Nesse artigo você vai aprender
- O que é um título financeiro no Pontta e como ele se divide em parcelas.
- Qual operação usar em cada situação: agrupar, unificar, duplicar ou lançar uma nota de crédito.
- Como agrupar parcelas de várias despesas ou receitas de um mesmo contato em um título novo, e o que acontece com os títulos de origem.
- Como unificar parcelas dentro de uma mesma despesa ou receita.
- Como duplicar uma despesa ou receita e o que é (e o que não é) copiado.
- Como lançar uma nota de crédito para um cliente ou fornecedor e onde ela aparece depois.
Descrição
No Pontta, o título financeiro é a despesa (o que a empresa tem a pagar) ou a receita (o que a empresa tem a receber). Todo título tem um contato (fornecedor ou cliente), uma competência, categorias e uma ou mais parcelas, cada uma com vencimento, valor e forma de pagamento.
Os títulos ficam nas listas Despesas e Receitas do Financeiro. As parcelas em aberto de todos os títulos ficam nas listas Contas a pagar e Contas a receber, que são as telas do dia a dia de quem paga e recebe.
Este artigo cobre quatro operações que mexem nesses títulos:
- Agrupar as parcelas: junta parcelas de títulos diferentes do mesmo contato em uma despesa ou receita nova. Os títulos de origem perdem essas parcelas.
- Unificar as parcelas: junta duas ou mais parcelas do mesmo título em uma parcela só, com um novo vencimento. Nenhum título novo é criado.
- Duplicar: abre o formulário de uma despesa ou receita nova já preenchido com os dados de outra. O original não muda.
- Nota de crédito: registra um crédito que o cliente ou fornecedor tem com a empresa, movimentando a conta contato dele.
Sumário
Utilize os links abaixo para ir diretamente à seção desejada:
- Qual operação usar?
- Pré-requisitos
- Agrupando parcelas em uma nova despesa ou receita
- O que acontece depois de agrupar
- Unificando parcelas de uma mesma despesa ou receita
- Duplicando uma despesa ou receita
- Lançando uma nota de crédito
- Dúvidas frequentes
Qual operação usar?
Escolha pela situação que você tem na mão:
- Várias despesas (ou receitas) do mesmo contato viraram uma cobrança só? Use Agrupar as parcelas. Exemplo: você lançou duas compras de R$ 100,00 do mesmo fornecedor, cada uma com seu boleto, e ele mandou um boleto único de R$ 200,00. O agrupamento cria uma despesa de R$ 200,00 e tira as duas parcelas originais.
- Um título tem parcelas demais e você quer juntar algumas delas? Use Unificar as parcelas. Exemplo: um financiamento em 8 parcelas de R$ 1.500,00 em que as duas últimas serão pagas juntas. A despesa continua a mesma, agora com 7 parcelas, sendo a última de R$ 3.000,00.
- Precisa lançar um título parecido com outro que já existe? Use Duplicar. Exemplo: uma conta de consumo que muda pouco de um mês para o outro.
- O cliente ou fornecedor passou a ter um crédito com a empresa? Use a Nota de crédito. Exemplo: o cliente devolveu uma mercadoria e vai usar o valor em compras futuras.
Duas opções da lista Contas a pagar parecem agrupar, mas não mexem nos títulos:
- Alterar a data de vencimento do(s) selecionado(s) (ícone de lápis, ao lado do botão de agrupar): muda o vencimento das parcelas marcadas, cada uma no seu título.
- Agrupar? no painel de pagamento em lote: paga as parcelas marcadas e registra o pagamento como uma única transação no extrato. Os títulos continuam separados.
Pré-requisitos
Módulo Financeiro contratado e, no papel de colaborador, as permissões abaixo. Os nomes são os da tela de permissões; para receitas, troque despesa por receita.
- Agrupar: Alterar uma parcela de despesa (mostra o botão) e Criar despesa (exigida ao salvar o título novo).
- Unificar as parcelas: Alterar despesa.
- Duplicar: Duplicar despesas (mostra a opção) e Criar despesa (para salvar a cópia).
- Nota de crédito: Nota de crédito.
Para a nota de crédito, o cliente ou fornecedor também precisa ter uma conta contato cadastrada.
Consulte também: Conta contato e Conta financeira
Agrupando parcelas em uma nova despesa ou receita
Antes de começar, confira:
- todas as parcelas são do mesmo contato;
- nenhuma delas tem pagamento ou recebimento registrado, nem parcial. Se tiver, estorne antes;
- as parcelas aparecem na lista. Contas a pagar e Contas a receber abrem mostrando só os vencimentos dos próximos 30 dias; parcelas vencidas há mais tempo ou com vencimento mais distante só aparecem se você mudar o período no funil, à direita da pesquisa.
Em Financeiro, clique em À pagar (para despesas) ou À receber (para receitas). Os exemplos abaixo são de despesa; em receita os passos são os mesmos.
Dica: digite o nome do contato na barra Pesquisar para deixar na lista só as parcelas dele.
1 - Marque a caixa da primeira parcela que vai entrar no agrupamento.
2 - Marque as demais. Podem ser parcelas de títulos diferentes e também mais de uma parcela do mesmo título.
3 - Total selecionado mostra a soma das parcelas marcadas. O painel lateral onde ele fica é o do pagamento em lote e abre sempre que há parcelas marcadas. Para agrupar, não use o botão Pagar desse painel.
4 - Clique no botão Agrupar as parcelas em uma nova despesa, no canto inferior direito (ícone de ramificação, entre o lápis e a impressora). Ele só funciona com duas ou mais parcelas marcadas.
Abre a tela Agrupar as parcelas em uma nova despesa. Ela é o formulário de uma despesa nova, com parte dos dados já preenchidos a partir das parcelas marcadas.
1 - Descrição: vem vazia e é obrigatória. Escreva algo que identifique o título novo, por exemplo "Boleto único NF 123 e 124".
2 - Competência: também vem vazia e é obrigatória. É a data que define em qual mês a despesa entra nos relatórios por competência.
3 - Pagar a: o contato das parcelas marcadas, já preenchido.
4 - Categoria e centro de custo vêm divididos na mesma proporção das parcelas originais, com o valor total. Se uma parcela era de Despesas com Vendas e outra de Folha, as duas categorias aparecem, cada uma com a sua parte. Na receita, só o contato e o valor vêm preenchidos; escolha a categoria.
Role a tela até as parcelas:
5 - Valor: a soma das parcelas marcadas.
6 - Parcelas: vem com 0. Informe em quantas parcelas o título novo vai ser pago (1 para um boleto único). Só depois disso aparecem as linhas de vencimento.
7 - Vencimento de cada parcela nova. Ao informar a quantidade, o Pontta preenche as datas; ajuste para a data real da cobrança.
8 - Forma de pagamento: obrigatória em cada parcela, e não vem preenchida.
9 - Clique em Criar. O Pontta abre o título novo.
Nota: o Pontta não confere se o valor do título novo bate com a soma das parcelas agrupadas. Ele grava o valor que estiver no formulário. Se você mudar o valor (para incluir juros, por exemplo), as parcelas originais saem dos títulos de origem pelo valor cheio do mesmo jeito.
Nota: o Nro. documento informado nesta tela não é gravado. Depois de criar, abra o título novo, clique em Alterar e informe o número do documento.
O que acontece depois de agrupar
Ao clicar em Criar, o Pontta faz tudo de uma vez:
- cria a despesa (ou receita) nova, com as parcelas que você definiu;
- retira cada parcela agrupada do título de origem. A parcela deixa de existir lá, e o histórico do título de origem registra Parcela cancelada;
- se o título de origem ficar sem nenhuma parcela, ele é cancelado. Se ainda sobrar alguma parcela, ele continua ativo só com o que sobrou;
- em receitas, se a parcela agrupada tinha boleto emitido, o boleto é cancelado.
Se alguma das parcelas marcadas tiver pagamento ou recebimento, nada disso acontece: o Pontta recusa o agrupamento inteiro e mostra a mensagem do erro.
1 - O título novo ganha a faixa Agrupado no canto do card. Na lista de despesas ou receitas, ele aparece com um ícone ao lado da descrição, com a dica "É um agrupador de parcelas".
No fim da página do título novo, o card Parcelas agrupadas guarda uma cópia do que foi agrupado: número, descrição, contato, vencimento, documento e valor de cada parcela original. É por ele que você sabe de onde veio cada parte do valor.
Já cada título de origem que ficou sem parcelas fica assim:
1 - Valor base, Valor e Saldo ficam zerados, porque a parcela saiu do título.
2 - A tabela de parcelas fica vazia.
Os títulos cancelados saem das listas, porque elas abrem com o filtro Cancelado: Não. Para encontrá-los, remova esse filtro clicando no X da etiqueta.
Nota: não existe desagrupar. Para desfazer, remova o título agrupado e lance de novo as parcelas originais, usando os dados do card Parcelas agrupadas. Restaurar o título de origem cancelado não traz a parcela de volta: ele volta a ficar ativo, mas sem parcelas.
Unificando parcelas de uma mesma despesa ou receita
Use esta opção para juntar parcelas do próprio título, por exemplo as duas últimas parcelas de um financiamento. Nada de novo é criado: o título continua o mesmo, com o mesmo número, e só a lista de parcelas muda.
Abra a despesa ou a receita (pela lista Despesas ou Receitas, ou clicando no número do título em Contas a pagar ou Contas a receber) e clique no menu ⋮, no canto superior direito do card.
1 - Unificar as parcelas: abre a janela de unificação.
2 - Duplicar: veja a seção Duplicando uma despesa ou receita, mais abaixo.
1 - Vencimento: a data de vencimento da parcela que vai substituir as marcadas. Vem com a data de hoje.
2 - Forma de pagamento da parcela nova. Obrigatória.
3 - Nota: hoje este campo não é gravado na parcela nova. Se precisar registrar o motivo, use a Nota do próprio título.
4 - Marque as parcelas que vão ser unificadas. São necessárias pelo menos duas.
5 - O total das parcelas marcadas, que será o valor da parcela nova.
6 - Clique em Confirmar.
No exemplo, as parcelas 7/8 (R$ 1.500,00) e 8/8 (R$ 1.500,00) saem do título e entram no lugar delas uma parcela de R$ 3.000,00, com o vencimento e a forma de pagamento informados. O valor total do título não muda. O histórico do título registra a parcela cancelada e a parcela adicionada.
Nota: a janela lista todas as parcelas do título, inclusive as já pagas ou recebidas, e não impede que elas sejam marcadas. Marque só parcelas em aberto.
Nota: na receita, os boletos das parcelas unificadas não são cancelados automaticamente (ao contrário do agrupamento). Cancele os boletos dessas parcelas antes de unificar, para o cliente não receber cobrança em duplicidade.
Duplicando uma despesa ou receita
Duplicar não grava nada sozinho. A opção abre a tela Nova despesa (ou Nova receita) já preenchida com os dados do título de origem; você confere, ajusta o que mudou e cria. O título novo é independente: não fica ligado ao original, e alterar um não altera o outro.
A opção Duplicar fica em dois lugares:
- no menu ⋮ do título aberto (print da seção anterior, item 2);
- no menu ⋮ de cada linha das listas Despesas e Receitas.
1 - Descrição: copiada do original. Ajuste para não confundir os dois na lista (por exemplo, mudando o mês de referência).
2 - Competência: copiada do original, sem avançar o mês. Ajuste se o lançamento for de outro período, senão ele cai na mesma competência do original nos relatórios.
3 - Pagar a (ou Receber de, na receita): o mesmo contato.
4 - Categoria, centro de custo e rateio entre pedidos vêm com as mesmas proporções.
5 - Valor: o valor cheio do título original.
6 - Parcelas: a mesma quantidade de parcelas que o título tem hoje.
7 - Vencimento: as mesmas datas do original. O Pontta não avança os vencimentos; troque cada data antes de criar.
8 - Clique em Criar. Para lançar outro título logo em seguida, use Criar & Novo.
O que vem e o que não vem para a cópia:
- Vem: descrição, competência, contato, unidade de negócio, nota, número do documento, marcador, categorias, centros de custo, rateio entre pedidos, campos personalizados e, para cada parcela, vencimento, valor e forma de pagamento. Na receita, também o pedido de venda de referência.
- Não vem: pagamentos e recebimentos (a cópia nasce toda em aberto), anexos, histórico, situação de aprovação, boletos e o documento ou observação de cada parcela.
O título criado segue as mesmas regras de qualquer título novo. Se a sua empresa usa aprovação de despesas, por exemplo, a cópia entra como Aguardando, mesmo que o original já esteja aprovado.
Nota: cada parcela é copiada pelo valor cheio, mesmo que no original ela já esteja paga. Parcelas que saíram do título por agrupamento ou unificação não entram na cópia.
Nota: na receita duplicada, o pedido de venda de referência é o mesmo do original. Se a cópia não for do mesmo pedido, apague ou troque esse campo antes de criar.
Lançando uma nota de crédito
A nota de crédito registra que um cliente ou fornecedor tem um crédito com a empresa, por exemplo por uma devolução ou por um abatimento combinado. No Pontta ela é uma transferência entre duas contas, na mesma data e com o mesmo valor:
- sai da conta contato do contato (é de lá que o crédito sai);
- entra em uma conta corrente da empresa (banco ou caixa).
A nota de crédito não tem situação própria (aberta, paga): ela é lançada já efetivada, como qualquer transferência.
Em Financeiro, clique em Nota de crédito ("Crie uma nova nota de crédito para uma conta contato").
1 - Origem: a conta contato do cliente ou fornecedor. Só aparecem contas do tipo contato (ícone de pessoa).
2 - Destino: a conta corrente da empresa (ícone de carteira).
3 - Descrição: preenchida automaticamente como "Nota de crédito - Origem: ... / Destino: ..." depois que você escolhe as contas. Pode ser alterada para incluir, por exemplo, o número da nota fiscal de devolução.
4 - Data: vem com a data de hoje e não pode ser depois de hoje.
5 - Valor da nota.
6 - Conta de receita (opcional): com ela, a nota entra no fluxo de caixa como receita dessa categoria.
7 - Conta de despesa (opcional): com ela, a nota entra no fluxo de caixa como despesa dessa categoria.
8 - Clique em Confirmar. Aparece a mensagem "Nota de crédito cadastrada".
Sem Conta de receita e sem Conta de despesa, a nota movimenta o saldo das duas contas, mas não aparece no fluxo de caixa por categoria.
Depois de criada, a nota de crédito aparece:
- no extrato das duas contas: como saída na conta contato e como entrada na conta corrente;
- no relatório Transações por conta, com um ícone próprio e a dica Nota de crédito;
- no Saldo da conta contato, no relatório Transações por contato.
Para anexar o documento da devolução, abra o extrato da conta, clique no menu ⋮ da transação e em Anexos. Para excluir a nota, use o X da transação no extrato: a saída e a entrada são excluídas juntas, nas duas contas.
Nota: a nota de crédito não abate sozinha uma receita ou despesa específica. O uso automático do crédito acontece só nos pedidos de venda: ao gerar a receita do pedido, as parcelas cuja forma de pagamento está no parâmetro "Formas de pagamento para compras usando crédito da conta contato" (Administração > Financeiro > Parâmetros) são recebidas direto da conta contato do cliente.
Nota: no momento, o botão Nova nota de crédito do extrato da conta abre uma janela em branco. Lance a nota de crédito pela tela inicial do Financeiro, como mostrado acima.
Dúvidas frequentes
O botão de agrupar não faz nada ou não aparece. Por quê?
Ele só funciona com duas ou mais parcelas marcadas. Se não aparecer, confira se o seu papel tem a permissão Alterar uma parcela de despesa (ou de receita).
Apareceu "As parcelas devem pertencer ao mesmo contato".
Só é possível agrupar parcelas do mesmo cliente ou fornecedor. Pesquise pelo nome do contato antes de marcar as parcelas.
Apareceu "É preciso selecionar mais de uma parcela para agrupar".
Marque pelo menos duas parcelas na lista antes de clicar no botão de agrupar.
Apareceu "Parcela não pode ser apagada pois contém pagamento vinculado a ela" ou "Parcela quitada".
Uma das parcelas marcadas já tem pagamento ou recebimento, mesmo que parcial. Desmarque essa parcela ou estorne o pagamento antes de agrupar. Nesse caso nada foi alterado.
Não encontro a parcela que quero agrupar na lista.
Contas a pagar e Contas a receber mostram, de início, só os vencimentos dos próximos 30 dias. Clique no funil e amplie o período.
Agrupei e as despesas originais sumiram da lista.
Elas foram canceladas porque ficaram sem parcelas. Para vê-las, remova o filtro Cancelado: Não da lista de despesas ou receitas.
Agrupei errado. Como desfaço?
Não há desagrupar. Remova o título agrupado e lance de novo as parcelas originais, usando os dados do card Parcelas agrupadas. Restaurar os títulos de origem não traz as parcelas de volta.
Qual a diferença entre agrupar e unificar?
Agrupar junta parcelas de títulos diferentes (do mesmo contato) e cria um título novo; os títulos de origem perdem as parcelas e podem ser cancelados. Unificar junta parcelas do mesmo título e não cria nada novo.
Dupliquei uma despesa e os vencimentos ficaram no passado.
A cópia mantém as datas do original. Troque o vencimento de cada parcela antes de clicar em Criar. Se já criou, altere as parcelas no título ou use Alterar a data de vencimento do(s) selecionado(s) em Contas a pagar.
Duplicar copia os anexos e os pagamentos?
Não. A cópia nasce toda em aberto e sem anexos.
A nota de crédito não aparece no fluxo de caixa.
Ela só entra no fluxo de caixa se tiver Conta de receita ou Conta de despesa informada.
Cliquei em Nova nota de crédito no extrato e a janela abriu em branco.
É um problema conhecido dessa tela. Feche a janela e lance a nota de crédito em Financeiro > Nota de crédito.