (ou crédito) mais antigo ainda não conciliado. Concilie primeiro as linhas mais antigas, ou concilie manualmente pelo extrato da conta o lançamento da data indicada.
Apareceu "Não é possível desconciliar essa transação".
Existe um lançamento conciliado com data posterior na mesma conta. Desconcilie do mais recente para o mais antigo.
Apareceu "Existe transação conciliada nessa conta antes dessa data informada".
Apesar do texto, a causa é outra: a data do lançamento é anterior à Data do extrato cadastrada na conta. Confira esse campo em Administração > Financeiro > Contas.
Por que não consigo excluir um lançamento ou estornar uma parcela?
O lançamento está conciliado e aparece a mensagem "Transação conciliada". Desconcilie pela chave Conciliado no extrato da conta e tente de novo.
Posso importar o mesmo arquivo duas vezes?
Pode. As linhas já conciliadas são reconhecidas pelo número do OFX e voltam com o sinal de conciliado. O cuidado é com as linhas sem correspondência: clicar no + delas de novo cria outra despesa ou receita.